ビジネスチャットで使える例文まとめ｜シーン別に効果的な使い方をご紹介

近年、ビジネスにおけるコミュニケーションの手段として「ビジネスチャット」を使う企業が増えてきました。

しかし徐々に普及してきているとはいえ、ビジネスチャット自体が比較的新しいツールであることから、メッセージの作成にまだ慣れていない方も多いかと思います。

そこで本記事では、

「相手に失礼のない文章を送りたいけど思いつかない」
「ビジネスチャットに慣れていなくて、どんなメッセージを送れば良いか分からない」
「文が思いつかず、メッセージの作成に時間がかかってしまう」

とお悩みの方に向けて、ビジネスチャット上で使える例文をご紹介します。

ぜひ例文を参考にしてビジネスチャットのやり取りをスムーズにしましょう。

ビジネスチャットの例文｜場面別にご紹介

社内・社外関わらず、ビジネスチャットを用いてコミュニケーションをとる機会は多いもの。

しかし、ビジネスチャットを導入したばかりで使い慣れていない場合、どのようなメッセージが適切なのかが分からないことがありますよね。

そこで、ビジネスシーンでよくある以下の場面で使える例文をご紹介します。

• 初めて挨拶をする時
• 依頼・打診をする時
• 報告をする時
• 確認をする時
• 感謝・お礼を伝える時
• 長文のメッセージを送る時
• 緊急の連絡をする時
• 承諾をする時
• 断りの連絡を入れる時
• 返信の催促をする時
• 追加で連絡をする時
• 遅刻の連絡をする時

それではそれぞれ解説します。

初めて挨拶をする時

初めてチャット上で挨拶をする場合、最初の挨拶メッセージで印象が決まります。

初めまして、○○課の××と申します。 初めてご連絡いたします、株式会社□□の△△と申します。

例文のように社内の相手であれば部署と名前を、社外の相手であれば企業名と名前を明確に伝えることを意識しましょう。

依頼・打診をする時

ビジネスチャット上で相手にお願いするときは以下の例文のように、依頼内容を端的に伝えましょう。

〜をお願いいたします。 〜していただくことは可能でしょうか？ ○日○時までにご対応いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

ポイントとしては要望や期限を明確に伝えつつも、相手の都合に配慮するような文章を心がけることです。

「〜してください」のように依頼を一方的に押し付けるようなメッセージは避けましょう。

報告をする時

上司や取引先に業務の進捗状況を報告したり、共有したりすることもあるでしょう。

その際も端的に報告内容を伝えるようにしましょう。

〜の件、ご報告いたします。

前置きを長文で書いたりせず、「何についての報告内容なのか」を伝えることがポイントです。

確認をする時

相手から連絡があった際、「連絡事項を受け取り、理解しました」というコミュニケーションは必須です。

こちらで確認させていただきます。 〜については○時までに確認いたします。

確認依頼のメッセージがあった場合は早めに返信をしましょう。

また、すぐに確認できない時は「〜までに確認します」というようなメッセージを送っておくとより丁寧です。

感謝・お礼を伝える時

相手に何かしてもらった時、助けてもらった時など、心から感謝の気持ちをビジネスチャット上で伝えることも重要です。

いつもありがとうございます。 〜の件については、迅速なご対応に感謝いたします。 〜の件、ご配慮ありがとうございます。

上記の例文のように「何に対して感謝しているのか」をしっかり伝えましょう。

また文頭に「いつもありがとうございます」と伝えることで、全体の文章の印象が柔らかくなったり、良好な関係性を築けたりといった効果も期待できます。

長文のメッセージを送る時

ビジネスチャットは簡潔なメッセージが基本であるため、どうしても長文になる際は以下のような一文を入れておくと良いでしょう。

長文失礼いたします。 長文となっております。お時間がある時にご確認をお願いいたします。

長文を送る旨の文章があると、丁寧な印象を与えるとともに、文章を読む側の精神的負担を軽減する効果があります。

どうしても長文を送らなければならない時に使ってみましょう。

緊急の連絡をする時

何かトラブルがあった時や急ぎで確認してほしい時もビジネスチャット上で連絡する機会があるでしょう。

その際は以下の例文のように「急ぎであること」「要件」「期日」を明確にすると良いでしょう。

【緊急連絡】〜の件、ご確認ください。 【至急】○時までにお電話をお願いいたします。 恐れ入りますが、至急○日までにご回答をお願いいたします。

冒頭に【】を入れると強調され、一目で要件が分かりやすいという効果があります。

承諾をする時

相手からの依頼や連絡に対して、承諾をする際は以下のような例文があります。

〜の件、承知いたしました。 承りました。 かしこまりました。 よろこんでお受けします。

「よろこんで〜」や「ご依頼ありがとうございます」といった文を付け加えると、相手に好印象を与えられます。

ただし、承諾をする際の連絡で「了解しました。」は失礼にあたるため、使用は避けましょう。

断りの連絡を入れる時

相手からの依頼に対して断らなければいけない場合、以下の例文のように伝えましょう。

ご期待に沿えず申し訳ございません。 〜の件、非常に残念ですがお断りさせていただきます。 都合により〜することができません。

ポイントとしては、断る意思をはっきり伝えることとお詫びの気持ちを示すことです。

さらに「またの機会がありましたらよろしくお願いいたします」と付け加えると、「今後もよろしくお願いします」というような前向きな印象が伝えられます。

謝罪・お詫びをする時

こちらが何かミスをしてしまった際、謝罪・お詫びをする時のメッセージとしては、以下の例文があります。

申し訳ございません。 ご迷惑をおかけしました。 大変失礼いたしました。

ミスしたことに反省している態度を示すことに加えて「今後このようなことが起きないように対策をしてまいります」と今後の具体的な対策について記載するとより好ましいでしょう。

ちなみに「ごめんなさい」という謝罪言葉はビジネスシーンにおいては不適切ですので、使わないように注意してください。

返信の催促をする時

相手に依頼をして返事が返ってこない時、ビジネスチャット上で返信の催促をすることもありますよね。

催促をする際は強い印象を与えないような文章を送るのがポイント。例文としては以下が挙げられます。

〜の件、ご確認いただけましたでしょうか？ 〜の進捗はいかがでしょうか？ ○日までにご回答をお願いします。 期限が近づいてまいりましたので、ご連絡いたしました。

相手に配慮しながら、返信がほしい旨を伝えるようにしましょう。

さらに「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」と文末に付け加えることで、より柔らかい文章になります。

また、すでに送った依頼メールを引用しつつ催促の連絡をすると、先方は該当のメールを見直す手間が省けますので、メッセージの引用も活用しましょう。

追加で連絡をする時

つい先ほどメッセージを送ったけれども、追加の連絡をしなければならなくなった、連絡事項が漏れており連絡しなければならないというケースもあります。

その際は以下の一文を付け加えてみましょう。

度々のご連絡失礼いたします。 先ほどの補足です。

「度々のご連絡失礼します」は「短時間のうちに何度も連絡をしてお時間を取らせてしまいすみません」という気持ちを表すフレーズです。

遅刻の連絡をする時

出先でトラブルや公共交通機関の遅延があり、上司や取引先に遅刻の連絡をする機会もあるかもしれません。

その際に使える例文をご紹介します。

電車が遅延しているため出社が遅れます。時間が分かり次第ご連絡いたします。 出先でトラブルがあり、帰社が１時間ほど遅れます。

遅刻の連絡をする場合は「時間に遅れること」「遅れる原因」「約束の時間から何分遅れるか」といった内容を明確にして伝えましょう。

また、遅刻をすると分かった時点で早めの連絡を心がけることも大切です。

ビジネスチャットで心がけたいこと

ビジネスチャットはメッセージをテンポよくやり取りができて、手軽にコミュニケーションがとれるツールです。

しかしマナーを守って活用しなければ、社内のコミュニケーションに悪影響が出ることも。

そこで、相手とより円滑にコミュニケーションをとるために心がけたいマナーをいくつかご紹介します。

メッセージを送る時間に注意する

ビジネスチャットはスマートフォンやタブレットといったさまざまなデバイスに対応しているため、場所と時間を選ばず使用できますが、メッセージを送る時間に注意しましょう。

ビジネスチャットは緊急連絡でない限り、業務時間にメッセージを送ることが基本とされています。

就業時間外や休日にメッセージを送ることは極力避けましょう。

結論ファーストで伝える

メッセージを送る際は、結論ファーストで伝えるようにしましょう。

ビジネスチャットはテンポよくメッセージをやり取りできることが特長ですので、用件は簡潔に伝える必要があります。

文章の簡潔さ、分かりやすさを重視し、結論ファーストを心がけましょう。

かしこまった挨拶や敬称は省く

ビジネスチャットでは「お疲れさまです」「お世話になっております」といった挨拶文は省いても良いとされています。

メールと異なり、テンポよくメッセージを送る必要があるためです。

また「＠○○”さん”」のようにメンションの後ろに「さん」をつけることも不要とされています。

ただ挨拶文や敬称を省くというのは、企業の風土によって異なる場合がありますので、会社が挨拶文や敬称に関するルールを設定しているのであれば、そのルールに従いましょう。

メッセージに対してリアクションをする

相手から送られてきたメッセージには何かしらのリアクションを示しましょう。

理由としては、リアクションをしないと「メッセージを確認できていないのでは？」と相手が思ってしまう可能性があるためです。

ビジネスチャットツールの多くは、メッセージに対してスタンプを使ったリアクション機能があるので、機能を活用して相手にメッセージを確認した旨を伝えましょう。

迅速なレスポンスを心がける

ビジネスチャットを使用するにあたっては、迅速なレスポンスが必要です。

すぐに回答できない場合は「○時までに回答いたします」といった返信だけでもしておきましょう。

メッセージが届いたらなるべく早く返信できるように、通知設定をしておくこともおすすめです。

敬語や礼儀を忘れない

挨拶文が不要とされているビジネスチャットは、メールと比較すると手軽にコミュニケーションが取れることが特長です。

しかし、手軽にコミュニケーションが取れるからと言って、相手に敬語を使うことや礼儀を示すことは忘れてはいけません。

敬語を使う、礼儀を忘れないといったビジネスにおいての基本的な姿勢を心がけましょう。

送信相手を明確にする

ビジネスチャットにおいてはメッセージを送りたい相手を明確にしましょう。

特に複数人のグループチャットの場合、メンション機能を使って送信相手を明確にしないと誰に対してのメッセージなのかが分からず、混乱が起こる可能性があります。

また、メンション機能を使うことで相手にメッセージ通知が行くようになるため、チャットメンバー全員に対するメッセージであってもメンションをつけるようにしましょう。

ビジネスチャットはメールとどのように違う？

ビジネスチャットとメールはどちらもビジネス上のコミュニケーションの手段の一つですが、具体的にどのように違うのでしょうか。

ビジネスチャットの特徴をメールと比較しながら見ていきましょう。

定型文・挨拶文は不要

ビジネスチャットはメールと異なり、定型文・挨拶文は不要です。

ビジネスチャットはリアルタイムでの気軽な連絡に適したコミュニケーションツールであるため、用件だけを送ることが好ましいとされています。

逆に挨拶文をビジネスチャット上で送ると、不自然な印象を与える可能性があるので注意しましょう。

丁寧な言い回しよりも簡潔な文章が好まれる

ビジネスチャットは丁寧で長い文章を送るよりも、簡潔な文章を送る方が良いとされています。

メールと異なり、スピード感のあるやり取りが求められますので、結論から伝えて、後に詳細を述べることをおすすめします。

絵文字やスタンプで感情表現ができる

メールでは絵文字を使うことはまずありませんが、ビジネスチャットでは絵文字・スタンプ機能を使った感情表現が可能です。

テキストでのやり取りは感情が伝わりにくいですが、絵文字やスタンプを活用することによって、感情が伝えられたり、文章が柔らかくなったりします。

ただ、メッセージを送る相手やシーンによって絵文字やスタンプの使用有無は変わりますので、状況に応じて使うようにしましょう。

ビジネスチャットで使える例文を活用して円滑なコミュニケーションを

本記事では、ビジネスチャットで使える場面別の例文をご紹介しました。

ビジネスチャットは、迅速なメッセージのやり取りが求められますので「要件は何か」「期限はいつまでなのか」といった簡潔かつ分かりやすいメッセージを送ることがポイントです。

ポイントを押さえつつ、相手に配慮した文章表現や柔らかい印象を与える表現などを織り交ぜると相手との良好な関係が築けるでしょう。

ぜひご紹介した例文を参考に、ビジネスチャットを活用してみてください。

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