タスク管理が上手い人の特徴とは？管理が上手くなるメリットやコツ
次々と舞い込んでくる仕事を円滑にこなすためには、効率的にタスク管理を行うことが重要です。
では、タスク管理を適切に行い、効率よくタスク処理を進めるにはどうすればよいのでしょうか。そこで今回は、タスク管理が上手い人の特徴や、タスク管理をうまく進める方法などを解説します。
目次
タスク管理が上手い人の特徴とは？
「タスク管理が上手い」とは、具体的にどのような人のことを指すのでしょうか。ここでは、タスク管理が上手い人の特徴をまとめます。
タスクの作成や整理を瞬時に行う
上手にタスクを管理する人は、必要に応じて瞬時にタスクの作成と整理を行います。
タスク管理が上手い人は、打ち合わせの後や最中にタスクを作成し、記憶が新しいうちにタスク化をすることで、タスクの抜け漏れやミスを未然に防ぎます。
また、タスクの作成や整理を行うタイミングは人それぞれですが、基本的に、始業時に今日やるべきタスクの確認を行い、業務終了後にはどれだけタスクが消化できたかを確認し、適切にタスク管理をします。
タスクの優先度を理解している
タスク管理が上手い人は、タスクの優先度を把握し、緊急度や重要度の高いタスクから処理をします。
逆に優先度が低いタスクは、時間に余裕があるときに処理することで、効率よく業務を進めることができます。
また「翌日急に優先度が変わる」といったケースも多々あるため、タスク管理が上手い人は、タスクの優先度の確認を毎日行うといった特徴があります。
タスクの処理時間を理解している
日々のタスク管理を上手く進めるには、それぞれのタスク処理にかかるおおよその時間を把握する必要があります。
そのためタスク管理が上手い人は、タスクごとの時間を把握し、1日や数週間単位でどれだけ業務を行えるのかを考え、生産性アップににつなげます。
もしタスクごとの処理時間が不明な場合は、担当者に直接聞くか、もしくは目標時間を設定するのもよいでしょう。
完了したタスクは削除している
タスク管理が上手い人は、タスクの整理も上手です。
「重複しているタスクはないか」「完了したタスクが残っていないか」というように、都度確認を行うため、重要なタスクが埋もれにくく、効率よく業務をすすめることができます。
逆にタスクの整理を行わずにいると、大事なタスクが埋もれやすくなるため、納期遅れやミスにつながるリスクが高まるので注意が必要です。
また、完了したタスクを別の場所にまとめることで、容易に完了済みのタスクを見返すことができます。
関連記事：タスク管理ができない人の特徴と原因とは？克服する方法7選
タスク管理が上手い人になるメリット
タスク管理が上手い人は、仕事に関するあらゆる面に良い影響を与えます。
ここでは、タスク管理が上手い人になるメリットを解説します。
スケジュールの管理がしやすくなる
タスク管理が上手い人は、自分が抱えているタスクの進捗や納期の確認を日々行い、「どのタスクを優先的に行うべきか」を常に考えています。
もし納期が間に合わないと判断した時は、納期を伸ばしたり他の社員にサポートを依頼したりするので、仕事のトラブルを減らすことができます。
このようにタスク管理が上手くできるようになると、仕事の調整がしやすくなり、スケジュールの管理がしやすくなるメリットがあります。
仕事の生産性が向上する
タスク管理を適切に行うことで、タスクの優先順位が明確になります。
「手間のかからないタスクは合間でやるか後回しにしよう」というように、計画が立てやすく無駄な作業を省くことができるため、仕事の効率がアップします。
また、タスクに設定されている目標時間や納期を意識して業務に取り組むことで、処理スピードが早くなり、生産性の向上につながります。
タスクの漏れやミスが事前に防げる
タスク管理を適切に行うことで、どのタスクがスケジュール通りに進んでいないのかを把握することができます。
納期に遅れそうなタスクを発見した場合、サポート要員をつけたり期日を伸ばしたりするなど、業務が円滑に進むように工夫や対策を行うことで、事前に納期遅れやミスを防ぐことができます。
タスク管理が上手い人の仕事の進め方やコツ
タスク管理が上手い人は、仕事の進め方にコツがあります。
ここでは、タスク管理が上手な人に共通する仕事の進め方やコツを解説します。
タスクの優先順位の決め方
タスク管理が上手い人は、タスクの優先順位のつけ方が上手いです。
全てのタスクに同等の労力や時間を費やすのは非効率なので、優先的に取り組むタスクを判断し、効率的に仕事を進めようとします。
そのためまず、仕事を業務ごとに細かく振り分けてタスクに落とし込み、「重要性」と「緊急性」の2軸にわけて優先順位をつけます。
- 重要・緊急
- 重要・緊急でない
- 重要でない・緊急
- 重要でない・緊急でない
以上の①〜④のように業務を振り分けることで、タスクの優先度が設定しやすくなります。
タスク化すると同時に必要な情報などを記載する
タスクを作成する際、業務内容に関わる情報や資料添付をすることで、スムーズに仕事を進めることができます。
タスク管理が上手い人は、タスク化すると同時に必要な情報を記載し、必要に応じて資料の添付や情報との紐付けを行います。
そうすることで、情報や資料を探す手間が省け、誰でもすぐに仕事に取り掛かることができます。
やらないタスクを決めて仕事を振る
タスク管理を適切に進めるためには、「やらないタスクを決める」「仕事を振る」ということが非常に重要です。
自分ができるタスクであったとしても、「他の社員に振れるタスクだ」と判断した場合は、すぐに他に仕事を振ることで、自分は重要度が高い仕事に集中できます。
このように、タスク管理が上手い人は「やるべきタスク」と「やらないタスク」に分け、効率的に仕事を進め、高い成果につなげます。
タスク管理が上手い人が利用する方法やツール
ノート・ホワイトボード
誰でも確実に手軽にタスク管理ができる方法として、手書きのノートやホワイトボードが有効です。
ノートやホワイトボードはデジタルではなくアナログなので、デジタルに苦手意識のある方に特に向いている方法です。
ノートやホワイトボードは会社に備わっているケースが多いため、新たに備品などを購入する必要がなく、手軽にタスク管理に取り組みやすいメリットがあります。
またこれらでタスク管理をする際は、業務内容を簡潔に「箇条書き」にすることで、仕事の内容が把握しやすくなり、タスクの管理がスムーズに行えます。
さらに、タスクが現時点でどのような状態なのか「未完了・処理中・完了」など、「状態を必ず記載する」というルールを設定することで、ミスや納期遅れを未然に防ぐことができます。
カレンダー
毎月や毎週のタスク管理には、アナログもしくはデジタルのカレンダーを利用したタスク管理がおすすめの方法です。
アナログな方法では、卓上カレンダーなどを利用し、デジタルな方法では、スマホやパソコンのカレンダーアプリを利用するとよいでしょう。
アナログのカレンダーは目につく場所や毎日みるカレンダーに設置し、デジタルカレンダーは通知機能を活用すると、より効果的にタスク管理が行えます。
デジタルタスク管理ツール
デジタルのタスク管理ツールは、インターネット環境があれば、パソコンやスマートフォンなどで手軽にタスク管理や情報共有ができます。
リアルタイムでコミュニケーションがとれ、タスク管理はもちろん、納期や内容の指定から資料の添付まで、仕事に必要な情報をスムーズに共有することができます。
またタスク管理ツールの機能によっては、タスクが完了したら画面上からタスクごと非表示にでき、タスク整理が捗りやすいのもデジタルツールのポイントです。
さらに完了したタスクの内容を、後から見返すことも簡単にできます。
タスク管理をするなら「SONR」の活用が効果的
タスク管理を適切に行うには、円滑な情報共有やコミュニケーションが必要です。
コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、毎日の業務に関する情報のやりとりはもちろんのこと、重要な社内周知や外部のお客様とのやり取りにも利用することができる、グループウェアです。
「SONR」は、オンライン上で円滑なコミュニケーションがとれるツールで「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に投稿の確認や返信、社内周知の確認やメモとしてトップ画面にピン留めができます。
自分に関わりのある情報やタスクがまとめて表示されるのがSONRの特徴で、ニュースフィードをSNSのタイムラインのように、スクロールしながら一目で確認が可能。
情報を確認したら、「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示に。ワンクリックでフィードの整理ができ、重要な情報が流される心配がありません。
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