ビジネスチャットの失敗例5選｜導入を成功させるためのポイントとは？

ビジネスにおけるコミュニケーションツールとして普及しているビジネスチャットですが、新たに導入する場合、手間やコストがかかるため失敗は避けたいものです。

中には、新しいツールを導入するにあたって「適切に運用できるだろうか」「自社のメンバーはうまく使ってくれるだろうか」と不安に思っている企業もあるでしょう。

事実として、社内コミュニケーションの活発化や業務効率化を目的にビジネスチャットを導入したものの、上手く活用ができず期待した効果が得られていない企業は存在します。

それどころか「導入しない方が良かったのではないか…？」という悲惨な結果になることも考えられます。

そこで本記事では「ビジネスチャットの失敗例を知って対策をし、導入を成功させたい」という企業に向けて、ビジネスチャットの失敗例や導入を成功させるポイントについてまとめました。

ぜひ失敗するパターンをチェックして、会社のビジネスチャット導入に役立ててみてください。

ビジネスチャットの失敗例5選

ビジネスチャットの導入を検討中の企業であれば「ビジネスチャット導入で失敗したくない」「上手く運用したい」と意気込んでいることでしょう。

ビジネスチャット導入にあたって、失敗例を知っておくことは導入を成功させる一つの要因となります。

そこで実際にあったビジネスチャットの失敗例5つをご紹介します。

1. ビジネスチャットの利用が浸透しない
2. 他のコミュニケーションツールとの使い分けが上手くいかない
3. 私的なやり取りが増える
4. 業務時間外にもメッセージをやり取りしてしまう
5. 使用方法やルールが確立しておらず社員が混乱

一つずつ失敗例を詳しく見ていきましょう。

①ビジネスチャットの利用が浸透しない

ビジネスチャットの失敗例の一つに「社員への利用が浸透しない」「一部の社員しか使ってくれない」といった例が挙げられます。

ビジネスチャットの利用が浸透しない理由としては以下が挙げられます。

• ビジネスチャットの機能が複雑で使いづらい
• 社員間でITリテラシーに差がある
• 新しいツールに対して苦手意識を持つ社員がいる
• 慣れるのに時間がかかる

円滑な社内コミュニケーションや業務効率化のため、ビジネスチャットツールを導入したとしても、社員の利用が浸透しなければ意味がありません。

それどころか社員間でビジネスチャットの使用頻度に差が出てしまうと、コミュニケーションがしづらくなり、結果的に導入しない方がよかったという事態に繋がってしまうでしょう。

社内のビジネスチャットツールの利用定着のためにも、シンプルで分かりやすいツールを選定することや操作方法の共有を丁寧に行うことが求められます。

②他のコミュニケーションツールとの使い分けが上手くいかない

ビジネスチャットが普及するまでは、社内のコミュニケーションの手段として、メールや電話、ファックスが主流でした。

そのため、ビジネスチャットツールの導入に伴い、従来のコミュニケーションツールであったメールや電話、ファックスの使い分けが上手くいかないという失敗事例も存在します。

使い分けが上手くいかない理由としては、従来のコミュニケーション手段であるメールや電話の方が使い慣れているあまり、ビジネスチャットの利用を避けてしまうことが挙げられます。

使い分けが上手くいかない事例としては以下の通りです。

• ビジネスチャットでの連絡が原則であるにも関わらず、年齢層が高めの管理職はメールで指示を出す
• ビジネスチャットを使うケースとメールを使うケースの線引きが曖昧

社員によって連絡手段が異なると、欲しい情報が見つけられなかったり、情報共有が適切に出来なかったりと、効率が悪くなってしまいます。

そのため、ビジネスチャットやメール、電話の使い分けに関するルール設定が求められます。

企業によっては「メール使用禁止」と大胆にルールを定めているところもあるため、思い切った施策も必要かもしれません。

ただ、社外のメンバーとのやり取りが必要な場合、メールが必要なケースもありますので、「社内はビジネスチャット、社外はメール」というような柔軟な対応も必要でしょう。

③私的なやり取りが増える

ビジネスチャットを導入したことによって、私的なやり取りが増えるという失敗例もあります。

ビジネスチャットはメール特有の文面や挨拶文が不要で、話しかけるような感じでメッセージを送ることが可能です。

またグループチャットだけでなく、1対1でのチャットも可能なため、オープンにしたくないやり取りもできます。

しかし、その手軽さが裏目にでて、業務に関係のない雑談がチャットで繰り広げられるということが発生してしまうことも。

その結果、無駄なやり取りが増え、業務の生産性が悪くなるということにつながるようです。

そのため、「私的なやり取りや雑談は禁止」といったルール設定や社員の意識づけをする必要があるでしょう。

④業務時間外にもメッセージをやり取りしてしまう

業務時間外や休日にメッセージのやり取りをしてしまうといったこともビジネスチャットの失敗例として挙げられます。

ビジネスチャットはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどマルチデバイス対応であることが多いため、場所・時間問わず使用が可能です。

その結果、業務時間外や休日にチャットの通知がきてしまい、仕事とプライベートの切り替えが出来ず、社員のモチベーション低下やストレスに繋がってしまいます。

ビジネスチャットの利用時間や緊急の連絡をする場合の対応について、ルールとして設定する必要があるでしょう。

⑥使用方法やルールが確立しておらず社員が混乱

ビジネスチャットの使用方法やルールが曖昧なまま導入したことにより、使用する立場である社員が混乱してしまうことも失敗例として挙げられます。

導入前にビジネスチャットの使用方法・ルールに関するマニュアル配布や説明会を行わず、見切り発車のような形で導入してしまうと、失敗しやすいと言われています。

また、使用方法やルールが社員に浸透せず、それぞれが思いつくまま使用してしまうと「この上司はAの方法で情報共有するが、違う上司はBという方法で情報共有をする」といったように、個人でビジネスチャットの使い方に差が生じてしまうことも。

個人間で使用方法に違いが出てしまうと、業務の進行が非効率的になる恐れがあります。

現場の混乱を招かないように導入前に社員教育を行うことや、ルールの策定・周知をすることは最低限しておきましょう。

ビジネスチャット導入で失敗しないためのポイント

ビジネスチャットを導入するにあたり、失敗しないためにはどのような対策・準備をすれば良いのでしょうか。

ビジネスチャット導入を成功させるポイントについて詳しく見ていきましょう。

導入目的を明確にする

ビジネスチャット導入で失敗しないためのポイントとして、導入目的を明確にすることが挙げられます。

ビジネスチャットの利用目的を明確にすると、社員にビジネスチャットの必要性を理解してもらえるためです。

ビジネスチャットの利用目的が「コミュニケーションの活性化」「業務効率化」であることを社員に明確に周知することで、社員も「連絡が取りやすくなる」「業務がスムーズになる」とビジネスチャットのメリットに意識が向くようになります。

結果的にビジネスチャットの使用に前向きになるため、導入目的を明確にするということは非常に重要なポイントです。

自社に合うツールを導入する

自社に合った機能性を持つツールを導入することも失敗しないためのポイントです。

使い方が難しい、機能が複雑と感じるビジネスチャットツールだと、利用が浸透しないというリスクがあります。

必要な機能が揃っていながらも、操作性がシンプルで分かりやすいものを選ぶと良いでしょう。

また、オプションによって導入コストが変わるため、機能性・操作性とともに利用料金も比較して検討をするようにしましょう。

運用ルールを決める

ビジネスチャットの導入前に運用ルールを策定することも必要です。

ビジネスチャットを導入するにあたって、失敗するケースの多くはルールが確立していないことが原因といっても過言ではありません。

例えば、ビジネスチャットの運用ルールの一部に以下が挙げられます。

• 就業時間以外の連絡は禁止
• 挨拶文・敬称は省略する
• メッセージを読んだらリアクションをする

また、ルール違反をした場合の対応も策定しておくと良いでしょう。

ビジネスチャットのルールに関しては以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてみてください。

ビジネスチャットを運用する上でのルールとは｜マナーやNG行為についても解説

導入前に試験期間を設ける

ビジネスチャットを本格的に導入する前に、試験的に導入してみることもポイントの一つ。

「ある一部の部署だけビジネスチャットを導入してみる」といった試みにより、ツールの選定は適切か、使い心地はどうかといった課題が洗いだせるとともに、導入後のシミュレーションにもなります。

万が一ビジネスチャット導入を断念せざるを得ない状況になったとしても試験段階であるため、比較的小さい損失で済みます。

また、本格的に導入することになれば、試験期間でビジネスチャットを使用したメンバーが他の社員に使い方を教えられるといったメリットも。

ビジネスチャットツールによっては、無料お試しサービスが用意されているものもあるため、試験期間に活用してみるのはいかがでしょうか。

マニュアルを作成する

ビジネスチャットツールの使用方法やルールはマニュアル化しておくと良いでしょう。

マニュアル化しておくことで、使用方法やルールを社内に浸透させるのはもちろん、社員間のビジネスチャットの扱いについて共通の認識ができます。

また、社員からの「この機能はどうやって使ったらよいのか」といった個人の問い合わせも減少し、担当者の負担も軽くなるという効果もあります。

ツール導入前に操作の説明会・研修を開催する

ビジネスチャットを本格的に導入する前に、対象者に向けた操作説明会を開催することも重要です。

というのもマニュアルを作成して配布しただけでは、読んでもらえない可能性があるためです。

説明会ではツールの導入目的をはじめ、使用方法やルール、ビジネスチャットを使う上でのマナーを説明することで、対象者にビジネスチャットの扱い方が共有できます。

マニュアルの作成とあわせて操作説明会や研修も行いましょう。

導入後も適宜ルールの追加を行う

ビジネスチャットを本格的に導入した後も、適宜ルールを見直したり、追加したりすることも失敗しないためのポイントです。

無事に導入できたとしても、運用する過程で新たな課題やトラブルが生じる可能性は否めません。

その際に、ルールを評価して課題を洗い出し、ルールの見直し・追加を行い改善していくことで、ビジネスチャットの運用がより良いものになります。

必要に応じてルールのブラッシュアップを行いましょう。

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