2020年10月9日

テレワークで増加するメールの課題はSONRで解決

テレワークを導入したはいいものの、社内外への連絡や情報共有のやり取りメールが増えて悩んでいませんか？

実はテレワークを実施した企業の60%以上がメール以外のシステムに接続していないとの調査結果もあり、

メールボックスがCCであふれかえってしまう…
案件ごとに情報を整理できたらいいのに…

…など、テレワーク中のメールの悩みは尽きません。そこで今回はテレワーク中のメールの課題と、業務をもっと効率化する解決法をご紹介します。

参考：日本経済新聞「テレワーク、メールしか使えない6割超　デル系調べ」

テレワークとは？導入前に押さえておきたい課題と手順

https://guide.sonr.jp/blog/telework/2791/新型コロナウイルス感染拡大に伴い、在宅勤務を検討している企業が増えています。テレワークとは何か、導入する方法や課題についてまとめました。

テレワークでありがちなメールの課題とは
テレワークのメールの課題は「SONR」で解決

テレワークでありがちなメールの課題とは

複数方向のコミュニケーションがとりにくい

一方的に情報を送信するだけなら問題のないメール。
しかし、業務調整や意見交換などを行う目的でメールを複数に送信すると、下記のような状況に陥ってしまうことがあります。

複数人からの返信メールでやり取りが分散する
時系列に話題が整理しにくくなる
途中で宛先に追加された人が話題についていけない
返信が積み重なって必要な内容が探し出せない

テレワーク中の情報共有はひとまずメールで…と考えていると、逆に業務効率が落ちてしまう結果になってしまいます。

メールボックスがCCであふれて重要なメールを見落とす

メールにはCCやBCCなど、複数人に情報を共有できる機能がありますが、「関係ないかもしれないけど、念の為…」とCCに加えられると、それだけでメールボックスがCCであふれかえってしまうことありますよね。

しかもテレワークに移行してからは、連絡メールが倍増し、本当に重要なメールを見落としてしまったり、大量のCCメールを確認しなければならず、時間を取られたり・・・。
業務効率を上げるためにテレワークを導入したのに、これでは逆効果です。

返信がないとメールを見たか確認できない

テレワークかそうでないにかかわらず、メールを一方的に送信しただけでは、相手が内容を確認したかどうかは分かりません。

上記のようにCCメールに埋もれて見逃してしまっていたり、何らかのトラブルでメールが届いてなかったりといったことを確認するために、電話で確認する…なんてことは本末転倒です。かといって、毎回確認メールを送るのも、発信側・受信側ともに手間がかかってしまうのは、メールの大きな課題です。

社内端末以外でメール対応ができない

メールソフトを会社用パソコンに入れて使っている場合、その端末でしかメールの確認ができない為、移動中やちょっとした待ち時間にメールチェックを行うことはできません。

社外からメール確認が行なえないのは不便ですし、すぐにメール対応できないことは顧客や取引先の不信感を募らせてしまう可能性があります。またテレワークでクラウドのメールサービスを利用する場合も、セキュリティ対策は必須です。

アンチウイルスソフトを導入することはもちろん、第3者がいる場所で取引先のデータを閲覧しない・公共の場所でパスワードを入力しない等、社員の情報リテラシー教育も重要です。

メールでの情報共有はもう限界！社内連絡はSONRで整理整頓

https://guide.sonr.jp/blog/infoshare/1846/社内連絡や情報共有をするのにメールは便利なツールですが、日々の業務メールが増え続け、逆に情報の整理ができない…なんてことはありませんか？実はメールの構造的に情報共有や社内コミュニケーションには向かない苦手分野があります。そこで、社内の円滑な情報共有や情報整理のためには、どうすればよいのかをお話しします。

上記のように、テレワークでの連絡や情報共有をメールで行うと、案件整理ができなかったり、業務効率が落ちたりと課題が山積します。

そのメールの課題を解決に導くのが、コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」です。