社内チャットの注意点・マナーは？｜トラブルへの対策も解説

社内チャットを利用する場合は、複数の注意点に配慮する必要があります。なぜなら、適切な運用方法を意識しなければ、業務に支障が出る可能性があるからです。

今回は、そんな社内チャットの役割を基本情報として説明したあとに、使用の際に気をつけたい注意点・マナーをまとめました。これらに加えて、社内で規則を制定する意味や、社内チャットが引き起こすトラブルならびに対策も説明しています。

「社内チャットを取り入れて業務を円滑化したい」「従業員間のコミュニケーションを取りやすくしたい」などとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

注意点の前に！社内チャットの役割を説明

社内チャットは、従業員同士が業務上の連絡を取り合う際に使用するサービスです。この社内チャットは「業務が効率的に進められる」「情報が可視化できる」などさまざまな利点が期待できるため、現在多くの企業が業務に取り入れています。

下記は、それら以外の具体的な利点などをより深く説明している記事です。本記事と合わせてご参考になさってください。

ビジネスチャットを導入するメリットとは？有効に活用するためのポイントも解説

社内チャットの注意点・マナー8選

社内チャットを利用する際は以下のような注意点・マナーを考慮すると、スムーズな運用が可能になるでしょう。ここでは、注意点の中でも代表的なものを8つ取り上げました。

• 時間外にメッセージを送らない
• ていねいな言葉遣いを意識する
• 送られたメッセージにはリアクションをする
• 関係のないメッセージを送りすぎない
• 社会人にふさわしいプロフィールを設定する
• メッセージの内容はわかりやすく簡潔に記載する
• グループチャットでは宛先を指定する
• 即座に反応することを相手に求めない

①時間外にメッセージを送らない

たとえ担当者に確認したい事項があったとしても、業務時間外にチャットを使用することは控えましょう。時間外にメッセージを送られた側からすると、プライベートを邪魔されたことを不快に思うかもしれません。それに加えて、業務時間そのものが形骸化してしまう恐れもあります。

②ていねいな言葉遣いを意識する

社内チャットでは、メールや手紙などと同じように敬語を使用しましょう。これは、後輩や同僚などに対しても同じです。くだけた言葉遣いを続けていると、社内の雰囲気が乱れてしまう危険性があります。

適切な言葉遣いを学びたい場合は、こちらの記事で紹介している例文の詳細をご参照ください。

ビジネスチャットで使える例文まとめ｜シーン別に効果的な使い方をご紹介

③送られたメッセージにはリアクションをする

社内チャットで送られたメッセージを無視した場合、相手側からすると「何か意図があって返信を控えているのか」「返答を忘れているだけなのか」という判断がつきません。こういった状況になると結果的に業務全体の流れが滞ってしまうため、なるべく早めにリアクションを行ってください。

なお、忙しい場合は絵文字やスタンプでリアクションを送り、時間に余裕ができたら文章で返信する方法をおすすめします。

④関係のないメッセージを送りすぎない

業務と無関係な雑談を社内チャットで話しすぎてしまうと、重要なデータややり取りをメッセージの中から探す際に手間がかかってしまいます。雑談をする時間そのものが業務時間を圧迫してしまう恐れもあるため、適度な量にとどめましょう。

⑤社会人にふさわしいプロフィールを設定する

社内チャットには、プロフィール機能が付いているものがあります。しかし、アイコンの画像や名前欄をプライベートのSNSと同じように利用しないほうがいいでしょう。なぜなら、仕事とプライベートを混同しているとして、上司からの印象が悪くなる可能性があるからです。

• スタンダードな顔写真をアイコンにする
• 名前欄はフルネームを記載する

上記のように、社会人として問題のないプロフィールの表示を心がけましょう。

⑥メッセージの内容はわかりやすく簡潔に記載する

社内チャットでの円滑なコミュニケーションを促すためにも、メッセージは端的に表現しましょう。というのも、長文のメッセージを送信してしまうと相手側の時間と労力を奪ってしまうからです。

とはいっても、うまく文章がまとめられない場合もあるでしょう。その場合は「最初に結論を述べること」をおすすめします。

⑦グループチャットでは宛先を指定する

グループチャット内で全員に向けてメッセージを送ってしまうと、連絡したい相手に通知が届かないことがあります。こうした失敗を防ぐために、宛先を付けてから送信する癖をつけましょう。

なお、宛先指定のやり方は使うツールによって変わるので、前もってチェックしておくことをおすすめします。

⑧即座に反応することを相手に求めない

社内チャットで相手からの返事が遅れると、自分の業務の妨げとなります。しかし、だからといって「メッセージが投稿された瞬間にすぐに返信すること」を相手に強要することは控えましょう。なぜなら、相手との関係悪化や仕事中のストレス増大にもつながりかねないからです。

メッセージの内容にもよりますが、返信までの具体的な目安は24時間以内を1つの基準にしましょう。

社内チャットには注意点を踏まえた規則の制定が必要

社内チャットを導入する場合は、利用に関する注意点・マナーを理解したうえでルールを定めておくといいでしょう。ここでは、会社・部署全体で規則作りに取り組むべき理由を3つピックアップしました。

• 社内の安全性を守るため
• 従業員間のトラブルを防止するため
• 社内チャットが利用しやすい風土を作るため

①社内の安全性を守るため

社内チャットでは機密性が高い情報を取り扱うことも多いため、データ流出のリスクを抑えるための工夫が必要。チャット利用時の決まりを全社的に設けて従業員の認識を統一することで、人的ミスや予想外の問題発生を防ぎましょう。

以下の記事では、社内チャットをはじめとしたツールの安全性について詳しく解説。具体的な機能の例やリスクなどが把握できるため、ぜひご覧ください。

ビジネスチャットツールのセキュリティにリスクはある？安全性やセキュリティ機能について

②従業員間のトラブルを防止するため

明確な決まりごとを従業員間で共有しておくことで、「誰のやり方が正しいのか論争になる」「作業の取り組み方をその都度確認しなければならない」などの問題点が解決できます。

③社内チャットが利用しやすい風土を作るため

社内チャットの利用を従業員内で浸透させるためには、「ツールをどうやって利用するのか」という点をわかりやすく提示することが大切です。ツールの使い方をはっきりと定めることで、「まずは使ってみよう」という気持ちを従業員に持ってもらえるでしょう。

こんな時はどうする？社内チャットのトラブル対策

社内チャットを利用していると、多くのトラブルに見舞われることがあるかもしれません。それは、注意点を踏まえた規定を社内で制定しているケースも同じです。ここでは、そんなトラブルへの対策を以下のような問題別に解説します。

• ほかのサービスと使い分けできない
• グループチャットが乱立してしまう
• データ流出の不安が残る
• 過去のメッセージが検索できない

①ほかのサービスと使い分けできない場合

社内チャット・メール・電話などのコミュニケーションツールが混在している場合は、用途の区別を付けることが必要です。

• 社内チャット：大人数のメンバーに対して情報を迅速に伝えたい場合
• メール：コミュニケーションの記録を保存しておきたい場合
• 電話：伝えるべき内容を文章に起こすと時間がかかる場合

このように、連絡が取りたい時の状況と照らし合わせて対応を選択できるように内容を整理しておくといいでしょう。

なお、チャットとメールの使い分けについては、こちらの記事もおすすめです。各ツールの相違点や、メールからチャットに切り替える利点なども述べています。

チャットとメールを使い分けるポイントやメリット・デメリットを解説

②グループチャットが乱立してしまう場合

新規のグループチャットが増えすぎてしまうと、使用頻度が少ないグループを持て余してしまいます。このような状態を防止するために、「グループを作成する際は上司に確認すること」を徹底しましょう。

許可されたグループのみを活用することで、無駄のないツール運用が実現できるようになります。

③データ流出の不安が残る場合

「すべての従業員が同じ条件でチャットを利用すると、情報管理が難しくなるのでは？」と不安を感じる場合は、各従業員の属性に分けてアクセス権限を与えましょう。

【主な例】

• アクセス権限の付与や変更が可能な管理者→役職者など
• チャット内での発言が許可されている方→リーダーなど
• メッセージの閲覧のみ許可されている方→その他

上記のような制限を設けることで、第三者の招待によるデータ流出などが対策できます。

④過去のメッセージが検索できない場合

社内チャットを継続して使っていると、過去のメッセージを参考にしたいタイミングが訪れるかもしれません。しかし、何度検索をかけても、目当てのメッセージが見つけられないこともあります。

こういったトラブルを防ぐアイデアとしては、「検索に対応しやすい用語を使ってやり取りすること」が例に挙げられるでしょう。なぜなら、専門的すぎる言葉や独特な表現を用いると、検索結果に出にくいからです。

誰が検索してもスムーズに業務が進行できるように、プロジェクトの名前や関連キーワードを積極的に使用するといいでしょう。

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