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チャットとメールを使い分けるポイントやメリット・デメリットを解説

チャットとメールを送信する女性

インターネットを使用した、テキストメッセージの代表的なやりとりの方法に、「チャット」と「メール」の2種類があります。

今や多くの企業で「チャット」ツールの導入が進んでおり、コミュニケーションを円滑にする手段として注目されています。

また、「メール」も情報共有の方法として以前から利用されており、多くの方々に慣れ親しまれているツールです。

チャットもメールもそれぞれ特徴があり一長一短。それぞれのメリット・デメリットを把握することで、効果的な使い方ができます。

この記事では、チャットとメールの特徴を解説し、それぞれの使い分けのポイントをご紹介します。

チャットとメールの根本的な違いとは?

メールとチャットの違いとは?

チャットとメールの違いは、「複数人でのコミュニケーション」のやりやすさです。

ここでは、メールとチャットの根本的な違いを深掘りして解説します。

メールはアドレスを使用する

メールは、そもそもメールアドレスを知っていないと情報共有ができず、基本的に1対1でやりとりを行うツールです。

メールで複数人に情報を共有する場合は、メンバーに入れたい人全員のメールアドレスを入手したり、事前にグループメールの作成が必要になったりと、少々不便です。

チャットはIDとパスワードを利用する

対してチャットは、初期段階で会員登録をすれば、今後はIDとパスワードの入力だけで利用が可能。

一度チャット上にログインをすれば、基本的に今後はIDとパスワードを入力する手間がかかりません。

一見似たようなツールだと思われがちなチャットとメールですが、それぞれ特徴や違いが明確にあります。以下より、それぞれの特徴をさらに解説していきます。

メールの特徴

  • 相手が読んだかどうかわかりづらい
  • 送信後にメッセージの削除・編集が基本的に不可
  • チャットと比べると形式的で丁寧な文章になりやすい
  • 宛先の入力・署名が必要

メールは、相手がメッセージを読んだのかどうか、返信がない限りわからないといった特徴があります。

上記で挙げている特徴は、状況や場面によってはメリット or デメリットになるため、後述している「使い分けのポイント」を参考にし、状況に応じてメールとチャットを使い分けるようにしましょう。

チャットの特徴

  • リアルタイムで情報交換が可能
  • 送信後にメッセージの編集や削除が基本的に可能
  • 読んだら既読やリアクションで反応しやすい
  • 会話形式でコミュニケーションがとりやすい
  • 宛先の入力・署名が不要

チャットは、英語で「雑談」や「おしゃべり」といった意味を持ちます。

その言葉の通り、気軽にコミュニケーションがとれるのが、チャットの大きな魅力といえるでしょう。

チャットとメールを使い分けるポイント

メールとチャットを使い分けるポイント

これまで、チャットとメールの特徴を解説し、どちらも一長一短であるということがわかりました。

それぞれの特徴を把握したところで、では実際にどのような状況で使い分ければよいのでしょうか。

以下4つのポイントをおさえて、チャットとメールの使い分けについて考えていきましょう。

  • 緊急性やすぐに返信がほしいかどうか
  • 記録を残すべき内容かどうか
  • 気軽なやりとり or 丁寧・長文の文章を送りたいかどうか
  • 複数人に周知したい内容かどうか

これから、具体的に解説していきます。

すぐに返信がほしい・気軽なやりとりには「チャット」が最適

チャットは、リアルタイムでコミュニケーションがとれるのが特徴です。

そのため、何度もメッセージのやりとりが必要なときや、細かい確認事項がある場合はチャットの利用がおすすめ。

チャットでのやりとりは、タイムライン上に表示され、会話の流れを視覚的に確認しやすいのがメリットであり特徴です。

連絡頻度が少ない場合や、特に急ぎではない場合は、メールを利用するのもよいでしょう。

エビデンスとして記録を残したい場合は「メール」がよい

メールは記録が残しやすく、送信済みのメールの内容は変更・削除ができないのが基本です。

一方チャットは、送信後にメッセージの削除や編集がほとんどの場合で可能です。

そのため、重要な意思決定に関わる内容や、金銭のやり取り、受注・発注などの注文内容の確認をする場面にはメールが向いています。

丁寧・長文な文章を送りたい場合は「メール」が基本

社外のお客様とのコミュニケーションでは、かしこまった対応や丁寧な文章が求められる場面があります。

そいういった場面で、かつ、お客様がメールでのやりとりに慣れている、希望している場合は、署名や定型分を盛り込んだビジネスメールを送るのが的確と言えます。

しかし、近年ではチャットを利用している企業が増えているため、お客様の情報共有方法に合わせたコミュニケーションをとることが大切です。

最初はメールでやりとりを行い、お客様とのお付き合いが長期化しそうな場合は、相手にチャットを利用していただくのもひとつの方法です。

複数人と手軽に情報共有したい場合は「チャット」

メールとチャット、どちらも複数人に情報共有をするのは可能ですが、少ない操作で手軽に情報共有ができるのはチャットです。

メールと比べると、宛先指定の手間がかからず、宛先の指定漏れのリスクを減らせます。

一方チャットは、メールアドレスの指定といった操作が不要で、初期の段階で作成されたグループメンバー全員に対して、一斉に情報共有をすることが可能です。

メールからチャットへ移行するメリット

ここでは、コミュニケーションや情報共有をメールからチャットへ移行するメリットをご紹介します。

会話の内容や情報の整理がしやすい

チャットは、仕事のチームや会話の内容ごとにグループ分けができるので、視覚的にも見やすく、情報の整理がしやすいといったメリットがあります

また、情報がタイムラインのように表示されるため、スクロールをしながらやりとりの確認ができ、会話形式で情報共有が可能なため、コミュニケーションが活性化しやすいのが嬉しいポイント。

メールの場合は、基本的に全てのメッセージがひとつの受信ボックスに届き、メールの整理をする場合は、細かなフォルダ分けの設定が必要になるため、チャットと比べると手間暇がかかってしまうのが難点です。

簡潔な文章でスピーディーなやりとりができる

チャットはメールと比べると、署名や定型方などのビジネスマナーが基本的に不要です。

そのため、シンプルな文章でスピーディーなやりとりができ、手軽で円滑なコミュニケーションが図れます。

また、上記でも説明しましたが、チャットはリアルタイムでのコミュニケーションを前提としているため、早急に対応してほしいときや、返信がほしい場面での連絡の手段として、非常に便利に利用できます。

コミュニケーションの活性化

チャットツールの種類にもよりますが、ほとんどのチャットにはリアクション機能が設置されています。

届いたメッセージに対して、ワンクリックで反応が可能。「了解!」「いいね!」と言った意味も含まれているため、「了解しました」などといったテキスストで返信を行う機会がグッと減り、シンプルで和やかなコミュニケーションが図れます。

また、チャットは簡潔な文章でやりとりができるだけでなく、誤送信や誤字をした時でも編集やメッセージ削除の対応がしやすい利点があります。

そのため、メールと比較するとチャット送信者の心理的ハードルが低くなり、人間関係を円滑にする効果が期待できます。

チャットに移行するなら「SONR」がおすすめ!特徴・メールとの違いを解説

社内コミュニケーションツール「SONR(ソナー)」

円滑なコミュニケーションのために専用のツールを使うのも、ひとつの手段です。

そこでおすすめなのが、コミュニケーションツール「SONR」。

SONRは、「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に円滑なコミュニケーションがとれます。

前述したチャットの基本的なメリットはもちろん、SONR独自の機能が情報共有を円滑にし、コミュニケーションを活性化させます。

ここでは、SONRの特徴やメールとの違いを解説していきます。

業務・チーム別のボードで業務を効率化

SONRは、仕事の内容やチーム別で「ディスカッションボード」を複数立ち上げられるため、他の情報と混ざらず分けることができ、一つひとつの会話に集中できる仕様です。

また、ホーム画面はニュースフィードとして、自分が関わる情報がSNSのタイムラインのように表示されます。 確認や完了をしたタスクは「確認ボタンで」ニュースフィード上から非表示に。古い情報やタスクが新着情報に流される心配がありません。

様々なワークスタイルに寄り添ったチャットツール

リモートワークのコミュニケーションはもちろん、社外部との情報共有もSONRなら簡単にできます。

社内に登録しているメンバー以外に、社外ユーザーを招待してディスカッションボードに参加させることができるため、社内・社外のコミュニケーションがSONR一つで完結。

メールやその他のコミュニケーションツールを複数使い分ける必要がなく、業務の効率化が図れます。

SONRの特長
  • シンプルで誰でもかんたんに操作ができる
  • 300名までで月々2万円 中小企業が導入しやすいプラン
  • 組織外メンバーとも共有可能
  • 全国の中小企業1,000社以上での導入実績

全国の中小企業1000社以上での導入実績がある「SONR」は、多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績があり、ITツールの使用に不安がある企業様でも、安心して導入いただけます。

さらに、中小企業が導入しやすいコスト、導入の訪問サポートやオンラインサポートなどが充実しています。まずはお気軽にご相談ください。

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