テレワークのやり方とは？中小企業での導入方法を解説
新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークを取り入れる企業が増えてきました。しかし、従来の業務のやり方を一気にテレワークに変えるには事前の準備や計画が重要です。
そこで、今回はテレワークを成功させるためのやり方と事前に準備する具体的な内容について説明します。
目次
テレワークとは
テレワークとは、離れたところを意味するテレ(tele)と仕事のワーク(work) を合わせた造語です。
ICTを活用し、オフィスに出社しなくても自宅やサテライトオフィスなど、どこでも仕事ができる柔軟な働き方を意味します。
一般的にテレワークと呼ばれる働き方には3つの種類があります。
- 自宅で働く在宅勤務
- 取引先や移動中に行うモバイルワーク
- 勤務先以外のスペースで行うサテライトオフィス勤務
テレワークでの3つの働き方に共通するのは、IT機器やサービスを利用するということ。ITに詳しい人材も揃う大手企業ならともかく、ITはまだまだ…という中小企業にとっては、テレワークへの移行は悩ましいものです。
そこで、まず事前に何を準備すれば良いかをベースに、テレワークのやり方を解説します。
テレワークのやり方：最初にすべき５つのこと
テレワークのやり方で一番重要なのは、導入時の準備です。どういった手順で進めていくべきか、一つずつ見ていきましょう。
1.テレワーク導入の目的を明確にする
テレワークを上手く取り入れている企業は、事前にテレワーク導入の目的を明確にしています。
例えば、
- 移動時間を削って業務の効率を上げる
- オフィスコストを削減する
- 遠方でも良い人材を採用する
- 介護や育児など通勤が難しい人でも働きやすい環境を作る
- 顧客に対する迅速な対応で満足度や生産性を上げる
など、何を目的にするのかを明確化しておくと、後々、方向性がぶれずに円滑にテレワークの準備を進めることができます。
2.現状の業務を把握して分析する
次に、テレワークに移行可能な業務とそうでない業務を分ける洗い出し作業を行います。
- それぞれテレワークに移行できる業務か
- 現在利用中のITツールはそのまま運用できるか
- 追加で導入するツールは必要か
- 情報漏えいなどのセキュリティ対策に問題はないか
- 決裁や申請などの事務処理は問題なくテレワークに移行できるか
- アナログの紙資料や書類をどうデジタルに移行するか
この時、各部署の代表が集まりプロジェクトチームを作っておくと、洗い出しの際に漏れがなくテレワーク移行への意思統一も図れます。
3.ルールの策定や環境の整備
テレワークに移行すると、オフィス勤務とは違った問題が出てくることがあります。
例えば、「朝礼をどうするのか」「情報共有はどのタイミングでどのように行うのか」「在宅勤務にかかるコストはどう負担するのか」…書き出したらキリがないほどです。
テレワークにスムーズに移行するためにも、業務の現状を把握し、それぞれに合わせてルール化することが大切です。
4.システムの準備
テレワークには様々なやり方がありますが、欠かせないのが在宅でも業務を円滑にするITツールです。
オフィス勤務と遜色のない環境を構築するには、最低限、下記のようなツール導入の検討が必要です。
自宅やサテライトオフィスでも、社内コミュニケーションを円滑に図るためのツールです。
例えば、掲示板の役割を果たすメッセージ機能だけでなく、個人間のチャット機能、社内でファイルを共有する機能やタスク管理、スケジュール管理など、サービスによってさまざまな機能があるため、企業の状況に合わせて必要な機能や社員のITリテラシーに合わせてサービスを選択することが大切です。
企画書や資料・契約書など、社内やチームで共有すべきデータを管理するには、ストレージサービスが便利です。
共有フォルダでデータを管理すれば、必要な時に必要なデータをダウンロードすることができるので、「このファイルの最新版ってどれ…？」「前にも送ったファイルをまたメールで送れって言われた…」なんて手間が減り、生産効率が上がります。
パソコンやスマホのカメラ機能やマイク機能を使えば、複数人でも打合せすることができ、遠隔地でもオフィス勤務の時と変わらず業務の相談などをすることができます。
出退勤の管理や、有給休暇や各種申請の手続きなどをアプリやブラウザでできるサービスを使えば、テレワークに限らず出張や直行直帰などの管理にも役立ちます。
インターネット上で見積書や請求書・契約書を確認・発行ができるクラウドサービスです。
わざわざ郵送しなくても良いので、テレワークや出張や移動の多い企業に便利です。
弊社でもテレワークに移行する際に導入したクラウドサービスを記事にまとめています。
5.テレワークのテスト導入
テレワークの事前準備が整ったら、導入前に一度テスト導入をしてみましょう。そして、テスト導入後に、実際に体験した社員からフィードバックをもらうことで、具体的な改善点を検討します。
弊社でもテレワーク導入当初にテストとして、「リモートワーク・エクスペリエンス」を実施しています。その際の事例はこちらの記事にまとめています。
テスト導入と改善を何度か繰り返し、問題なければ、全社でテレワークに移行します。
テレワークのやり方：注意点
事前に計画を立てる
テレワークを成功に導くやり方は、予算や開始時期などを含め、必ず計画立てて進めることです。無計画のまま進めてしまうと、社員の理解が進まないまま反対派が出てきたり、テレワークに移行してもルールがなく無秩序化してしまい、逆に生産性が低下してしまう可能性があります。
そうならないためにも、現状を把握し、自社に合わせたテレワーク移行計画を立てて進めましょう。
ルールの見直しは随時行う
テレワーク導入前に決めたルールは一度決めたら終わりではありません。
テレワークを始めると、オフィス勤務時には見えなかった問題が見えてきたり、実際にテレワークを行っている社員側からの要望も出てきます。
問題や改善点が見えてきた時点で、ルールや制度、業務環境を見直すなどの取り組みを行わないと、社員のモチベーションも下がり、生産効率が落ちてしまう可能性があります。
あまり頻繁にルールの見直しを行うのも逆効果ですが、テレワーク移行後はある程度の間隔でルールの見直しを行うのがテレワークを成功に導く上手なやり方です。
自社の状況にあったツールを選択する
テレワークに移行する際、便利だから…多くの企業が使っているから…と言って、情報共有ツールやクラウドサービスを採用するのは効果的なやり方ではありません。
事前に社員たちのITリテラシーを調査し、どの程度のツールが使いこなせるかを把握する必要があります。その上で、できればテスト導入ができるツールを試験的に利用し、使用感を確かめてから全社に取り入れるのが安心です。
こちらの記事で、ビジネスチャットやグループウェアの導入失敗事例をまとめています。
実は、テレワークで一番多く聞かれる不安が社内コミュニケーション不足です。スムーズにテレワークに移行できたら、次は円滑な社内コミュニケーションが課題となります。
テレワークに移行し、業務効率を上げるためにも、シンプルかつ社内外でコミュニケーションがとりやすいツール「SONR（ソナー）」がおすすめです。
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