株式会社アトリエココロ

みんなで情報を共有することで、日常業務の見える化に成功。社内の双方向なコミュニケーションによって業務も効率的に。

導入前の課題

忙しい業務の中でミーティング時間をもてず、いかにして社内で情報を共有するか悩んでいた。無料のツールでは、セキュリティ面での不安も。

歯科医院から歯の型を預かり、欠損しているところに入れる人工の歯を製作している株式会社アトリエココロ。最先端の機器を駆使し、経験豊富なスタッフの卓越した技術で現在は会社を構える徳島県内だけでなく、オーダーの半分は県外からのものなのだそう。

製作の現場は常に忙しく、スタッフ同士でなかなかミーティングの時間がもてないという同社。成功体験や失敗体験を共有することもままならず、ナレッジマネジメントがうまくいってなかったとか。そんな中でいかにして社内で情報の共有を行うかを模索していた。

こういった課題に「SONR」を導入することでどう解消したのか、渡邊社長（以下渡邊社長）と取締役の渡邊由紀江さま（以下渡邊さま）にお話を伺った。

導入による解決

日々の業務を報告し合うことでスタッフ全員が社内のことを把握できるように。情報が探しやすく、業務もスムーズに。

「SONR」を導入しようと思われたきっかけは何ですか？

渡邊さま：ツールをつかってうまく情報を共有できればと思い、他社のツールを使用していたのですが、使いづらく、情報が流れていってしまうことが課題でした。

渡邊社長：欲しい情報、前に誰かが発言していたなと思う情報が、どこかに格納されているはずなのですが、たくさんの情報に流されてしまい、探せない状況でした。

あとは無料で使えるソフトに関して、セキュリティに不安を持っていました。日本で昔から「ただほど高いものはない」とことわざがあるように、有料であってもセキュリティがしっかりしているツールを求めていました。自分たちの個人情報よりも、お客様の情報が流れる方が怖いですからね。

「SONR」の導入後、変化はありましたか？

渡邊社長：思ったことを思いついた時に書き込めるのは便利です。今までのようにメールで個別に送るのではなく、みんなに一斉にいつでも見てもらえるので、毎日発信していっています。

渡邊さま：朝礼だと時間も必要ですが、「SONR」だと朝礼では十分に伝えきれないことも伝えられるようになりましたね。

渡邊社長：夜中や早朝などの時間に思いついたことも送れるのも良いですね。メールやメッセンジャー、LINEなんかだと、やはり発信する時間帯に気を使うので、SONRだと発信しておけば出勤後に見てもらえるから安心です。

具体的に「SONR」をどのように活用されているのでしょうか？

渡邊さま：社長の発信が多いですが、スタッフからも1日に1回、日報をアップしてもらっています。ほかには営業報告や当日の製作リストを毎日スタッフが書き込んでくれています。

渡邊社長：日報は必ず次の日に私から返信しています。そうすることで内容が薄くなったり、マンネリ化してしまったりということもなくなったように思います。

社員さんたちもみなさん使いこなされていますか？

渡邊社長：了解ボタンの徹底や、日報を日々書き込むことで毎日見るように習慣化しています。

渡邊さま：最初から了解ボタンは必ず押してもらうにしていました。了解ボタンを押していないと、読んでいないことと同じだとスタッフには伝えています。メールのように開いたけど内容はきちんと読んでいない、ということがなくなりましたよ。

それは嬉しいです！了解ボタンは大事ですよね。
「SONR」はどんなことに役立っていますか？

渡邊社長：情報の共有という意味では、「SONR」の存在は大きいです。「歯科の先生とこんな話しました、メーカーさんとこんな話をしました」といった些細な報告であっても、みんなが社内で起きていることを知ることができる。
トラブルが起こったとき、それに対してどう対処するかなど、会社の部分部分で起こっていることに対して、全員が一緒に考えられるようになりました。まさに文殊の知恵ですね。

渡邊さま：普段、営業のスタッフは外に出ているので、会社で会う時間が少ないのですが、伝えたくても伝えらきれないことも「SONR」へ書き込んでおけば返事をもらえるのも助かっています。
「どこから電話があった」といったような業務連絡もスムーズになりました。営業スタッフもお客様の訪問中などは電話に出られない場面が多いので、「SONR」で伝言をチェックできるのはありがたいようです。

今後の展望

目指すは先生や患者さんを幸せにできる歯科医療の頼れるパートナー。ITの活用によって、寄り添う歯科技工所に。

渡邊社長：私たちは「歯科医療の頼れるパートナーとして、よりよき未来を提案し患者さんの幸せに貢献する」という理念を掲げています。ただ言われたものを作るのだけではなく、こちらからも提案して、患者さんと先生が幸せになれることを目指しています。

現在、機械を導入することで少人数でも効率化してたくさんの物を作ることができるようになりました。
会社を大きくするよりも、より生産性の高い仕事をしていきたいですね。マンパワーの不足に対しても、データのやり取りで業務が済むようになれば、働き方も変わってくると思います。在宅勤務という働き方も可能になり、その時にもコミュニケーションツールは必要ですね。

最後にSONRを検討中の方に一言お願いします。

渡邊社長：今会社で何が起きているのかはなかなかわかりにくいものですが、「SONR」は従業員や業務の見える化につながると思います。今日1日会話がなかったとしても、「SONR」に書き込み、返信することでコミュニケーションが生まれる。
一方通行ではなく、インタラクティブな情報のやりとりが可能になります。面と向かって言いにくいことも記入することで、自分の気づき、相手の気づきになる便利なツールをぜひ活用してみてください。

ありがとうございました！