SONR導入で社内コミュニケーション改革！ツールを使用した企業の成功事例

近年、多くの企業がツールを活用して社内コミュニケーションを改革する取り組みを進めています。

その中で今回ご紹介するのが、SONRの導入による成功事例です。SONRは業務効率化と情報共有の向上を目指し、さまざまな企業の社内コミュニケーションの課題を解決しています。

この記事では、SONRを導入した企業の成功事例として、その効果と導入のポイントについてお伝えします。

効果的な社内コミュニケーションは必須

現代のビジネス環境ではリモートワークが一般的になり、物理的に離れた場所で働く従業員同士のコミュニケーションが不可欠となっています。

社内のメンバーや社外の取引先などと直接対面する機会が減少する中、社員同士の効果的なコミュニケーションのためには、それぞれの企業に適したコミュニケーションツールを導入する必要があります。

そこで今回は、社内外のメンバーとのコミュニケーションの活性化に役立つITツール「SONR」を導入してコミュニケーションを改革した企業の成功事例を詳しく紹介します。

SONRがどのようにして企業のコミュニケーションを改善し、生産性を向上させたのか、その実際の取り組みを見ていきましょう。

事例1.株式会社アン：タイムラグがない社内コミュニケーションが実現

南大阪で27年間にわたり美容業を営み、現在8店舗を展開している株式会社アン様。主に20～30代のOLや主婦をターゲットにされており、いつでも安心して来店できるよう、5店舗には保育士常駐のチャイルドルームを設置。「お客様をシンデレラにする美容室」として、「主役になる」「大切にされる」「願いが叶う」の3つを大切にしながら、お客様が笑顔になれるサービスを提供しています。

情報共有ツールの課題

株式会社アン様では、情報共有のためにさまざまなツールを試してきましたが、以下のような課題がありました。

• 活用できていないメーリングリスト：報告時のみの使用に留まり、リアルタイムの情報共有ができない
• 情報共有の遅延：FAXや自社サーバーでのファイルの共有ではタイムラグが発生し、情報の遅延が問題に
• 低いパソコンの普及率：スタッフ全員がパソコンを所有しているわけではなく、ツールの利用が敬遠されていた
• メッセージアプリの限界：メッセージアプリでの情報共有は可能になったが、全員に伝わっているかが不明確だった

そこで導入したのがSONRです。SONRが上記の課題解決にどのように役立ったのかみていきましょう。

効率的な情報管理

SONRでは、必要なメンバーを割り当てテーマごとにディスカッションができる「ボード」機能がありますが、情報共有が上手くいかないという課題を解決するために、株式会社アン様はSONRで50近くのボードを作成。各タイトルにナンバリングして目的のボードを探しやすくしました。

エリアマネージャー以上の幹部はすべてのボードに通知先として参加しているため、社内のどこで何が起こっているのかを迅速に把握することができます。

SONR導入後、株式会社アン様では8店舗の情報が本部に集約され、タイムリーに状況を把握できるように。また従来のツールでは、誰が情報を確認し、誰が確認していないのかという状況がありましたが、SONR導入後はその問題が解消されました。

瞬時の情報共有

株式会社アン様には、各店舗の店長が毎日チェックしている「天使の声」というお客様からのクレームを上げるボードがあります。

これまでは、FAXで本部に情報を送り、確認後に翌日に各店舗に配信されるというタイムラグがありましたが、SONRを導入したことによって情報が瞬時に共有されるようになり、常に全てのクレームが把握できる状態になりました。

日々の報告管理

「店販コンクール」と題した各店舗の販促状況の報告や毎日のスタッフの出退勤の報告もSONRに移行されました。

以前はファイルで共有していたこれらの報告も、SONRで一元管理。SONRはスマートフォンアプリも用意しているので、パソコンを所持しておらずツールに抵抗があったスタッフの方も気軽にアクセスすることができるようになったとのこと。

また、個別のやり取りに関しては、幹部と本部のメンバーが中心となってメッセージ機能を利用し、コミュニケーションを取られているそうです。

価値観の共有

本部主導で導入されたというSONRですが、店長からの週間報告に対して代表自らが必ず返信することで、価値観の共有にも役立っています。

SONRは情報共有の課題を効果的に解決し、社内コミュニケーションの改善に貢献しているのです。

＞＞株式会社アン様のインタビュー記事はこちら

事例2. 一般社団法人 日本保健福祉ネイリスト協会：急成長する組織のコミュニケーションが効率的に

一般社団法人 日本保健福祉ネイリスト協会様は、高齢者・障害者施設向けの訪問ネイリストの育成や、ネイルスクール（認定校）の運営を行っている組織です。

認定校の卒業生は2000名を超え、札幌から九州まで日本全国に広がる関係者とのリモートワークが欠かせない職場環境です。

組織の急成長に伴う課題の発生

一般社団法人 日本保健福祉ネイリスト協会様は、当初は数名で運営されていましたが、2015年の法人化をきっかけに、2018年には組織が急成長。関係者の数が急増し、従来のやり方では情報管理が追いつかなくなっていました。

• 連絡履歴の追跡が煩雑：組織の急成長に伴い、従来のチャットアプリでは連絡履歴の追跡が困難になっていた
• 本来の用件が埋もれる：チャットツールで挨拶メッセージが続き、本来の重要な連絡が埋もれてしまう状況が発生
• 通知の埋もれ：書類や連絡がアプリの通知に埋もれてしまい、見落としや未達が発生していた
• 書類のやり取りが多い：ネイリスト育成の教材や理事会資料など、多くの書類のやり取りが発生

また、普段あまりPCを使わない接客業・技術職のユーザーが多いため、ツールを導入するなら直感的に使えるツールが必要でした。

SONR導入後、これらの課題がどのように解決されたのでしょうか。

ファイル管理で業務を効率化

一般社団法人 日本保健福祉ネイリスト協会様は、これまで、全国にある認定校向けの講師の授業書類や生徒管理書類を協会で用意していました。

しかしSONRを導入し、ファイル管理機能（講師が必要な書類を1つのフォルダに集約できる機能）を使うことで、講師が自由に書類を取り出して利用できるようになり、業務が大幅に改善されました。

また、書類を更新する際も、「書類を更新した」と言ったお知らせを送るだけで、関係者全員に伝わり、組織のネットワークもシンプルなものになりました。

以前は、更新資料などのファイル送信のやり取りが円滑にできなかったこともあり、SONRの導入でこれらの課題を解決できました。

メッセージの見逃しを防止

従来のチャットツールでは、あいさつや業務連絡、雑談などで重要な情報がスレッドに埋もれがちで、当事者間のコミュニケーションが途切れてしまうこともあったそうです。

しかし、SONRはボードごとに要件が整理できるため、重要なメッセージを見逃しにくい点が大きな強みです。

また、前述のファイル管理機能を応用し、SONRをデータベース化して必要な情報をアーカイブ・検索しやすくなるよう工夫をしています。

ファイルがクラスター状に分かりやすく展開できるため、他のアプリを開かなくても、SONRであれば1つの画面で情報管理が完結できるようになりました。

簡単な操作で意思疎通が図れる

他のチャットツールをよりシンプルにしたSONRの「了解」ボタンにより、チャットの内容に対して感覚的に合意ができるため、スピード感あるコミュニケーションがとれるようになりました。

チーム内でファイル操作についてのルール（理事会の〇〇日前にファイルを更新するなど）が決められているのはもちろんですが、操作も簡単なので、PCやタブレット端末、アプリに慣れていないスタッフの方でも容易に情報が扱えています。

＞＞一般社団法人 日本保健福祉ネイリスト協会様のインタビュー記事はこちら

事例3. 株式会社エース：SONRで案件管理を仕組み化！社内コミュニケーションも活発に

大阪の豊中市を中心に、北摂エリアで建物の外壁や屋根の塗装、防水工事を専門に提供している株式会社エース様。「地域のお客様を笑顔にする！！外壁塗装防水専門店のエース」をキャッチコピーに、リフォーム特化型のメンテナンスサービスを展開されています。

顧客情報管理と社内伝達の問題

株式会社エース様は、戸建て住宅、ビル、マンションの大規模改修を手掛ける中で、顧客情報管理と社内伝達においていくつかの問題を抱えていました。

• 顧客情報の管理が複雑：多くの案件を同時に進行する中で、顧客情報の一元管理が難しく、情報が分散してしまう
• 社内伝達の非効率：メッセージアプリを使って社内で情報を共有していたが、内容が増えるにつれて重要な情報が埋もれてしまう
• コミュニケーションの漏れや誤解：メッセージアプリで案件ごとにグループを作成し、情報をやり取りしていたが、話が進む中で必要なメッセージが見つけにくくなり、コミュニケーションの漏れや誤解が生じていた

一度、既存の顧客管理システムを導入したものの、社内への浸透が不十分で活用されないまま終わることに。社内で新たなシステムの導入が必要であるという認識が広がっており、そこで選択されたのがSONRでした。

情報の受け渡しが明確化

以前、顧客データ管理システムを導入した際は、使いこなせずに終わった経験があった株式会社エース様。

しかし、SONR導入時には、顧客案件ごとに「バトンリレー」というボードを作成し、受付から営業、工事管理、会計と順に情報を渡していく仕組みを導入しました。これにより、どの段階でどんな情報が必要なのかが明確化され、各担当者が迅速に情報を受け渡しできるようになりました。

この仕組みによって全社員が積極的にSONRに参加し、ツール利用がスムーズに浸透していったそうです。

情報管理の向上

SONRの導入により、細かい情報も簡単に振り返ることができるようになり、管理がしやすくなったとのこと。

例えば、誰かから電話があったなどといった情報もSONRを開けばすぐに確認できるようにしたため、業務の見落としが減少。外出先でも携帯で情報を確認できることから、営業担当者の方もストレスなく利用できています。

社内コミュニケーションの改善

SONRを通じて社内のコミュニケーションも活性化。現場の近隣挨拶に行った際に面白いスポットをシェアしたり、社員同士が冗談を言い合うことができるようになり、和やかな雰囲気が生まれているそうです。

また、毎朝の朝礼ミーティングで、社員が書き込んだホワイトボードを写真に撮りSONRにアップロードすることで、いつでも振り返ることができるようになりました。これにより、出勤状況や遅刻などの労務管理が効率的に行えるようになりました。

＞＞株式会社エース様のインタビュー記事はこちら

事例からみる社内コミュニケーションツールを導入するポイント

SONRを導入した3社の事例から、効果的なツール選択と導入において重要なポイントを以下に示します。

効果的に情報が管理できるか

ツールを選定する際には、情報を効果的に管理できる機能があるかどうかが重要です。

SONRでは、ボードを活用して情報を体系的に整理することができ、情報の流れやプロセスなどを見える化。誰がどの情報を発信し、次にどの担当者がそれを引き継ぐのかも明確になるため、業務の効率も向上します。

さらに、SONRは情報を中央集約型で管理し、全社員が必要な情報に迅速にアクセスできるように設計されています。これまで散らばっていた情報も、SONRを開けばボードごとに必要な情報が見つけられるため、見落とすリスクも大幅に減少します。

簡単な操作とスマートフォンに対応しているか

3つの事例から、ツール選びにおいて操作性の良さとスマートフォンに対応しているかどうかも考慮したいポイントです。

従業員が簡単にツールを利用し、情報に迅速にアクセスできるか、スマートフォンに対応していて外出先や移動中でも必要な情報にアクセスできるかはスムーズな業務進行のために欠かすことができません。

新たにチームにメンバーが増えた際にも、新規メンバーが迅速にツールを使いこなせるかやリモートワークなどの働き方でも情報アクセスが容易かどうかをツール選びの判断材料にすると良いでしょう。

セキュリティ機能が充実しているか

社内コミュニケーションツール選択の際には、セキュリティレベルが高いものを選ぶことも重要です。

SONRは、安心して社内外のメンバーとコミュニケーションがとれる環境を作るために、SSL暗号化通信やIPアドレス制限、ログ管理などの充実したセキュリティ機能が搭載されています。

また、ユーザーごとに適切なアクセス権を設定し、必要な情報にのみアクセスできるよう制御もできるため、情報の誤用や不正な操作防止にも役立ちます。

嬉しい事例が続々増えています！社内コミュニケーションの改善には「SONR（ソナー）」

今回は、SONRをご利用いただいている3つの企業さまが、SONR導入でどのように社内の課題を解決したか、その事例をご紹介しました。

SONRをご利用いただいているその他の企業様の事例はこちらをご覧ください。

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さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

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