株式会社プラン・ドゥ

タイムリーなフォローや大幅な時間短縮が実現。お互いのフォローが強くなることで、よいチームワークにつながった。

導入前の課題

メールではお客様と社内連絡のやりとりが混在し、情報共有がうまくいっていなかった。また「LINE」のビジネス利用はプライベートとの境目や、個人情報の取り扱いのリスクも課題に

「不動産に関わるすべての人に幸せを」という価値観のもと、収益物件の販売・管理・運営・売却を行っている株式会社プラン・ドゥ。現在、1都3県を中心に展開している。不動産経営に纏わる業務を一貫して提供する「循環型ワンストップサービス」をビジネスモデルとされているため、チーム力の強い組織づくりをしている。

社内業務と外回りに分かれ、少ないチームで3名、平均して5～6名のチームで活動していることが多いという同社。これまでチームの情報共有はフリーメールやオンラインストレージを活用していたが、お客様とのやりとりと社内連絡が混在し、メールの仕分けだけでも随分時間を費やしていた。また「LINE」も活用していたが、プライベートのアカウントを仕事で使う抵抗感や、お客様の個人情報を取り扱う上でのリスクも…。

「SONR」を導入することでこれらの問題をどう解消したのか、代表取締役の杉山様と社員の勝又様にお話を伺った。

導入による解決

驚くほどスムーズだった「SONR」の導入でタイムリーなフォローや大幅な時間短縮がかない、これまでの困りごとを一気に解消。

― チームでの情報共有は、これまでどのようにされていたのですか？

勝又様：「Googleドライブ」や「Gmail」などで共有していました。でも、あまり上手くいっていませんでした。特に「Gmail」はお客様が弊社に送ってくるものと社内連絡のメールが混在していたので、1日のスタートはメールの仕分けから始めなければならず、とても面倒でした。チーム内では同じアドレスを使っているのでお互いにフォローできましたが、個人のアドレスについては連絡の抜けや漏れもありました。

― ほかに、情報共有で何かお困りごとがございましたか？

勝又様：「LINE」も使っていましたが、プライベートのアカウントを会社で使うのはやはり抵抗がありました。休みの日なのに通知が来てしまうということも問題でした。そういったことが嫌な社員は、そもそも「LINE」には参加していませんでしたね。お客様の個人情報なども取り扱うことに繋がるので、その辺りは大きなリスクが考えられました。

― 「SONR」導入にあたって、抵抗を示された方はいらっしゃいましたか？

勝又様：20代～30代の若い社員には、スムーズに導入が進みました。60代の顧問社員は、最初は少し抵抗があったようです。「SONR」は、説明書がなくても、何がどうなるかがイメージできたので、簡単に使いこなせました。ネットが使える人であれば、まったく難しくないと思います。

杉山様：抵抗はありませんでしたね。導入した翌日から、早くも連絡がどわーっと流れてきていましたから。

― 「SONR」の導入後、変化はありましたか？

勝又様：個人のアカウントと会社のアカウントを分けることができるようになったことです。個人情報を取り扱う以上、これはとても重要なことだと思います。

杉山様：メールはかなり減り、「LINE」はほとんど使わなくなりました。「LINE」を唯一使うときは、「契約おめでとう！」と、みなで伝え合うときだけですね。そのほかは全て「SONR」です。

― 具体的に「SONR」をどのように活用されているのでしょうか？

勝又様：現在、私が参加しているものだけで、15～20くらいのボードが立ちあがっています。

杉山様：全体では50近く立ち上がっていますね。

勝又様：各物件の管理を行っているので、そのお客様の声の記録や、チーム用のボードとしても情報共有に活用しています。それから、社内行事の告知にも使っていますが、先日はフットサルの行事について共有していました。また、各自が必要なボードを自発的に立ち上げて運用しています。

― そのほか、「SONR」はどんなことに役立っていますか？

勝又様：お客様からのリクエストを共有していたら、ちょうど近くまで出向く社員がおりまして、そのときにフォローしてくれたことがありました。
私としては、社内メールとお客様メールを仕分ける時間がなくなったこと。そして、誰が見ているかわかるというところですね。「了解」を押してくれているから大丈夫だなとか、仕事が非常に進めやすくなりました。以前は全くわかりませんでしたから。
特に、物件の仕入れなどは、社長からすぐコメントをもらえるようになったので、アクションのスピードが全体的に早くなったと感じます。

以前は「この件は誰に聞けばいいのだろう？」と迷っていた時間がありましたが、みなが参加している「SONR」に上げておけば、知っているメンバーが答えてくれるので、他の社員も助かっているようです。

杉山様：「循環型ワンストップサービス」の中では、情報共有しながらも、それぞれが独立して仕事を進める必要があります。「SONR」を使うことで、プロジェクトごとにボードが立ち、A業務はAチーム内で、B業務はBチーム内で仕事を進められるので、仕事がしやすいと思います。

― お互いのフォローがより強くなって、よいチームワークにつながっているということですね。

今後の展望

理想はお互いを尊重し合い、価値観を共有する強いチームづくり。視野を広く、人を幸せにできる様々なスタイルを提案していきたい。

杉山様：理念と価値観の共有ができている組織が理想的だと考えています。弊社では、設立5年目からは新卒採用だけに絞り、「不動産に関わるすべての人に幸せを」という価値観の共有を徹底しています。
今後はシェアハウスの展開を図り、朝活やビジネス、地元の方々との交流など世代を超えた新しい共存スタイルも提案していきたいですね。
また、将来的にはオーナー様向けに相続や保険・相続など、幅広い分野で資産のコンサルティングサービスを提供できるよう、また、これまでのノウハウをいかして、海外展開も視野にいれたいと思っています。

― 最後に「SONR」を検討中の方に一言お願いします。

勝又様：時間短縮できることがたくさんあるので、日々時間がない方におすすめです。とにかく使いやすいです。苦手な人、とっつきにくい人でも使えるのが魅力ですよ。まずはじめてみてはいかがでしょうか？

杉山様：コストや操作性などの点で、導入のハードルが非常に低いので、まずは始めてみたらよいと思います。特に、若い人たちには何のハードルもないでしょう。使いながらどんどん覚えていきますから、きっとすごい勢いで社内に浸透していきますよ！

― ありがとうございました！