一般社団法人 日本保健福祉ネイリスト協会
感覚的に使えるSONRであらゆる業務を一元管理、組織の安心感も生まれた
高齢者・障害者施設向けの訪問ネイリスト育成やネイルスクール（認定校）運営などを行う一般社団法人 日本保健福祉ネイリスト協会。認定校の卒業生は2000名を超え、札幌から九州まで日本全国に関係者がいるためリモートワークが欠かせない職場環境です。
組織の急成長に伴って、情報共有ツールの整備が急務となった同協会が選んだのは感覚的に使えるSONRでした。
今回は同協会の代表理事 荒木ゆかり様にお話を伺いました。（取材：2024年1月）
課題
- 組織の急成長に伴い、従来のチャットアプリでは連絡履歴の追跡が煩雑に。
- 日本全国にいる関係者をつなぐ連絡ツールが必要だった。
- 普段あまりPCを使わない接客業・技術職のユーザー。感覚的に使えるチャットツールが必要だった。
変化
- ワンクリックで意思表示できる「了解」ボタンで、通知を削減。情報伝達がシンプルに。
- ファイル管理の機能も活用し、情報管理をSONRに一元化した。
- テーマ別ボードで全体の動きが確認でき、組織全体の安心感につながった。
組織が急成長し、情報共有の効率化が急務に
SONR導入前はどんな課題がありましたか？
当初は数名で運営していた弊会ですが、2015年に法人化してから取材依頼を多くいただけるようになり、3年後の2018年には組織が急成長しました。関係者の数が急増し、以前のやり方では情報管理が追いつかなくなっていたことに課題を感じていました。
弊会は高齢者・障害者向け訪問ネイルサービスの普及を目的とした、福祉ネイリストの育成やネイルスクール（以下、認定校）の運営を行う組織です。ですので関係者は多岐にわたり、認定校の講師だけでなく協会理事、外部顧問なども主な連絡先で、九州から札幌まで日本各地を拠点にしています。
業務の特徴としては、ネイリスト育成に欠かせない教材や理事会資料など書類のやり取りが多く発生すること。また年次によって書類の更新もあります。
SONR導入前は、新しい書類を皆さんにお届けする時に、従来のやり方では「書類をもらった・もらっていない」「アプリの通知に埋もれてしまい、連絡に気づいていなかった」というやり取りが数多く発生し、それだけで何時間も費やしている状況だったんです。
弊会は高齢者・障害者向け訪問ネイルサービスの普及を目的とした、福祉ネイリストの育成やネイルスクール（以下、認定校）の運営を行う組織です。ですので関係者は多岐にわたり、認定校の講師だけでなく協会理事、外部顧問なども主な連絡先で、九州から札幌まで日本各地を拠点にしています。
業務の特徴としては、ネイリスト育成に欠かせない教材や理事会資料など書類のやり取りが多く発生すること。また年次によって書類の更新もあります。
SONR導入前は、新しい書類を皆さんにお届けする時に、従来のやり方では「書類をもらった・もらっていない」「アプリの通知に埋もれてしまい、連絡に気づいていなかった」というやり取りが数多く発生し、それだけで何時間も費やしている状況だったんです。
組織の急成長とともに、連絡の方法や情報管理の効率化が急務となったのですね。SONR導入後は、どんな変化を感じていますか？
以前利用していたチャットツールでは、参加者のひとりが挨拶をしたら、その後も他の方の挨拶メッセージが続き、本来の用件が埋もれてしまうというケースがよくありました。
SONRを導入してからは、「書類を更新しました」という一度のメッセージだけで関係者の皆さんに用件が偏りなく伝わるようになりました。SONR独自の了解ボタンを使い、メッセージを見たことをワンクリックで知らせてくださる方も多いですね。
SONRを導入してからは、「書類を更新しました」という一度のメッセージだけで関係者の皆さんに用件が偏りなく伝わるようになりました。SONR独自の了解ボタンを使い、メッセージを見たことをワンクリックで知らせてくださる方も多いですね。
了解ボタンで意思表示できる
また、SONRはメッセージだけでなくファイルの保管もできるので、弊会が求めていた機能に合っていると思います。
ファイル管理画面で必要な書類をフォルダに入れておけば、ひとりひとりにメッセージを送信しなくても、講師の都合の良い時に必要な書類にアクセスできます。
ファイル管理画面で必要な書類をフォルダに入れておけば、ひとりひとりにメッセージを送信しなくても、講師の都合の良い時に必要な書類にアクセスできます。
ファイル管理で業務を効率化
具体的にどのようなシーンで役立っていますか？
全国にある認定校向けには、講師が授業で使う書類や生徒管理のための書類などを協会で用意しています。現在はSONRのファイル管理機能を使って、講師に必要な書類をすべて1つのフォルダに入れ、そこから自由に取り出していただくようにしています。
SONRを導入してからは、年に1回の書類更新のタイミングで「書類を更新した」というお知らせを送るだけで皆さんに伝わります。全体的にシンプルになりました。
以前は、こうしたファイル送信のやりとりがうまくいっていなかったので、SONRの導入で課題は大きく解決できたと感じています。
SONRを導入してからは、年に1回の書類更新のタイミングで「書類を更新した」というお知らせを送るだけで皆さんに伝わります。全体的にシンプルになりました。
以前は、こうしたファイル送信のやりとりがうまくいっていなかったので、SONRの導入で課題は大きく解決できたと感じています。
SONRはボードごとに用件を整理できるので、必要なメッセージを見逃しにくい。さらにファイル管理機能を使って、SONRをデータベースとしてもお使いいただいているのですね。
SONRのファイル管理画面
講師向けの資料だけでなく、理事会の資料などもすべてSONRで管理しています。年次や理事会ごとにフォルダ分けをして、最新の資料だということがわかりやすく管理できるのもいいですね。他のアプリを開かなくても、1つの画面で完結できます。
SONRは情報共有とファイルの保管が一度にできますし、フォルダを数多く設定できるので助かります。
理事会の何日前にファイルを更新するとルール化しているので、こちらからメッセージをせずとも理事の皆さんは書類がどこにあるかわかっている状態です。
過去のイベント画像もフォルダ管理しているので、急な取材申し込みにも即座に対応できます。
また、日本各地で開催されたイベントの報告書もSONRで管理しています。担当者や地域が変わっても、次の担当者は過去の履歴から学ぶことができるのでスムーズですね。
SONRは情報共有とファイルの保管が一度にできますし、フォルダを数多く設定できるので助かります。
理事会の何日前にファイルを更新するとルール化しているので、こちらからメッセージをせずとも理事の皆さんは書類がどこにあるかわかっている状態です。
過去のイベント画像もフォルダ管理しているので、急な取材申し込みにも即座に対応できます。
また、日本各地で開催されたイベントの報告書もSONRで管理しています。担当者や地域が変わっても、次の担当者は過去の履歴から学ぶことができるのでスムーズですね。
タイトルづけ、更新のタイミングなどをルール化することで業務が非常に効率化できている印象を受けました。
PC慣れしていない人も感覚的に使えるSONR
「ネイリスト」という職業は接客中心の技術職。ですから、普段はPCに触れる時間が少ないのではないかと思います。チャットツールの操作に不慣れな方も多いのではないでしょうか？
どちらかと言うと、そうですね。ネイリストは流行に敏感で、携帯やアプリを使った画像加工などが得意な人は多い。でも「PCは苦手」という声は多いですね。特に、エクセルやパワーポイントなどのビジネス系ソフトウェアに苦手意識を抱く人が多い印象です。
そういった方々でも、SONRは問題なくお使いいただけていますか？導入はスムーズでしたでしょうか？
はい。新しく加入した講師や理事向けには、事務局や先輩がSONRの使い方をレクチャーする体制をとっています。
またSONRからいただいた使い方マニュアルもフォルダに保存してありますので、それを見ればだいたいの疑問は解決できているようです。
導入当初はSONRサポート担当による使い方のレクチャー会を何回か開催していただき、大変助かりました。認定校のスタッフを集めた質疑応答などにも対応していただき、手厚いサポートに感謝しています。
またSONRからいただいた使い方マニュアルもフォルダに保存してありますので、それを見ればだいたいの疑問は解決できているようです。
導入当初はSONRサポート担当による使い方のレクチャー会を何回か開催していただき、大変助かりました。認定校のスタッフを集めた質疑応答などにも対応していただき、手厚いサポートに感謝しています。
それはよかったです！PC慣れしていない方々でも、携帯のアプリのように感覚的に使いこなせているイメージでしょうか？
はい。30代後半から40代が多いのですが、日頃からネイルや流行に敏感なので、新しいツールに対してもあまり抵抗がありません。SONRも、日頃使っている携帯のアプリのような感覚でさっと馴染んだ印象です。
SONR導入後、使い方について新たな疑問が生じるシーンはありましたか？
特になかったですね。新しいメンバーが加入した際に、SONRの登録について質問が生じることはありますが、私が認識しているのはその時だけ。
新規登録の段階を過ぎて、何か複雑な質問が生じることはあまりないように思います。
新規登録の段階を過ぎて、何か複雑な質問が生じることはあまりないように思います。
情報の一元化で組織全体に安心感が生まれた
2018年にSONRを導入されてから4年目を迎えますが、現在どんな変化を実感されていますか？
どの資料がどこにあるのか、わかりやすくなったのが大きいですね。業務の時間短縮にもつながりますし、情報を一元管理することによって組織全体の安心感にもつながります。SONRを見れば必要な情報がすべてそこにある、というような。
また、新しいメンバーが加入した時も「SONRにある何番目のフォルダを見てください」という案内で伝わるので、業務負担が大幅に減りました。
あの時、どうやって意思決定したか……というプロセスもSONRを辿ればすぐに見つかります。
また、新しいメンバーが加入した時も「SONRにある何番目のフォルダを見てください」という案内で伝わるので、業務負担が大幅に減りました。
あの時、どうやって意思決定したか……というプロセスもSONRを辿ればすぐに見つかります。
日頃から日本全国にいるメンバーに向けたリモートワークを実践されているからこそ、情報の一元管理によるメリットを強く感じられているのでは？
弊会の事務局は東京にあり、日本全国にいる講師や理事へはリモートでの連絡は欠かせません。
初めは少人数で運営していた弊会も、人員の増加に伴って組織の中に新しく委員会ができたり、管理の部署も増えました。組織が大きくなるにつれ「この人とこの人を抜粋して新しいテーマで連絡をする」という場面も増えました。そうしたディスカッションもSONRならすべて1つのツールで完結できるのがいいですね。
SONR上でメンバー設定をしておけば、直接関連のない他のメンバーに通知が届くこともなく、業務の妨げにもなりません。
初めは少人数で運営していた弊会も、人員の増加に伴って組織の中に新しく委員会ができたり、管理の部署も増えました。組織が大きくなるにつれ「この人とこの人を抜粋して新しいテーマで連絡をする」という場面も増えました。そうしたディスカッションもSONRならすべて1つのツールで完結できるのがいいですね。
SONR上でメンバー設定をしておけば、直接関連のない他のメンバーに通知が届くこともなく、業務の妨げにもなりません。
SONRはテーマごとに細かくディスカッションボードを立ち上げられますし、ディスカッションに直接参加していないボードも閲覧できるので、会話がブラックボックス化することもありません。全体を管理する立場の人は、組織の中でどのような議論が行われているのか時々見ることもできるのもポイントですね。
安心感につながりますね。
今後は、カレンダー機能も活用してみたいなとも思っています。来年の予定を管理・通知したりすれば、忙しくて予定を忘れがちなメンバーも助かりますし。
せっかく導入したのだから、SONRの機能をフル活用しながら皆さんがより働きやすい環境を作りたいと思います。
今後は、カレンダー機能も活用してみたいなとも思っています。来年の予定を管理・通知したりすれば、忙しくて予定を忘れがちなメンバーも助かりますし。
せっかく導入したのだから、SONRの機能をフル活用しながら皆さんがより働きやすい環境を作りたいと思います。
SONRをあらゆる業務の中心に据えてくださっているのですね。今後も使いやすいツールとして、ビジネス成長のお手伝いができましたら幸いです。
インタビューへのご協力ありがとうございました！
インタビューへのご協力ありがとうございました！
高齢者施設や障害者施設向けの訪問ネイリストの育成・ネイルスクール（認定校）の運営等を行っています。
- 業種
- 医療・福祉
- 課題
- 業務改善 リモートワーク
- 人数
- 約80名
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