タスクごとの進捗や共有したい情報の見える化に成功。社内で発信したことが成果に繋がるようになった。

“親子３世代が団らんしながら安心して暮らせる地域づくり”をモットーに、大阪・東大阪市で「住宅型有料老人ホーム あまいろ荘」を開業した株式会社コロレ。その後近隣地域に「はないろ訪問看護ステーション」、「ときいろケアプランセンター」、「はないろ保育園」をオープンさせ、介護を中心に4つの事業所を展開している。

事業所によって業務内容やスタッフはバラバラ。上からの指示があれば、その指示がどう進んで、それが終わったのか終わっていないのかが分からない状況が多々発生していたそう。案件が多ければ多いほど、それぞれの状況が把握しづらい事態に。また従来使用していたLINEやメールなどのコミュニケーションツールでは多くの情報を共有することが難しく、事業所ごとに独自のルールが発生するなど社内でまとまりがなくなっていたことも。

こういった課題に「SONR」を導入することでどう解消したのか、林社長にお話を伺った。

林社長：ちょうど社内の仕組みづくりに注力していた時期に「SONR」に出会い、取り入れることになりました。事業所が4つあると、知らない間に各々でルールが決まってしまっていることも…。情報を共有してみんなが一つの方向を向ける方法を探していたので、連絡、報告、相談のツールとして活用できると思いました。

林社長：「SONR」では「了解」ボタンがあるので、一つひとつの項目に対して、スタッフが明確に「見た」ということが判断できるようになり、指示を出した方も安心できるようになりました。以前使っていたLINEなどでも既読が分かる機能があったのですが、本当にしっかり見ているのか、ながら見しているのかが分かりませんでしたからね。知りたい情報を一つの項目ごとに遡れるのも管理しやすくて助かっています。

解決したタスクについては、発信者が「終結します」と「確認」ボタンを押してタスクを非表示にするというルールを作っているので、完了したものはそれで終わり。ホーム画面には常に未解決のタスクだけがある状態です。

あとは無駄な電話が減りました。カレンダーを見れば相手の予定が分かるので、発信する方はこの時間に相手が電話に出れる状態かどうか分かりますし、受信する側も何かをしながら電話に出れない、という状況がなくなったように思います。

林社長：特に問題なく使ってもらっています。無料のプランがあったので、実は最初は幹部メンバーだけで2カ月ほど使ってみたんです。自分たちが「SONR」というものを把握した上で、よかったら取り入れてみようと思ったので。

やっぱり最初はスタッフから「LINEの方が分かりやすい、使い慣れている」といった意見もあったのですが、実際に2カ月使ってみた上での良さをキチンと伝えて理解してもらいました。情報が共有できることはもちろん、特に私が会社を不在にしていることが多いので、カレンダー機能でスケジュールが把握できることもアピール（笑）。予定を見てもらえば、どの日に打ち合わせができるなど一目瞭然なので、社内での予定も組みやすくなりました。

林社長：事業所ごとに「連絡」と「依頼」というディスカッションボードを設けています。「連絡」は特に動向を追わなくてもよい報告のようなものをアップ。業者さんとのやり取りや、利用者さんの入院・退院状況、またこんなイベントをしたといったような報告がメインです。数日かかるような課題など、「何日までに」といった数字が入ってくるような案件は「依頼」にスレッドを立てて使い分けています。

また、社労士さんや税理士さんなど外部の人とも「SONR」でやりとりしています。就業規則や雇用保険、社会保険のことなども今どういう状況なのかリアルタイムで知りたい情報が分かるのがいいですね。有料老人ホームも保育園も個人情報を扱う仕事なので、「SONR」だとセキュリティ面もきっちりしているので安心です。

林社長：なかなか事業所同士の交流がないので、今後は深めてきたいですね。ビジョンに「3世代団らんコミュニティ」を掲げ、子どもやその親、おじいちゃんおばあちゃんが集う場を作りたい思いで会社をしているので、まずはその第一弾として保育園と老人ホームで合同の夏祭りを企てたばかり。そういったイベントの企画も「SONR」上でやり取りして進めています。

今介護施設が多く建っていますが、ヘルパーさん不足が深刻です。人の役に立ちたいと思って仕事に就いている人が多いはずなのに、特に大きな施設では現場が忙しすぎるのが現状です。できるだけ手の届く範囲で、スタッフもゆとりを持って介護ができるような環境にしたい。
そのためにも小規模の老人ホームを展開する予定です。ゆくゆくは介護の技術を身に付けたスタッフや看護師のいる美容室やホテルなど、身体的や精神的に困っている方が安心して利用できる場所を作れたら理想的ですね。

林社長：検討しているのは経営者の方が多いかと思うのですが、どこまで情報が共有できたのか、自分で発信したことが一つひとつ成果につながっているのかが見える化できるツールだと思います。今抱えている指示や依頼の明確な個数が分かり、一つひとつの課題がクリアされていくのが把握できるのは本当にありがたいです。