関係する情報を全員で確認することで仕事を予測し効率化。
ワークフロー改善で時間的ロスが減り新しい提案に注力。

石川県の総合印刷会社である宮下印刷株式会社。美大からの依頼でポスターを切り抜いてメッセージが書けるような特殊印刷や、日本酒のラベルに有名な漫画家を起用しお酒の新しい魅力を提案する企画印刷など、印刷を通して幅広い情報伝達を手がける。

手がける幅が広い分、毎月同時進行で動く制作案件を進める中で、社内の情報共有が課題だと感じていた同社。今まではリーダーが伝達していたが、全員に伝わっていないことも。文書化しないと忘れてしまう、文書化してもなくしてしまうといったことがあった。また、社内のイベントも回覧方式で情報を共有していたが、なかなか参加者が集まりにくい状況だったという。他にも、担当者不在時の来客対応の伝達漏れや、FAXの対応など時間的ロスが発生していた。
こういった課題にSONRを導入することでどの程度解消したのか、社長の宮下様と島様にお話を伺った。

島様 … 営業さんが外出するときに伝言を残すことがあるのですが、「SONR」に書き込んであれば内容を全員が知っているので、私が不在でも他の社員さんが来客対応できるようになりました。

宮下様 … それから、ファックスは紙で出さずにPDFで処理しているのですが、「SONR」はそれとの親和性がすごく良くて助かっています。

宮下様 … 「SONR」は、お客さんごとにボードを作って進捗を都度入れておけば、校正OKといった情報を全員が見られるので、ある程度自分の仕事の予測がつきます。スタッフも先読みして準備してくれているのでとても便利です。

宮下様 … そうですね。ルールは最低限しか決めていません。

島様 … これまではイベントを行うときは回覧を回して何日までに総務まで連絡を、という形でした。ただ、これでは総務以外の社員さんには誰が参加するのか分かりません。今は「SONR」上で「参加する人はここに書き込んで下さい」としているので、他の社員さんにも参加者が見えます。「この人が参加するなら私も参加しよう！」となり、一気にみんなが書き込んでくれることもあります。地域の清掃活動日など、これまではなかなか集まりにくかった行事も、その日のうちに参加者が決まるようになりました。

宮下様 … 清掃活動は日曜日の朝7時からだったのです。それにもかかわらず、15人全員が出てくれまして。見える化されたのがよかったのでしょうね。

宮下様…今後はSONRの顧客専用ボードに見積書も入れて、履歴が分かるようにしていますが、ゆくゆくはお客様の情報がすべてボードに溜まっていくようにしていきたいですね。

宮下様 … それはいいですね。お願いしたいです。B to Bの活用事例になりますね！

島様 … いいですね！電話やFAXですと確実かどうか不安があるので。

宮下様 … 複数のお客様でも大丈夫ですか？

宮下様 … 簡単に使えて「敷居はゼロ」です。仕事の進め方が大きく変わるので、ぜひ一度使ってみていただきたい。直感的に使えるのではないかと思います。忙しい人にこそ使って欲しいです。

島様 … 私は、物忘れ防止にいいと思います。「○○をお願い」と現場で聞いても事務所に上がると忘れてしまうので、「SONR」に上げてもらうことで確認できるのがすごく助かっています。それから、いろいろな仕事があっても書いてあれば予測が立つのでありがたいです。