ソフトやツールの多用で複雑になっていた社内のコミュニケーションを改善。情報も探しやすくなり、生産性がUP。
社員の育成の観点からあえて情報共有することで、社員のモチベーションアップや人材育成にも活用している。

理化学機器の販売や、大学研究機関に研究機材を販売する研究支援事業に加え、介護のリハビリに特化したサービスを提供するヘルスケア事業の2つの事業を展開する株式会社ミクセル。2018年には新たにリハビル&運動ステーション「元氣ジム」を開設したばかり。現在、広島本社、東京支店と2カ所の事業所を構えて運営している。

これまで社内で他のグループウェアを使用していたが、機能が多く、どこにどの情報があるのかが分かりづらくなっていたという同社。また、並行してLINEやメールも活用していたため、いろんなフォーマットを使い分けながらのコミュニケーションが複雑に。知りたい情報を辿るにも時間的ロスが発生していたそう。

SONRの導入によってこれらの課題がどう解消していったのか、島社長と阿須賀様にお話を伺った。

島社長：社内はもちろん、お客様ともLINEでやりとりをすることがあったのですが、法人でなく個人のアカウントでのやりとりはやはり抵抗があり…。セキュリティ面でも気になっていました。
「添付があるからメールで」や「緊急性が高いものはLINEで」としているうちに、情報が分散していました。
同時に「関係するお客様ともグループ内でやりとりができると利便性も高まるよね。」という社内の声もありました。

阿須賀様：以前活用していたグループウェアソフトは、現場の人間にとって携帯電話での使い勝手が悪かったという点も。
またコミュニケーションツールが多かったため、社員が発信する内容によって「それは掲示板にアップする内容だろう」「それはメールじゃなくていいだろう」と社内での行き違いもよくありました。

島社長：コミュニケーションツールを有効活用するために「SONR」を検討し、まずは導入前に無料版をテストしたのですが、最初は正直違いがよくわかりませんでした。
ただ、色々なツールを使っていくうちにそれぞれのツールの短所が見えてくるように…。

そこで再度SONRのお話を聞きました。
SONRはシンプルで使いやすく、過去のコミュニケーションを引き出すスピードがアップしましたね。知りたい情報が「どこにあったっけ？」というやりとりも減りました。
以前より社員からの発信も増え、セグメントが分かれていないので、見える範囲でのコミュニケーションが増えたと思います。

島社長：メールのデータの蓄積を変える必要があったので、社員からは「ええ～」という声も（笑）。これは「SONR」に対して、というよりも、ビジネスツールをクラウド化していくことに対してですね。

それでも導入することで漫然としていた仕事を見直すきっかけになりました。
ツールの機能が多いと複雑化しますが、今はツールの上限内で自分たちの仕事をコンパクトにしていくことを目指しています。やっている作業もシンプルになってきました。

島社長：見たか、見ていないかわからなかったものが、「了解」ボタンがあることでわかるようになったというのは私たちのコミュニケ―ションの中では大きいです。
社内のコミュニケーションは特殊な例以外はSONR以外使わないようにしているので、社内メールを装ったウイルスの侵入のリスクも減ったと思います。

阿須賀様：マネージメントする側からすると、メンバーごとにボードが立つと、社員にとっては「このブロックに選ばれている」という意識づけがしやすくなったと思います。ここから社内の自分のファンクションを感じることができるのではないでしょうか。

今は直接関係がない場合も、「将来的にこの社員にはこのメンバーに入って情報を知っておいてもらおう」と意図的にメンバーの組み方を変えたりもしています。

阿須賀様：実際、社員によっては「このメンバーに招待された！」と喜びの声を聞くことも。現状のやりとりや情報を見ておいてもらえるし、「SONR」を社員の育成の一環として活用している部分もあります。

島社長：幹部用、社員用、事業部ごとなどにボードが立っています。最初はむやみにボードを増やさないようにしていたのですが、自然と増えました（笑）。けど、社員に所属意識やファンクションを理解させる意味では、細かく分かれていても問題はありません。

また3カ月に1度、社員と役員が1on1ミーティングをしており、全社員のボードを立てて議事録を残しています。面談自体は1対1ですが、その上の縦のラインの人間がそれらを見れるようにしているので、私からコメントを入れることもあります。面談前に「SONR」を開けば、前回の面談内容の振り返りも簡単なのがいいですね。

まだうまく使えていませんが、本当は社員が部下への指示もどんどんボードに書いていってほしい。部下をどういう風に育てていけばいいかを私たちも見ることができますからね。

阿須賀様：私たちも日々、悩んだことやわからなかったとは業務改善のヒントになるからノートにしておけと社員に言ってますが、それらの気づいたことを「SONR」にアップしていくと、ノウハウの蓄積にいいですよね。社員育成のデータにもなりますし、私たちも改善すべきポイントが見えてくる。後に、新人でも過去のできごとやトラブル、やりとりを見てもらえる。「先輩たちはこんなこと学んだんだな」「こうやっていたんだ」と参考にしたり、比較したりができると思います。

島社長：「SONR」からは“生産性向上”をコミュニケーションツールで図るメッセージを受け取ってます。今私たちが直面している生産性向上につながることは、社内で起こっていることをどう生かすか。やりとりの中に含まれているノウハウをどう集積するか。社員や私たちがそれらをどんどんアップしていけたらいいですね。

島社長：今後はヘルスケアを多店舗展開していこうと思っていいます。そうなると普段顔を合わせない社員さんが増えていく中で、非接触型の社員同士がいかにデジタルでコミュニケーションを図っていくかが課題。社風を持続していくことも難しいので、「SONR」を組織の運営にうまく使っていきたいです。

島社長：検討をされているならば、百聞は一見に如かずだと思います。どれだけ使いやすいかやメリットは、使ってみてどんどん分かってきました。
阿須賀様：ITリテラシーが高い企業であればあるほど、シンプルさが身に染みると思いますし、逆にITリテラシーが高くない「うちに使いこなせるのかな」といった企業には敷居が低く、導入しやすいのではないでしょうか。“シンプル”というのが後々効いてくるツールだと思います。「SONR」を一回使ってみると、その効果が実感できると思います！