タスク管理の考え方や必要性を解説

会社で働くビジネスマン、家事や育児の隙間時間で働くフリーランスなど、何らかの仕事に従事している場合は、ほとんどの方が日々のタスクに追われているのではないでしょうか。

タスクの期限が間近、やるべきタスクが山積み…という忙しい日々から抜け出し、効率よく仕事を進めるために必要なのが「タスク管理」です。

しかしタスク管理といっても、「タスク管理の考え方や捉え方がわからない…」と悩まれる方も少なくありません。

そこで今回は、タスク管理とは具体的にどのようなことを指すのか、タスク管理に必要な考え方を一つ一つ紐解いていきたいと思います。

タスク管理の考え方

タスク管理の目的とは、当然ですが「日々のタスクを管理をする」ということを指します。

しかし、「タスク管理の考え方がわからない」と、タスク管理についてどう考えたらよいのか悩んでしまい、実際に行動に移せないというケースがあります。

そこでまずは、日々の業務をタスク化するまでの流れを把握することから始めましょう。

【業務をタスク化するまでの流れ】
①業務を洗い出して作業リストを作る
②「一目で何をすべきか理解できる」まで粒度を小さくしてタスク化する
③重要度や緊急度を見極めて優先順位をつける
④スケジュールに落とし込んで期限を設ける

このようにあらゆる業務を「作業レベル」まで分解することで、やるべき業務やタスク完了までの過程が見える化され、どのような考え方をベースにして行動すべきなのかが具体的に把握できます。

また優先順位をつけることで、期限の設定やスケジュールへの落とし込みが行いやすくなり「どのタスクから取り掛かろう…」と考える時間が省けるため、作業効率がアップします。

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タスク管理の必要性

「なぜタスク管理が必要なのか…」「自分の頭の中だけでタスク管理ができたら楽なのに」と、いまいちピンときていない方もいるのではないでしょうか。

ここでは、タスク管理の必要性を通して、その考え方について解説します。

やるべき仕事が「見える化」できるから

タスク管理において重要な考え方の一つに、仕事を「見える化する」というものがあります。

例えば「資料を作成してメールで送る」という仕事があった場合、リサーチ・資料作成・チェック・メールに添付して送るというように、できる限り細かく分解することが大きなポイントです。

このように仕事を細分化し、業務内容とフローを可視化することで、進捗状況や工数の見積もりが把握できる様になります。

タスクの優先順位が把握できるから

前述した「仕事の見える化」を行うことで、「今どんな仕事があるのか」が具体化でき、優先順位がつけやすくなります。

タスクを複数抱えていると、急ぎで取り掛かる必要があるタスクや、特に急ぎではないタスクなど、さまざまな内容のタスクが出てきます。

それぞれのタスクに対して優先順位をつけて、それに沿って作業を進めることで、効率よく仕事が進むようになります。

仕事の抜け漏れが予防できるから

適切なタスク管理は、「仕事の抜け漏れ防止」にも効果的です。

例えば、タスクの抜け漏れの原因のひとつに「自分の頭の中でタスク管理をする」というものがあります。

「忘れないだろう」と、タスクを書き出さずに自分の頭の中だけで記憶してしまうと、「うっかり忘れてた…」となるリスクが高まります。

そのためやるべきタスクを事前に書き出して、もしタスクを忘れてしまってもすぐさま思い出せるように、タスクの記録を残すなどの工夫が必要です。

効率よく仕事が進められるから

タスク管理の最大のメリットは、「効率的に仕事が進められる」ということです。

タスクに優先順位をつけ、タスク完了までの過程を見える化することで、仕事の効率化が図れたりタスクの抜け漏れを事前に予防したりすることができます。

またタスクに期限を設定すると、期限内に業務を遂行することへの意識が高まり、生産性アップにつながります。

チームマネジメントが行いやすくなるから

仕事を効率よく進めて、高い成果を導くために必要なのものの一つがチームのマネジメントです。

的確なタスク管理とマネジメントを行うことで、「進捗は順調か」「トラブルは発生していないか」などと客観的に見ることができ、業務全体が把握しやすくなります。

また、チームメンバーの実績や進捗状況はもちろん、期限遅れや負担になっているタスクなども明らかになるため、事前にフォロー体制を整えたり期限延長などの調整が行いやすくなったりします。

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タスク管理に対する考え方のポイントやコツ

タスク管理のポイントやコツを把握することで、タスク管理に対する適切な考え方が持てるようになります。

ここでは、タスク管理のポイントやコツを通して、その考え方について解説します。

担当者や期日を決める

複数人でこなす仕事だったり、自分がやるより他の人が進めた方が早かったりするタスクの場合、あらかじめ担当者や期日を決めるのも、仕事を効率よく進めるためのひとつの方法です。

他のメンバーに仕事を任せることで、自分は重要度が高い仕事に集中できるといったメリットが生まれます。

また期日を設けることで、「この日までにタスクを完了させる！」といった意識が芽生え、生産性の向上につながりやすくなります。

このようにタスク管理は「自分がやるべきタスク」「他の人に任せるタスク」に分け、場合によっては「期日を設定する」という考え方を持つことで、効率的に仕事を進めることができます。

タスクの整理や調整をこまめに行う

タスク管理をうまく進める人は、タスクの調整を頻繁に行います。

基本的に、業務開始時に今日やるべきタスクの確認をして、1日の流れを把握します。それと同時に完了済みのタスクは削除したり、納期ギリギリのタスクは期限を伸ばしたりするなどの調整をします。

このようにタスクの調整をその都度行うことで、期限切れのタスクが出ることを未然に防ぐことができ、大事なタスクが流れてしまうといったことも予防できます。

タスク化と同時に必要な情報などを明記する

タスクを作成するのと同時に、必要な情報を記載し内容を充実させることで、スムーズに仕事を進めることができます。

しかし、いざ仕事に取り掛かろうと思った時に、必要な情報や資料探しから始めてしまうとタスク完了までに時間を要してしまうことも。

このようなことを防ぐためには、事前に仕事の情報を充実させることで、すぐさま作業に集中することができます。

このようにタスクを作成する場合は、担当者が仕事に取り掛かるときに「作業がしやすいように、仕事の内容や情報をわかりやすく明記する」という考え方を持つことが大切です。

誰でも簡単にタスク管理ができる方法とは

タスク管理を行うには、次のような方法があります。

• 手帳やカレンダーに手書きする
• エクセルやスプレッドシートを使う
• タスク管理専用ツールを使う

このように手書きで行うアナログの方法と、パソコンやスマートフォンなどを使用してタスク管理をするデジタルの方法があります。

タスク管理を適切に進めるためのポイントは、「タスクの確認がしやすい」「タスク管理のツールを一元化する」ということ。そしてそれが当てはまるツールを選ぶことで、タスク管理が行いやすくなり、タスク管理に対して適切な考え方を持つことができます。

そのため、マルチデバイスに対応しているタスク管理ツールを使用するのがよいでしょう。

タスク管理ツールなら「SONR」がおすすめ

タスク管理をもっと楽に円滑に行うなら、機能が充実しているタスク管理ツールを活用するのがおすすめです。

タスク管理ツール「SONR（ソナー）」は、インターネット環境があれば、パソコンやスマートフォンなどで手軽にタスク管理や情報共有ができます。

SONRは、オンライン上で円滑なコミュニケーションがとれるツールで「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単にタスクの設定や確認ができます。

また、自分に関わりのある情報やタスクがまとめて表示されるのがSONRの特徴で、SNSのタイムラインのように、ニュースフィードをスクロールしながら一目で確認が可能。

情報を確認したら、「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示に。ワンクリックでフィードの整理ができ、重要な情報が流される心配がありません。

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