テレワークに必要なシステム環境とは
新型コロナの影響もあり、すっかり聞きなれた「テレワーク」。
しかし、実際にテレワークを取り入れようと思っても、どういったシステムを導入すればよいのか悩んでしまいますよね。そこで今回は、実際にテレワークを導入するために最低限必要なシステム環境とは何なのかをまとめました。
目次
テレワークに必要なシステム環境
情報共有システム
自宅やサテライトオフィスなど、社外にいてもオフィスと同様に業務を進めるために重要なのが、情報共有システムです。
グループウェアやビジネスチャット
テレワークで一番の課題と言えば社内コミュニケーションが不足するのではないかということです。
しかし、グループウェアやビジネスチャットと呼ばれるコミュニケーションツールを使えば、円滑な情報の共有だけでなく、サービスによってはツール上で業務のプロジェクト管理も可能です。 各社のコミュニケーションの頻度や社員のITリテラシーによって、案件管理のできるツールを使うべきかチャット機能がメインのツールを使うべきか選択しましょう。
弊社では、メッセージ機能以外にも案件ごとに情報が整理できるコミュニケーションツール「SONR（ソナー）」を利用して情報共有とコミュニケーションの活性化を図っています。
Web会議ツール
パソコンやスマホ搭載のカメラやマイクを使えば、相手の顔を見ながら相談や会議ができるツールがあると、コミュニケ―ションがとりやすくなります。
Web会議ツールは参加者の顔を見ながら話すだけでなく、画面共有も可能なので、自分のパソコンに表示した資料を見せながら打ち合わせることもできます。
ファイル管理・共有システム
業務に必要なファイルやデータは、社内共有サーバーやクラウドサービスなどを活用すると、管理が容易になります。
管理方法をルール化しておけば、データ検索も容易で、いつどこで誰が見ても最新の状態が保たれます。
マネジメント系システム
テレワークを導入すると、オフィス勤務のように出退勤の管理や書類のやり取りが難しくなります。
そこで、導入すると便利なのが勤怠管理やクラウドで書類発行のできるシステムです。
勤怠管理
テレワークの場合、オフィス勤務のようにタイムカードや目視で社員の出勤や作業状況を管理できません。しかし在宅勤務やサテライトオフィス勤務などのテレワークでも、労働時間や作業状況、休暇の管理など、最低限の勤怠管理は必要です。
そこで便利なのが、勤怠管理が可能なクラウドサービスです。
サービスの種類によっては、リアルタイムでタイムカードの打刻ができるシステムや工数管理までできるシステムもあるので、どこまで管理するのかに合わせて導入しましょう。
請求書や契約書の発行
テレワーク導入後に便利なのが、請求書や契約書等の書類をクラウドで発行・送付できるクラウドサービスです。
経理サービスと連携できたり、書類の郵送を代行してくれたりと、テレワークだけでなく、出張や外出が多い企業にも便利なシステムです。
弊社が実際にテレワークで導入したツールやシステムはこちらの記事にまとめてあります。
セキュリティ
オフィス勤務であれば、パソコンやネット回線にセキュリティが施されていたり、社員同士の情報交換も第3者を気にしなくても良かったりしますが、テレワークとなると、いつでもどこでも働ける分、情報漏えいや不正アクセスなど、万全な情報セキュリティ対策が必要です。
ウイルス対策や、パソコンやシステムへのアクセス管理・制限といった技術的なセキュリティ対策はもちろん、カフェやシェアオフィスなどで作業する場合の作業環境や社内資料の取り扱いなど、物理的なセキュリティ対策もルール化しておくと安心です。
テレワークで導入するシステムの課題
テレワーク社員がツールやシステムを使いこなせない
テレワークを導入するにあたり、課題となるのは全てのテレワーク社員がシステムやツールを使いこなせるわけではないという点です。
初めから多機能なシステムを導入してしまうと、慣れていない社員にとってはストレスとなり、逆に生産効率が落ちてしまう可能性もあります。そこでテレワーク開始時は、まずシンプルで操作が覚えやすいシステムから導入したり、ルールやマニュアル作成だけでなく事前にシステムの操作講習会を開いたりすると円滑にテレワークへの移行ができます。
利用人数によっては割高なシステムやツールもある
テレワークに欠かせないシステムやツールを利用する際に気になるのはコストです。
利用するシステムによっては、一人当たりの料金設定であったり、○○人まで○○円など様々です。「多くの企業で使われているから…」といった理由で導入するシステムを選んでしまうと、多機能すぎて使いこなせなかったり、使用していない機能があるのに高い利用料がかかってしまったり…。
テレワーク導入時には、業務の内容に合わせてどういった機能が必要か、利用人数はどれぐらいか、そして今後、利用人数が増えてもコストは問題ないか等、自社の状況に合わせてシステムを選ぶことが大切です。
社外連携がとりにくい
テレワークで必須のグループウェアやチャットツールですが、システムの仕様や社内規定などにより、他社との連携が取れないor取りにくい場合があります。
その為、他社と情報共有する場合は、メールでの情報共有となったり、社内で利用しているシステムとは別のシステムを利用して業務を進行したりという方法を取る企業が多くあるのが現状です。
他社との案件が多い場合は、業務効率を向上させるためにも、社内だけでなく社外連携がとりやすいシステム導入を検討する必要があります。
全国の中小企業1,000社以上で導入！
社内コミュニケーションツール「SONR」
社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。
さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。
- シンプルで誰でもかんたんに操作ができる
- 300名までで月々２万円 中小企業が導入しやすいプラン
- 組織外メンバーとも共有可能
生産性向上と業務効率化には、『ツールの導入だけでなく、業務のフローや無駄に時間を割いているところの見直し』が必要となります。
まずはお気軽にご相談ください。
