タスク管理が続かない原因とは？継続させる方法やコツ
限られた時間の中で仕事を効率よくこなすには、適切にタスク管理をする必要があります。
正しくタスク管理ができていれば、今やるべき仕事の優先順位が明確になり、複数の仕事があっても焦らずスムーズに仕事を進めることができます。
しかし、「タスク管理が何故か続かない…」などといった悩みを抱える人は少なくありません。
そこで今回は、タスク管理が続かなくなる原因を追求し、タスク管理を上手に継続させる方法をご紹介します。
目次
タスク管理が続かない原因
「タスク管理が続かない…」と悩まれている場合は、まず原因を知り、タスク管理を上手く続けるために、自分は何をすべきかを具体的に考えることが大切です。
ここでは、タスク管理が続かない原因についてまとめます。
タスク管理の目的を把握してない
タスク管理の目的を理解していないと、タスクの設定などが曖昧になり、仕事の抜け漏れなどのトラブルが発生しやすくなります。
タスク管理の目的は、仕事を完遂するのに必要な業務を洗い出し、期日や優先度を設定し、進捗の見える化を行うことです。
そのため、タスク管理を適切に行うには、以上の目的を理解してそれに沿った設定ができているかどうか、日々意識をすることが大切です。
タスクの確認ができない・しにくい
タスクの確認ができない・しにくいと、仕事でタスク管理を行うメリットが感じられず、タスク管理が続かなくなる可能性があります。
そうすると、自分の頭の中だけでタスク管理をしてしまい、優先順位や期限が曖昧になり、業務の抜け漏れが発生してしまうなんてことも。
さらに今自分がどのようなプロセスで仕事を進めているのか、誰が何をしているのかなど、業務全体のタスクの把握も難しくなります。
タスクの量が多い
そもそも「タスクの量が多い」というのも、タスク管理が続かない原因のひとつです。
タスクの量が多いと一つのタスクに対して適切に処理することができず、納期が迫ったタスクを複数抱えてしまう、今日やるべきタスクに手が回らないなどと、あらゆる面で悪影響が出やすくなります。
そうすると、新たなタスクや緊急度の高いタスクが舞い込んできたときに「どのタスクから手をつければよいのかわからない…」と、仕事の優先順位がつけにくい状況になる場合も。
そしてその結果、キャパオーバーになり「タスク管理が続かない…」という悪循環に陥ってしまいます。
期限切れのタスクを抱えている
期限切れのタスクや、納期ギリギリのタスクを複数抱えてしまうと、それが気がかりや焦りにつながり、仕事に対するストレスを感じやすくなったり、モチベーションが下がりやすくなったりします。
期限に影響が出そうな場合は、期限の延長やメンバーや上司に相談しサポートをしてもらうなどの調整を行うことで、タスクのコントロールが上手にできるようになります。
関連記事：タスク管理ができない人の特徴と原因とは？克服する方法7選
タスク管理を適切に続ける方法やポイント
社会人にとって、タスク管理を適切に進めることは大切なことだと言えます。
効率よくタスク管理を続けることで、仕事の抜け漏れを避けることができ、期限を過ぎずに質の高い仕事を遂行することができます。
ここでは、タスク管理を続けるためのポイントを解説します。
タスク管理を行う目的を理解する
- 業務を洗い出す
- タスクの対応漏れ防止
- タスクに優先順をつける
- タスクの可視化
仕事をタスクに落とし込むことで、以上のようなことが行いやすくなり、効率よく仕事を進めることができます。
さらに、自分や他のメンバーがすべきこと（todo）が可視化されるため、仕事の全体像が把握でき、仕事の抜け漏れを未然に防ぐことができます。
このように、タスク管理の目的を理解していないと、曖昧に管理をしてしまいがちなので、タスク管理を行う意味をしっかりと把握することが大切です。
タスクの確認を行う習慣づけをする
上手にタスク管理をする人は、タスクの確認を行う習慣があります。
確認を行うタイミングは人それぞれですが、基本的に業務開始時に今日やるべきタスクの確認を行い、週に1度はタスク管理のための時間を確保するといったように、曜日などを決めてルーティーン化するのもよいでしょう。
そしてその都度、必要に応じて納期を伸ばしたり担当者を割り振ったりするなどの調整を行うと、より適切にタスク管理ができます。
期限に余裕を持たせる
タスク管理を続ける上で重要なのが「余裕を持ってスケジュールを立てる」ことです。
タスク管理で作業時間を把握していても、複数のタスクを同時並行していると予想通りには行かない場合があります。
そのため、タスクには変更が生じるものと考え、タスクの期限の設定には、余裕を持たせることが大切です。
タスク管理ツールの導入をする
タスク管理専用のクラウドツールを使用すると、スマートフォンやパソコンからアクセスができ、リアルタイムでタスク管理や情報共有ができます。
タスク管理に必要な機能はもちろん、手帳やエクセルなどでタスク管理するような手間がかからず、手軽にタスクの作成や操作が可能に。
また、チャットや資料の添付ができるタスク管理ツールを利用すれば、一つのツールで仕事に必要な情報共有やコミュニケーションが完結するので、業務の効率化に有効です。
タスク管理ツールなら「SONR」がおすすめ
「タスク管理が続かない…」とお悩みなら、機能が充実しているタスク管理ツールを活用するのがおすすめです。
コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、タスク管理はもちろんのこと、重要な社内周知や外部のお客様とのやり取りにも利用することができる、グループウェアです。
「SONR」は、オンライン上で円滑なコミュニケーションがとれるツールで「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単にタスクの設定や確認ができます。
また、自分に関わりのある情報やタスクがまとめて表示されるのがSONRの特徴で、SNSのタイムラインのように、ニュースフィードをスクロールしながら一目で確認が可能。
情報を確認したら、「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示に。ワンクリックでフィードの整理ができ、重要な情報が流される心配がありません。
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