テレワークとは？導入前に押さえておきたい課題と手順

現在、新型コロナウイルスの影響で、テレワークへの移行が増加しています。政府の外出自粛要請を受け、在宅勤務への切り替えを実施し、そのまま本格的にテレワークへの移行を検討している企業も増えているのではないでしょうか。

そこで今回はテレワークを導入する方法や課題をまとめました。

テレワークとは

テレワークのテレ（tele）とは離れたところ、ワーク（work）は働くです。テレワークは働き方改革の取り組みの一つで、次のように定義されています。

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

一般社団法人日本テレワーク協会「テレワークとは」

オフィスに出社しなくても仕事ができるため、育児や介護などで通勤が難しい人材を確保する新しい働き方として注目されてきました。
最近では新型コロナウイルス感染防止策として会社全体での導入を検討している企業が増えています。

テレワークの方法

テレワークにはどういったやり方があるのでしょうか。大きく分けて3種類の方法があります。

在宅勤務

オフィスに出社せず、従業員が自宅で働きます。通勤時間がなく、育児や介護などで在宅を希望する従業員に合った方法です。

今回の新型コロナウイルス感染防止対策でも推奨されています。

モバイルワーク

カフェや移動中の電車内など、時間と場所にとらわれることなく働く方法です。顧客との打ち合わせで移動が多い職種では、いったん会社に戻らなくても良いため、効率的に仕事が進められます。

サテライトオフィス勤務

従業員の自宅や顧客の近くなどに指定したオフィスで働く方法です。移動時間を削減しつつモバイルワークよりも通信環境やデスクなど安定した環境で就業できるメリットがあります。

サテライトオフィスにはコワーキングスペースやレンタルオフィスを指定することもあります。

テレワークのメリット

従業員への福利厚生・人材確保

育児や介護など家庭の事情で離職を考えている従業員に福利厚生として柔軟な働き方を提示できるほか、地方に住む優秀な人材確保が可能です。

事業継続性の確保

災害などでオフィスが機能していない、あるいは出社できない時も在宅や遠隔地から業務を続けることで事業への影響を減らすことができます。

業務のIT化による生産性向上

テレワーク導入をきっかけにIT化が進められ、業務が見直されることで生産性向上に繋がります。

テレワークのデメリット

環境整備が必要

特に在宅勤務の場合、同居する家族の理解や協力を得たり、作業スペースを確保する必要があるため、自宅の環境によってテレワーク導入の難易度が変わります。

本人が希望してテレワークをする場合は環境整備も進めやすいですが、新型コロナウイルス感染防止対策で企業から在宅勤務を指示すると次のような課題が出やすいです。

• Wi-Fiなどの通信環境がない
• デスクワークに適した机と椅子がない
• 小さな子どもがいて仕事に集中しづらい
• 家にいるのに家事を手伝ってくれないと家族が不満を持つ

環境の整備に補助を出すなどして、従業員や家族の理解を得る必要があります。

従業員の自己管理力に依存する

オフィス勤務とは違いマネジメントがしにくくなるため、自宅でサボったり、もしくは働きすぎないよう従業員各自が自己管理する必要があります。

コミュニケーションが取りにくい

特に新入社員など、業務の進め方について質問がしたくても聞きづらいといった状況が発生します。

オフィスにいる時は状況を見て声をかけていのが、忙しいかも、と気をつかってしまうためです。遠隔にいてもコミュニケーションを取りやすい環境を整備する必要があります。

テレワークの導入手順

テレワークを導入するにあたり、上記のようなデメリットを克服しつつ、オフィス勤務と変わらない生産性を維持するためには、まず自社の状況と課題点を洗い出し、テレワーク移行の計画を立てるというステップが必要不可欠です。

具体的には、こちらの手順を踏むのが一般的です。

上記のような事前の準備を怠ると、「生産性を上げようとテレワークを導入したのに、逆に生産性が落ちた」「経費削減できると思ったが、不要なシステムに予算を費やしてしまった…」などの残念な結果になってしまう可能性があるので、注意が必要です。

中小企業でテレワークを成功させるため、最初にすべき5つの内容と注意点については、下記の記事でまとめています。

また、実際にテレワークを取り入れようと思っても、どういったシステムを導入すればよいのか悩んでしまう方のために、実際にテレワークを導入するために最低限必要なシステム環境とは何なのかもまとめているので、参考までにご覧ください。

弊社でのテレワーク導入事例

弊社でもテレワーク導入時には、まずはテスト導入を実施し、出てきた課題を整理、改善してからテレワーク制度の導入へと進みました。

次の記事では、実際にテレワークを導入した際にしたことと、テレワークの勤務事例をご紹介しています。

また、テレワークに切り替える際、IP電話やタイムカードなどのクラウドサービスを導入しました。次の記事では、特にテレワークで活躍しているサービスをご紹介しています。

テレワークの課題

現在、弊社では全社的にテレワークを実施しています。
実際にテレワークをしていて、いくつかの課題も見えてきました。多くはコミュニケーションをどうするかが問題になります。

弊社では次のように対応しています。

朝礼のやり方を変更

弊社では朝礼で、その日の予定と気づいたことを一言発表という形で行っていました。予定を共有するだけではなく、日々の進捗を把握できるとともに、一言の内容がきっかけで「悩んでいることがあるの？」と声掛けをしたり、ちょっとした雑談が発生してコミュニケーションを取る機会になっていました。

しかしテレワークや時差出勤で朝集まらないことが増えたため、朝礼を他に置き換えられないか検討し、必要なことだけ残してテキストベースで行うことにしました。

コミュニケーション不足対策

テレワークでのコミュニケーションは、社内コミュニケーションツール「SONR」を使った文字ベースでのやり取りを中心に、文字だけでは伝わりにくいことや質問等は「Zoom」でビデオミーティングをするといった形で使い分けています。
「SONR」も「Zoom」も就業時間中は常に立ち上げ、すぐに確認できる状態にするという社内ルールがあります。

チャットツールを使用していないのは、後から見返しやすく話題が流れないためです。「SONR」は確認ボタンがあるため完了していない案件をホームに留め、自分の仕事を整理できます。

しかし全社的にテレワークをするようになってから「わからないことがあった時に質問がしづらくなった」という声が上がりました。各自の状況が見えないため、忙しいかも、声をかけて良いかわからない…といった遠慮が生まれたためです。

特に新入社員はわからないことが多く、質問をする機会が多くあると思います。少しでも聞きやすい状況を作る必要を感じました。

そのため、現在は毎日15時から「Zoom」を使って全社ミーティングを行うことにしています。15時になったら必ず集まり、そこで共有事項や質問があれば話をするし、何もなければ軽く雑談をして解散します。

また、ボイスチャットアプリを常に繋いでおいて、誰かが呼びかけたらすぐに反応できるようにするといった対策を取っているチームもあります。

テレワークで課題となるコミュニケーション不足の問題や、テレワークで増加しがちなメール対策・整理方法については、こちらの記事で詳しく取り上げています。

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