コミュニケーションロスが起こる原因と3つの対策方法を解説

仕事の生産性や士気を高めるために欠かせないものが、仕事メンバー間での「コミュニケーション」です。

しかしメンバー全員が気をつけていたとしても、仕事の忙しさで情報共有がうまくいかなかったり、人によって解釈が異なる言葉を選んだりといったさまざまな理由で、コミュニケーションのロスは度々起こってしまいます。

そこで重要なのが、コミュニケーションロスの原因・対策を把握し、メンバー全員が認識することです。

この記事では、コミュニケーションロスが起こる原因や未然に防ぐ方法、コミュニケーションが円滑になるツールについて紹介してきます。

コミュニケーションロスとは？

コミュニケーションロスとは、意思疎通がしっかりとれておらず、コミュニケーション不足から起こるミスや損失、トラブルのことを指します。

ビジネスにおいて、社内だけでなく、社外でのコミュニケーションロスにも注意しなければいけません。例えば、顧客や取引先からのクレームなどのトラブルでは、業績に直結するような問題に発展する可能性があります。

コミュニケーションロスの対策をとることは、ビジネスを円滑に進めるために必要で重要な取り組みといえます。

テレワークではコミュニケーションロスが発生しやすい

テレワークは基本1人で仕事を行い、インターネットを使ったチャットやメールでのテキストコミュニケーションが中心となるため、そもそもコミュニケーションがとりにくい環境です。

直に会ってコミュニケーションをとる機会が減るため、リアルタイムで会話をすることが難しく、どうしてもコミュニケーション不足に陥ってしまいます。

一方、通勤が伴うオフィス環境では、ビジネスコミュニケーションはもちろん、偶然その場に居合わせた人とのたわいもない会話が弾み、相手の表情を見ながら話ができるため、自然とコミュニケーションがとれる環境です。

テレワークにおいて、コミュニケーションを円滑にするには、テレワークを前提としたコミュニケーションのルール作りやツールを導入するのがおすすめです。

関連記事：テレワークにおけるオンラインコミュニケーションの課題と解決法

コミュニケーションロスが起こる原因

コミュニケーション不足が続くと、業務効率の低下や人間関係の悪化といった、あらゆる面でトラブルが生じるリスクがあります。

まずは、コミュニケーションロスを防ぐために、しっかりと原因を把握し解決に繋げていきましょう。

認識のズレ・情報共有が不足している

コミュニケーションロスが最も発生しやすい原因は、「情報共有不足」と「認識のズレ」です。

いわゆる「報告・連絡・相談（ほう・れん・そう）」の不足で、連絡や相談をせずに、認識違いのまま作業を進めてしまうと、仕事のやり直しや修正などのリスクが生じてしまいます。

また、認識のズレは双方の業務内容の擦り合わせ不足によるものが多いです。

「この指示は”たぶん”こういう意味だろう」
「この指示の内容で”おそらく”わかってくれるはず」

以上のような推察が生じてしまった時点で、お互いの認識を合わせるためにミーティングを行うなどのコミュニケーションをとることが重要です。

チームメンバー同士の信頼関係が構築できていない

従業員同士の信頼関係が構築できていなかったり、仲があまりよくなかったりする場合は、そもそもコミュニケーションをとろうとせず、会話や議論の場を避けてしまいます。

そうなると、仕事の基本である情報共有や相談・連絡がスムーズにいかず、業務遂行に支障をきたしてしまいます。

関連記事：情報共有の重要性とは？共有不足で生じる問題点とその解決策

コミュニケーションロスを防ぐ3つの対策

コミュニケーションを活性化し、お互いの理解を深め、業務を円滑に進めるにはどのような対策を行えばよいのでしょうか。

ここでは、コミュニケーションロスを防ぐ方法を3つご紹介します。

個人それぞれがコミュニケーションの質・意識を高める

コミュニケーションロスは、仕事を行う環境や業務内容などによって引き起こされることがありますが、個人それぞれが持つコミュニケーション能力も重要なポイントです。

コミュニケーションは、相手との意思疎通や双方のリアクションが重要なので、片方が一方的であったり、全くリアクションや反応がない場合は、コミュニケーションが成立しません。

そのため、個人それぞれがコミュニケーションが円滑になるよう日々意識することや、ロスが起こってしまったらすぐに改善を行うことが大切なポイントです。

仕事の進捗とゴールを明確にし共有する

コミュニケーションロスを防ぐには、しっかりとしたルール作りをすることがコツです。

例えば、とある案件に対して指示を行う人は「誰が・いつまでに・何をするのか」を明確に指示。

仕事を受けとる人は、進捗の報告、相談を行い、コミュニケーションを密にとることが大事です。

「今月中に◯◯を10件仕上げる」というように、ゴールが数値化され、かつ具体的だと、仕事を行う側も目標を掲げやすく、モチベーションの維持にも効果的です。

コミュニケーションツールを導入する

コミュニケーションに専用のツールを使うのも、ひとつの手段です。

クラウド上で管理ができるツールを活用することで、リアルタイムでの情報共有が可能になります。

さらに、タスクとしてテキストで記録を残すことができるため、個々が都合の良い時に情報の確認ができ、勤務形態が多様なチームでもコミュニケーションロスが防げます。

また、コミュニケーションツールの機能によっては、スケジュールの登録やメモを残すことができ、テレワーク中のパソコンや、出先のスマホでもすぐに確認と記入ができて大変便利です。

コミュニケーションロスを防ぐには「SONR」の活用がおすすめ！

コミュニケーションロスの原因となる情報共有不足やタイムラグですが、SONRを活用すれば大部分が補えます。

SONRは、「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に円滑なコミュニケーションがとれます。

自分に関わりのある情報やタスクがまとめて表示されるのがSONRの特徴で、ニュースフィードをSNSのタイムラインのように、スクロールしながら一目で確認が可能。

情報を確認したら、「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示に。ワンクリックでフィードの整理ができ、重要な情報が流される心配がありません。

全国の中小企業1000社以上での導入実績があるSONRは、多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績があり、ITツールの使用に不安がある企業様でも、安心して導入いただけます。

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