ビジネスチャットを運用する上でのルールとは｜マナーやNG行為についても解説 

近年、円滑な社内コミュニケーションや業務効率化のため、ビジネスチャットツールを導入する企業が増加しています。

ただ、ビジネスチャット導入という新たな試みに対し、どのような社内ルールを設定すべきか迷っている担当者もいらっしゃるでしょう。

ビジネスチャットは、ルールを設けて利用者全員が正しく利用することで、初めて効果が得られるものです。

本記事では、ビジネスチャットを活用するうえで、どのようなルールを設定をするべきかまとめました。

ビジネスチャット運用のためにルールが必要な理由

ビジネスチャット運用のためにルールが必要な理由としては主に2つ挙げられます。

1つは「ビジネスチャットの利用を浸透させるため」です。

ビジネスチャットを導入する目的は企業によって異なり、「社内コミュニケーションを活発化させるため」「情報・資料共有を迅速にするため」「業務効率化のため」など、さまざまです。

しかし、導入する目的があっても、社員にビジネスチャット自体が浸透しなければ意味がありません。

ですので、ビジネスチャットの利用を浸透させるためには、まず、ビジネスチャットを使う方法やルールを明確にし、社員に示すことが重要となります。

ビジネスチャット運用にルールが必要な2つ目の理由として「トラブル防止」が挙げられます。

ビジネスチャットはメールと比べ、気軽なコミュニケーションが可能な一方、チャット上のやり取りでトラブルや問題が発生する恐れがあります。

例えば、言葉遣いや業務と無関係なやり取り、時間外のメッセージがトラブルのもととなり、社員同士の関係の悪化につながることも。

トラブルを避けて、円滑なコミュニケーションをとるためにも、ルールの設定は欠かせません

ビジネスチャット運用のためのルール7選

ビジネスチャットを運用するうえで、具体的にどのようなルールがあるのかを以下に示しました。

• 連絡可能な時間帯を設定する
• メールとの区別を明確にする
• 連絡事項に対しては必ずリアクションをする
• 新規グループチャットの作成基準を設定する
• ユーザー・グループ名の表示名に規則を設ける
• チャットに投稿してはいけない事項を定める
• 利用権限を設定する

それでは、具体例を示しながら1つずつ見ていきましょう。

連絡可能な時間帯を設定する

連絡可能な時間をルールとして設定し、業務時間外に仕事の対応をするという事態を防ぎましょう。

例えば「緊急の場合を除き、休日の利用は原則禁止」「メッセージのやり取りは9〜18時まで」といったルールが挙げられます。

ビジネスチャットは場所・時間に関わらず手軽に利用ができる点はメリットですが、プライベートの時間と区別をつける必要があります。

メールとの区別を明確にする

ビジネスチャットとメールの区別をつけることもルールとして設定した方が良いでしょう。

それぞれの使い分けをしておかないと、ビジネスチャットの利用率が上がらない原因になります。

• 社内のやり取りはビジネスチャット、社外とのやり取りはメール
• 契約書のやり取りといったフォーマルなシーンはメール
• 連絡手段はビジネスチャットのみにする（メールは原則廃止）

以上のように、メッセージをやり取りするシーンや自社の意向にそって使い分けると良いでしょう。

ただ「この場合はチャット（またはメール）」と細かくルールを決めるのは混乱のもとですので、注意しましょう。

連絡事項に対しては必ずリアクションをする

ビジネスチャットにはスタンプや絵文字といった便利なリアクション機能があります。

その機能を活かして、連絡事項に対し、必ずリアクションするといったルールとして決めておくと良いでしょう。

リアクションを義務化することで、誰が連絡を確認したかが一目で分かり、テキストで返信するよりも手軽かつ迅速にコミュニケーションが取れるためです。

例えば、業務連絡を確認した場合の返信方法として「『了解』のスタンプでリアクションする」といったルールが挙げられます。

そのため「連絡事項に対してはリアクションをする」といったルールを設けることも検討してみましょう。

新規グループチャットの作成基準を設定する

新規グループチャットを作成する基準についてルール化しておくことも望ましいです。

グループを作る基準を定めなければ、グループが自由に際限なく作られてしまうほか、業務に関係のないグループ作成がされる恐れもあります。

「部署別で作成する」「プロジェクトメンバーで作成する」と決めておくと、業務に必要なグループだけが作成されます。

ユーザー・グループの表示名に規則を設ける

ユーザー・グループの表示名に規則を設けるルールも必要です。

規則性を持たせることにより、ユーザーの所属、どういった目的のグループなのかが明確になります。

例えば「個人ユーザー名は『部署名/本名』にする」「グループ名は『プロジェクト名』『部署名』にする」など一目でわかる規則を設定すると良いでしょう。

チャットに投稿してはいけない事項を決める

ビジネスチャットのやり取りにおいて、投稿してはいけない内容を決めておくこともルールとして必要です。

ビジネスチャットは気軽なコミュニケーションが可能なことから、仕事上不要なやり取りが発生するケースもあります。

• 愚痴や誰かの悪口
• 士気を下げるようなネガティブな内容
• プライベートな内容
• トラブル・問題のもとになる内容

ビジネスチャットは、あくまで仕事上のやり取りをするツールとして扱い、公私を分けるためにも、投稿してはいけない内容を決めるルールは必要です。

利用権限を設定する

利用権限を設定することもルールとして重要です。

利用権限の設定をすると、トークの閲覧やメッセージの送信、メンバー管理の操作（招待や削除）に制限をかけられます。

特に大人数のグループチャットの場合、利用権限を制限しなければ、メッセージが大量になるといった事態になりかねません。

そのため、ビジネスチャットにおいては、利用者権限の設定をルール化しておくことをおすすめします。

ビジネスチャットの利用で守りたいマナー

ビジネスチャットを利用した円滑なコミュニケーションのためには、利用する個人のマナーも必要です。

そこで、ビジネスチャットを利用するうえでの、基本的なマナーをご紹介します。

• 要点を簡潔に連絡する
• 早めの返信を心がける
• メッセージの宛先を明確にする
• プライバシーに配慮したやり取りをする

要点を簡潔に連絡する

ビジネスチャットでは、要点を先に述べるようにすることがマナーです。

簡潔に連絡するためには、以下のような点に注意しましょう。

• 確認事項を箇条書きにする
• 【質問】【確認】など一目でどんな要件かが分かるようにする
• 結論から述べる

上記のように、簡潔なテキストにして送ると分かりやすいですし、情報が誤って伝わってしまうリスクも減らせます。

早めの返信を心がける

スピーディーなやり取りが可能というビジネスチャットの良さを活かすためにも、可能な限り早めな返信を心がけるとベター。

すぐに回答できない場合は「○時までに対応します」といった返信があるだけでも印象が良くなります。

メッセージの受信に早く気付くためにも、通知設定をしておくと良いでしょう。

メッセージの宛先を明確にする

発信者は「TO」「＠」といったメンション機能を活用して、相手にメッセージが確実に伝わるようにすることもマナーです。

特にグループチャットの場合、宛先を明確にしないと、誰に対するメッセージなのかが分からなくなってしまいます。

メッセージを伝える相手を明確にすることで、相手は「自分にメッセージが来た」と認識できますし、メッセージに関係ない方は対応をせずに済みます。

プライバシーに配慮したやり取りをする

個人のプライバシーに配慮したやり取りを心がけることも大切なマナーの1つです。

例えば、個人情報を含む内容を、相手の了承なくグループチャットで情報共有することはマナー違反になります。

ビジネスチャットの利用でのNG行為

ビジネスチャットにおけるNG行為は以下の3つが挙げられます。

• メッセージに対し反応しない
• 業務の関係のないメッセージのやり取り
• 過度な即レスを求める

いずれも相手に不快感を与えたり、業務に支障が出たりと問題に発展する場合があるため注意しましょう。

それでは1つずつ解説します。

メッセージに対し反応をしない

ビジネスチャットに限らず、メッセージに反応しないことはNG行為です。

相手に失礼であるのはもちろん、反応がないことで「メッセージの内容を確認・理解をした」という意思表示が伝わらないためです。

メッセージを通して意思疎通をスムーズにすることは業務の進行にも関わるため、メッセージに対する反応は必ずしましょう。

業務に関係のないメッセージのやり取り

ビジネスチャットは気軽にメッセージのやり取りができるメリットがあります。

しかし、ビジネスとは関係のないやり取りが生じやすく、重要な情報が流れてしまう、話が進まないといった状況につながることもあります。

業務とは関係のない話題でやり取りする際は「プライベート用のチャットで連絡する」「雑談用のチャットルームでやり取りする」といった区別をつけましょう。

過度な即レスを求める

「早めの返信を心がける」というマナーについては先に述べた通りですが、だからといって相手に対し、過度な即レスを求めないようにしましょう。

過度に即レスを求めることで、相手が返信に対しプレッシャーを感じてしまいます。

「早めの返信を心がける」という心がけは大切ですが、相手に強要するのは避けましょう。

ルールを決めてビジネスチャットの運用をスムーズに

ビジネスチャットツールには、コミュニケーションの活性化や情報共有の迅速化などさまざまなメリットがあります。

ただ、それらのメリットはルール通りにビジネスチャットが正しく運用できた場合の話です。

ビジネスチャットの機能やメリットを最大限に活かすためにも、今回ご紹介したようなルールを設定し、スムーズな運用につなげましょう。

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