タスク管理を円滑にする分類法や考え方とは？ストレスフリーなタスク処理を！
タスクに期限が設定されている場合は、当然ですが期限内に全てのタスクを完了させる必要があります。
しかし、仕事の量が増えタスクの数が多くなると、「何から手をつければよいのか分からない…」「タスク管理自体に時間を費やしてしまっている…」といった場面が増えてくる可能性も。
そこで重要なのが「タスク管理」で、それぞれのタスクを適切に分類・整理することが非常に重要なポイントになります。今回は、タスク管理を楽にする分類方法をご紹介します。
目次
タスクを分類して管理するメリット
ここでは、タスクを分類するメリットについて詳しく解説します。
タスク管理が楽になる
タスクを適切に分類することで、タスク管理自体が楽になります。
そもそもタスクは業務効率化のために行うものですが、仕事量が増えると自然とタスクの量も増え、優先度やスケジュールの設定が難しくなるため、タスク管理に多くの時間を費やしてしまう場合があります。
そういった状況を避け、自分がやるべき業務に集中して取り組むためには、タスクを適切に分類することが重要です。
スケジュールや優先度が設定しやすい
タスクを適切に分類することで、やるべき業務が可視化されるため、重要度や緊急度の高いタスクが明確になりスケジュールに落とし込みやすくなります。
また、タスクを分類し優先順位をつければ、「次は何をやればいいのか」と考える時間や労力が省かれ、効率的に仕事を進めることができるメリットがあります。
精神的ストレスの減少
タスクを上手くコントロールすることで、やるべき仕事に集中することができ、それが精神的ストレスの軽減につながります。
対してタスク管理ができていない状態だと、期限切れのタスクなどが増えてしまいます。
それが「気になるタスク」として頭の中に残ってしまうことで仕事に集中ができなくなり、またタスク管理ができなくなる…という悪循環に陥ることも。
こうした状態を避けるためには、タスクそれぞれを適切に分類し、納期や作業時間の調整をしておくことが必要です。
関連記事：タスク管理が上手い人の特徴とは？管理が上手くなるメリットやコツ
タスク管理を円滑にする分類法や考え方
タスクは分類して終わりではなく、「本当に今自分が取り組むべきか」「何をどの順番でやるべきか」などを明確にし、効率的に処理を行うのが理想的です。
ここでは、タスク管理を楽にする分類法や考え方をご紹介します。
マトリクス
タスク管理の手法として、「時間管理マトリクス」というものがあります。
これは、「重要性」と「緊急性」をそれぞれ縦軸と横軸に設け、4領域のマトリクスにタスクを分類して優先順位をつける手法です。
マトリクスを図で表すと、以下のようになります。
| 緊急 | 緊急ではない | |
|---|---|---|
| 重要 | 第1領域 ・納期の迫った仕事 ・顧客からのクレーム ・突発的な人員不足の対応 ・ミスやトラブルへの対応 | 第2領域 ・準備や計画 ・人間関係作り ・業務改善 ・ミスやリスク対策 ・自分磨きや勉強 ・適度な息抜き |
| 重要ではない | 第3領域 ・重要ではない連絡 ・重要ではない打ち合わせ ・重要ではない納期が近い案件 | 第4領域 ・何もしない時間 ・その他無意味な活動 |
第1領域：重要度が高く緊急度も高いタスク
第2領域：重要度が高いが、緊急度が低いタスク
第3領域：緊急度が高いが、重要度が低いタスク
第4領域：重要度も緊急度も低いタスク
優先度が最も高いタスクが「第1領域」で、真っ先に取り掛かるべきタスクにあたります。
また、仕事で継続的に大きな成果を得ている人は、第2の領域の活動を重視している方が多いです。第2領域の活動は第1領域への事前対処となるため、大きな成果につながりやすいです。
次に、第3領域のタスクは重要なタスクではないとされていますが、業務に関わる小さな疑問の解決や良好なコミュニケーションを築くための大事な領域でもあります。
そのため全て無くすのではなく、必要最低限の時間で済むように心がけるのがポイントです。
そして第4領域は、減らせるものをできる限り減らすようにしましょう。ただ、何もしない時間は適度な休息とは別物です。休息は仕事の集中力アップのために必要なので、それぞれ個人の生活や体調に合った休息時間をとるようにしましょう。
GTD
GTDとは、「Getting Things Done（物事をやり遂げる）」という意味の頭文字が語源となっており、目的の達成や仕事の生産性を高めるためのタスク管理術です。
やるべきタスクが多くあると「何から手をつけたらよいのか分からない…」となりがちですが、GTDのメソッドに沿ってタスクを分類することで「目の前の仕事に注力できる」という効果を得ることができます。
GTDの基本的な流れは以下の通りです。
Step1.収集：把握する
Step2.処理：見極める
Step3.整理：加工する
Step4.更新：見直す
Step5.実行：行動する
まず「1.収集」では、業務の把握をすることから始めます。やるべきタスクはもちろん、未着手のものから大きなタスクまで、とにかくすべて書き出すのがステップ1です。
次に「2.処理」、書き出したタスクを見極め「このタスクは何だろうか？」と自問するのがステップ2です。この時点で「具体的な行動は何か」を明らかにします。
ステップ2では、次のルールを設けます。
- 「2分以内に処理できそうなタスク」は今すぐ片付ける
- 「自分でやるべきでないタスク」はやらずに一旦保留にする
この2点のルールを徹底することで、小さなタスクが一気に片付き、自分のタスクも減らすことができます。
「3.整理」では、ステップ2で見極めたタスクを具体的な行動に落とし込むために、「いつでも行動に移せる形にする」のがステップ3です。
具体的には、細分化や優先順位の設定などを行い、タスクを「いつまでに何をやるべきか一目で理解ができる」までタスクを洗い出し、粒度を小さくしてすぐに着手できる状態にします。
そして「4.更新」では、一度作成したタスクを数日〜週1程度のペースで見直し、必要に応じて更新をします。
タスクの内容や優先順位は日々変化することがほとんどです。そういった状況に合わせてタスクの状態を常に最新にすることで、タスクを実行する際にすぐさま行動に移すことができます。
最後の「5.実行」では、これまで各ステップを踏んで整えられてきたタスクを「実際に行動に移す」のがステップ5で、行動して「タスクを完了さることに集中する」という段階です。
このように、5つのステップに沿ってタスクを分類・整理をすることで、タスク管理が上手くできるようになります。
タスクの分類を実践する際のポイント
次の2点のポイントをおさえることで、より一層タスク管理がスムーズになります。
- タスクは常に確認しやすくする
- タスク管理のツールを1つに絞る
書き出したタスクは、いつでも確認できる状態にしておくことがベストです。タスクリストがいつでも確認できる状態だと、タスクを確認する習慣が身につき、タスクの処理や管理に対する意識が高まり、抜けや漏れの防止にもつながります。
「いつでもタスクの確認ができる状態にする」という点から見ると、スマートフォンやパソコンなどで使用できるタスク管理ツールを選ぶのが望ましいです。
また、タスク管理のツールが複数あると、どのタスクがどのツールに書き込まれているのか分からなくなるため、タスク管理ツールは一元化することをおすすめします。
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