ビジネスチャットを導入するメリットとは？有効に活用するためのポイントも解説

テレワークの導入によって場所を選ばない働き方が増えつつある現代において、ビジネスチャットを導入する企業が増えており、中には「ビジネスチャットの導入にメリットはあるのか」「ビジネスチャットとメールでは何が違うのか」といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。

メールでの業務連絡のやりとりも主流ではありますが、ビジネスチャットは、業務の効率化やコミュニケーションの活性化に役立つITツールです。

この記事では、ビジネスチャット導入をご検討中の方へ、ビジネスチャットを導入するメリットについて解説します。

ビジネスチャットとは？なぜ必要？

ビジネスチャットとは、社内外の人たちと業務連絡ができるチャット形式のコミュニケーションツールのことです。

「スマホのメッセージアプリをビジネス向けにしたもの」といわれることもあります。

場所を選ばない働き方を導入する企業が増えるなか、従業員同士のコミュニケーション不足を懸念する声は少なくありません。

そのコミュニケーション不足の問題を解消する手段として、ビジネスチャットの活用が広がっています。

ビジネスチャット導入のメリット6選

ビジネスチャットを導入するメリットとしては以下の6つが挙げられます。

• 社内コミュニケーションの活性化
• 業務の効率化ができる
• 情報の管理・共有がしやすい
• 社員だけでなく、組織外のメンバーとのやりとりも可能
• 強固なセキュリティによる情報漏洩リスクの軽減
• 連絡手段を仕事用とプライベート用に分けられる

ビジネスにおけるコミュニケーションとしてはメールが主流でしたが、ビジネスチャットはチャット形式であるため、メールよりもテンポ感の早いメッセージのやりとりが可能です。

では、ビジネスチャットのメリットについて、もう少し詳しく見ていきましょう。

社内コミュニケーションの活性化

ビジネスチャットを導入することで、従業員が会話するようにメッセージのやりとりができ、社内コミュニケーションの活発化につながります。

連絡手段として主流であったメールは、マナーとして定型文を使用する必要がありますが、ビジネスチャットであれば、簡潔な文章で済みます。

テキストで返信するだけでなく、スタンプ機能を使ったリアクションができ、気軽にコミュニケーションがとれる点も、ビジネスチャットならではでしょう。

そのように気軽にコミュニケーションがとれることで、業務連絡のスピード感が上がるだけでなく、従業員同士の関係構築にもメリットが期待できます。

業務の効率化ができる

ビジネスチャットツールの多くは、担当しているプロジェクトや部署ごとにチャットルームを作成ができるため、情報の一元化ができるのもメリットの一つです。

メールだと、受信ボックスからメッセージや情報をさかのぼる必要がある上、複数人でやり取りをしていた場合、そのやり取りの内容が1箇所に集約できずに点在することになり、情報を確認するための作業コストが多くなります。

一方、ビジネスチャットであれば、カテゴリーやタスクごとにチャットルームを分けることができ、一覧ですぐにやり取りが確認できるため、業務の効率化につながります。

情報の管理・共有がしやすい

ビジネスチャットは、プロジェクトや業務の関係者が同じチャットに参加するため、情報の管理・共有がしやすいというメリットもあります。

例えば、タスクや案件ごとにチャットを分けておくことで、過去にどんなやりとりをしていたかも一覧で分かるため、進捗状況が把握しやすくなります。

さらに、別のメンバーに業務の引継ぎを行う際にも、相手を該当のチャットに招待すれば、これまでの進捗状況や情報・資料が共有でき、引継ぎもスムーズになります。

組織外のメンバーとのやり取りも可能

同じビジネスチャットユーザーであれば、取引先や営業先といった組織外のメンバーともコミュニケーションや情報共有が可能です。

指定された社外用のチャットルームに招待し、やりとりができるため、社外秘の情報にアクセスされるという心配もありません。

強固なセキュリティによる情報漏洩リスクの軽減

ビジネスチャットは、ビジネス向けでの利用を目的に開発されているため、セキュリティが高度に設計されているものが多く、情報漏洩リスクを軽減することができるのもメリットとなります。

例えば、ログインに関するセキュリティ機能（IPアドレス制限や端末の認証・制限、アカウント管理など）や通信の暗号といった機能があり、セキュリティが強化されている環境でのメッセージのやりとりが可能です。

連絡手段を仕事用とプライベート用に分けられる

ビジネスチャットが、仕事用の連絡手段として使えることもメリットの1つです。

従来であれば、従業員への業務連絡をプライベート用のチャットアプリでとっていたという場合もあるかもしれません。

ビジネスチャットを導入すれば、プライベート用の連絡との区別ができ、「社外秘の情報を全く関係のない人物に誤って送ってしまった」というリスクも少なくなります。

ビジネスチャットのデメリット

業務の効率化やセキュリティ面で多くのメリットがあるビジネスチャットですが、以下のようなデメリットも存在します。

• 過去のメッセージが流れてしまう可能性がある
• 導入費用や月額費用がかかる
• マニュアル作成や社内研修の手間がかかる

これらのデメリットと導入した際のメリットと照らし合わせることで、導入するべきかどうかの検討する材料にもなります。

それでは、1つずつ見ていきましょう。

過去のメッセージが流れてしまう可能性がある

ビジネスチャットは「テンポよく会話するように連絡できる」という特徴があることから、未読のままメッセージが流れてしまい、情報が伝わっていないケースも考えられます。

グループチャットの参加人数が多いと、さらにメッセージが流れていきやすくなってしまいます。

重要な連絡事項が、流れてしまわないようにするためには、以下のような工夫が必要でしょう。

• タスク機能を活用し、担当者や日時に漏れがないようにする
• スレッド機能（メッセージを話題ごとにまとめたもの）の活用
• メンション機能を使って相手へ確実に連絡する
• 重要な情報はピン留め機能を使う

ビジネスチャットに搭載されている機能を活用し、確実に伝達するという工夫により、「メッセージが流れて伝わっていなかった」という事態が防げます。

導入費用や月額使用料がかかる

ビジネスチャットの種類によりますが、導入に伴うコストがかかる場合があります。

無料のビジネスチャットもありますが、有料のものに比べると使える機能に制限があるケースもあるため注意が必要です。

また、導入時の費用や月額使用料だけでなく、運用をサポートしてくれるコンサルティング費用やオプションの有無によっても料金が異なります。

使用目的を確認し、導入コストを考慮した上で、どのビジネスチャットが適しているのかを検討しましょう。

マニュアル作成や社内研修の手間がかかる

ビジネスチャットは、業務においてさまざまなメリットがありますが、それは正しく運用できた場合の話。

全従業員が正しく使用するためにも、マニュアル作成や社内研修といった導入教育が必要になります。

アカウント作成やチャットルームの設定方法が記載された基本的なマニュアルを作成・配布するのはもちろん、導入後において、従業員からの質疑に対応する体制も必要です。

ビジネスチャット導入するポイント3つ

メリットを得るためにも、ビジネスチャットを有効に活用したいところです。
そこで、ビジネスチャットの導入にあたり、意識したいポイントを3つご紹介します。

• 目的に合ったツールを導入する
• ビジネスチャット使用時のルールを決める
• 試験的に導入してみて、課題を洗い出す

目的に合ったツールを導入する

現在、ビジネスチャットはさまざまな種類のサービスが提供されており、それぞれ機能や特性も異なります。

そのため、ビジネスチャットツールを選ぶにあたり、「使用目的に合っているものなのか」を検討する必要があります。

例えば、「メンバーの業務進捗状況を把握したい」というのであれば、チャット機能に加えて、タスク管理機能が備わっているツールが望ましいでしょう。

逆に、「業務連絡中心で使用したい」というのであれば、多機能である必要はないため、シンプルな作りのものがよいでしょう。

「どういったシーンでビジネスチャットを使うか」を軸に検討し、目的に合ったツールを選ぶ必要があります。

ビジネスチャット使用時のルールを決める

ビジネスチャットを導入するにあたり、使用時のルールを決めておく必要があります。

というのも、ルールを決めておかないと、ビジネスチャットの使い方によってはトラブルに発展し、ビジネスチャットの運用を断念するケースもあり得るからです。

例えば、グループチャットルームを作成する基準や利用時間、チャットをする上でのマナーなどを決めておくとよいでしょう。

試験的に導入をし、課題を洗い出す

ビジネスチャット導入時は、いきなり全社で使用開始をするのではなく、まずは試験的に導入してみましょう。

例えば、試験的に期間を決めて、ある部署だけビジネスチャットを使用してもらい、使用感や不便なポイントをヒアリングします。

期間終了後に、運用に関する課題を洗い出し、ルールのブラッシュアップをおこないましょう。

実際に運用しないと見えない改善点を試験段階で見つけておくことで、本格的に導入した際の混乱を防げます。

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ビジネスチャットは、気軽で効率的な情報伝達を可能にし、社内外のメンバーとのコミュニケーションの活性化に役立つITツールです。

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