テレワークのコミュニケーション不足問題どうしてる？

新型コロナウイルス対策として、急遽テレワークをスタートした企業が増えています。
そんな中、テレワークの課題として一番に挙げられるのが「コミュニケーション」。特に対面の時よりもコミュニケーションが不足することが懸念として挙げられます。

解決策としてはRemottyのような仮想オフィスツールの導入が考えられます。社員が常時ウェブ会議に接続していつでも話しかけられる状況を作っているチームもありますが、一方で監視されているようでやりにくいといった声もあるようです。

弊社ではチャットツールとウェブ会議ツールを活用し、連絡、朝礼、相談など、コミュニケーション不足の不安をなくす工夫をしています。そこで、今回は弊社での取り組みをご紹介します！

テレワークでの1番の課題はコミュニケーション

テレワーク導入について、経営者・社員共に課題としてよく挙げられるのが、コミュニケーション不足についてです。
従来通りのオフィス勤務と同じレベルで社内コミュニケーションが取れないのではないかと不安視する声も多く聞かれます。そこで、具体的に企業が直面するテレワーク時のコミュニケーションの問題をまとめてみました。

コミュニケーションのタイミングがわからない

オフィスでの勤務であれば、相手の手の空いたタイミングを見計らって、ちょっとした雑談や急ぎの相談をしたりすることもできます。

しかし、リモートや在宅勤務の場合は、グループウェアやチャットツールなどのオンラインでのコミュニケーションがメインとなるため、相手の様子がうかがえず、話しかけていいのか悩んでしまうことも多いです。

また、オフィスではすぐにリアクションが返ってくる内容も、オンラインではすぐに返事がもらえるとは限らない為、コミュニケーションが億劫に感じることもあります。

テレワーク導入前より情報量が減る

「雑談ついでに伝えておこう」程度の会話に、仕事のヒントが隠されていることって意外と多いですよね。

オフィス勤務であれば、休憩時間やちょっとしたタイミングでチーム内や他部署ともそういった情報を交換しやすい環境にあります。しかしテレワークでは、会話がチャットツールやグループウェアに変わり、「わざわざチャットで言わなくてもいいかな」という意識が働き、何気なくしていた雑談やちょっとした情報の交換がされにくくなります。

テレワークの場合、「あえて雑談の時間を取る」ぐらいでないと、社員同士のコミュニケーションや連携がとりにくくなり、業務の効率が落ちてしまう可能性もあります。

テレワークは孤独を感じやすい

ここ最近の急激なテレワーク導入により在宅勤務となった社員の多くが、コミュニケーション不足により孤独や不安を感じやすい傾向にあると言われています。

• ちょっとした雑談や相談をするのは気が引けてできない
• 相手の顔が見えないので、ビジネスライクな返信が冷たく感じて不安になる
• 通勤がなくなり、在宅での勤務になり外出しなくなった

…など、在宅勤務の社員が孤独を感じないように、テレワークならではのこまめなコミュニケーションが重要です。

ITツールを使いこなす必要がある

オフィス勤務の場合は、打合せや相談は会議室やちょっとした場所で行うことができます。
しかしテレワークの場合は、テレビ会議ツールやビデオチャットツールを使用することになりますが、そういったITツールを自宅でも活用するためには、ネットワークやセキュリティの整備が必要で、さらに在宅勤務者がそれらを使いこなせる必要があります。

社員全員がITツールに慣れ親しんでいる企業であれば問題ありませんが、そうでない企業は、テレワークでのコミュニケーションに必要なツールを各社員の環境に導入するだけでも一苦労です。

テレワークを導入したけど、結果的にコミュニケーションが上手く取れず、生産性が落ちた…なんてことにならないように、社員全員が使いやすいシンプルで簡単なツールから始めることが大切です。

テレワーク時のコミュニケーションの工夫

では次に、テレワークでもコミュニケーションを円滑にするために弊社が行なっているちょっとした工夫をご紹介します。

使いやすい連絡ツールを導入

テレワークを導入している弊社では、普段のやり取りは社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」を使っています。

テレワーク中のコミュニケーションはチャットツールやグループウェアが中心になりますが、ツールがとっつきにくいとITが苦手な人から敬遠され、チームで使ってもらえなくなります。

その点、シンプルでかんたんなSONRはITが苦手な方にも始めやすいツールです。
「作業を依頼された」「質問されている」といったやり取りごとにスレッドができるので、コミュニケーションを取りながら仕事を見える化できるのも便利です。

朝礼で一言コミュニケーション

弊社では毎日、各人のその日の予定と気づいたことを朝礼で共有しています。
元々はオフィスで業務開始時間に集合し口頭で伝えていましたが、出勤や直行などの営業活動や時差出勤の制度導入により全員が集まりにくくなってきたため、現在はSONR上で共有することにしました。

文章での投稿になり直接顔を合わせることはなくなりましたが、何気なく書いた「ひとこと」がきっかけでコミュニケーションが起こり、情報交換や業務改善につながることも。

相談しやすい環境に

テレワークを始めてから「聞きたいことがあるけど、チャットで話しかけて良いか悩む」という意見があったため、毎日13時に全員でビデオ通話をしています。

何もなくてもZoomに繋いで5〜10分程度話をすることにしているため、「話しかけても大丈夫かな」といったハードルが低くなりました。
報告・連絡・相談のほか、ちょっとした雑談の場にもなり、テレワークで不足しがちなコミュニケーション量が増えました。

在宅勤務になり直接顔を合わせる機会が減っても、社内コミュニケーションが重要なことに変わりません。チームや部署間で連携して仕事をする以上、コミュニケーションは必ず発生します。

一方、テレワーク中のコミュニケーションはテキスト主体で、伝わりにくいところは電話やウェブ会議で補うようになります。
対面とは違ったコミュニケーションを円滑にするためのちょっとした工夫をご紹介します。

あらかじめ内容を文章で共有

電話やウェブ会議をする前に、これから何の話をするのか、目的は何かを文章で明確にしておくと相手も回答の準備ができるのでムダが減ります。

誤解をなくす

文章でのコミュニケーションでストレスを感じることのひとつに、行き違いが生まれムダなやり取りが多くなることが挙げられます。
そのため「何の話か」主語を明確にし、誤解のないように伝えることは重要です。
また、受け取った側も「〜ということですね」と意図を確認すると、間違った解釈のまま話が進んでしまうことを食い止められます。

文章が冷たくなりすぎないようにする

文章だと対面で話す時よりも表情や声のトーンが伝わらないので冷たくなりがちです。
TPOは大事ですが、「ありがとうございます！」「成約おめでとうございます(^O^)／」「了解です〜。」とテキストに表情をつけたり、「それは嬉しいですね」「残念でしたね・・・」「とても助かります」と気持ちを添えると雰囲気が和らぎます。

テレワークになっても重要な社内コミュニケーション

テレワーク導入で在宅勤務になり、直接顔を合わせる機会が減っても、社内コミュニケーションが重要なことに変わりません。チームや部署間で連携して仕事をする以上、コミュニケーションは必ず発生します。

テレワーク導入のための、環境の整備や社内ルールの策定もとても大切ですが、テレワークではオフィス勤務とは違ったコミュケーションへの配慮が必要となります。
コミュニケーション不足によって業務の効率が下がる…なんてことが起こらないように、誰もが使いやすいツールを利用し、コミュニケーション不足の予防策を講じてみてはいかがでしょうか？

社内コミュニケーションツール「SONR」での情報共有

「SONR」は「もっともシンプルで、もっとも簡単に」をコンセプトに掲げるコミュニケーションツールです。

導入できるか不安、運用のイメージが沸かないといったお悩みをお持ちの方には、導入説明会や活用方法のご提案をしております。お気軽にご相談ください。

SONRを活用して社内コミュニケーションが活性化した取組事例