タスク管理ができない人の特徴と原因とは？克服する方法7選

タスク管理は社会人にとって必要なスキルのひとつです。

タスク管理が上手くできると、業務がスムーズに進められるようになり、周囲からの信頼度アップにつながります。

しかし、「タスク管理をしているのに何故かうまくいかない…」「タスク管理が苦手…」と、悩まれる方は少なくありません。

そこで今回は、タスク管理ができない人の特徴や原因を追求したいと思います。

適切なタスク管理の方法やコツを知った上で、効率よく仕事をすすめていきましょう。

タスク管理ができない人の特徴と原因とは？

ここでは、タスク管理ができない人の特徴と原因を解説します。

タスクの粒度が大きい

タスク管理ができない人は、「タスクの粒度が大きい」という特徴があります。

例えば、「通販サイトを作成する」という業務があった場合、一見すると1つのタスクとして捉えられがちですが、この業務を細かく解体すると、「デザイン」「商品の登録や画像設置」「送料や商品の値段設定」など、やるべきことが数多くあります。

タスク管理ができない人は、このような業務の細分化がうまくできておらず、必要な業務が抜け落ちてしまい、その結果、作業漏れや納期延滞などが発生してしまいます。

タスクの量が多い

タスク管理ができない理由のひとつに、そもそも「タスクの量が多い」というケースがあります。

業務に一生懸命になりすぎて、自身が抱えるタスクの量が増えすぎると、結局タスク一つに対して適切に処理することができず、期限に間に合わない可能性も。

タスクの量が多くなりがちな人は、タスク量の見直しをし、期限を伸ばす・他の人にお願いするなどの対応が必要です。場合によっては上司やメンバーに相談し、タスクを調整するようにしましょう。

自分の頭の中でタスク管理をしている

タスク管理ができない人は、タスクをどこにも記録せず「自分の頭の中で記憶」しようとします。

人の記憶は時間が経つにつれて、どんなに重要なことでも忘れてしまう可能性があります。

そのため、業務量が増えたり急ぎの業務が舞い込んできたりすると、余計にタスク管理が上手くできず、その結果タスクの抜け漏れやミスにつながりやすくなります。

すべて自分で解決しようとする

すべて自分でタスク処理をしようとする人も、タスク管理が疎かになりがちです。

完璧主義だったり周囲に遠慮しがちなタイプの人は、すべてのタスクを自分で処理しようとし、許容範囲を超えてしまう可能性があります。

そのためタスクに埋もれがちな人は、「どうやってタスクを完了させようか」と考えつつ「どの人にサポートしてもらおうか」という考えも同時に持つことが大切です。場合によっては、他の人にタスクを任せるのもひとつの手段です。

スケジュール管理ができていない

タスク管理ができない人は、タスク処理にかかる時間や期間の把握などができておらず、1日や1ヶ月単位のスケジュール管理ができていないケースが考えられます。

タスクを適切に管理するためには、自分がどんなタスクを抱えているか把握し、それぞれの処理時間をある程度予測し、優先度や緊急度を見極めた上でスケジュールを立てる必要があります。

コミュニケーション不足

仕事でコミュニケーションが不足すると、タスクに関する認識の擦り合わせや情報共有が滞ってしまい、重大なミスにつながる可能性が高まります。

対して、コミュニケーションが活性化すると、情報共有が円滑になるほか、雑談や仕事の悩みが話しやすくなり人間関係が良好になります。

タスク管理を適切に行うには、縦と横のコミュニケーションを積極的に行うことが重要です。

関連記事：タスク管理とは　業務効率を向上させるポイントを解説

タスク管理ができない人から脱却する方法やポイント

ここでは「タスク管理ができない人」から脱却する方法を解説します。

タスク管理がうまくできる方法を把握して、業務をスムーズにすすめましょう。

タスクを細かく洗い出す

仕事を業務ごとに細かく洗い出すことで、タスク管理が行いやすくなります。

タスクを洗い出す際は、できる限り「粒度を小さくする」のがポイントで、タスクを見たときに「具体的に何をすればよいのか理解できる」程度まで小さく洗い出すようにしましょう。

タスクに優先順位をつける

タスク管理が上手な人は、タスクに優先順位をつけ効率的に業務を進めます。

優先順位をつけるときは「重要性」と「緊急性」の2軸にわけるのがポイントで、この2軸を元に、以下のようにタスクを4つに分類します。

1. 重要・緊急
2. 重要・緊急でない
3. 重要でない・緊急
4. 重要でない・緊急でない

タスクの優先度は①②③④の順番で、①が最も優先度が高いタスクになります。④は最も優先度が低く、手が空いてるときや余裕があるときに行う業務になります。

タスクの整理や調整を都度行う

タスク管理が得意な人は、タスクの整理を都度行います。

業務開始時には、まず最初にタスクの確認を行い1日の流れを把握します。それと同時に完了済みのタスクは削除したり、納期に間に合わないタスクは期限を伸ばしたりと、こまめにタスクの整理や調整をします。

そうすることで、大事なタスクが埋もれにくくなり、納期遅れなどのミスも未然に防ぐことができます。さらに思考の整理にもつながり、効率よく業務をすすめることができます。

他のメンバーに頼る

タスク管理があまりできない人は、チームメンバーに頼ることも大切です。

• 多くのタスクを抱えている
• 行き詰まってしまった
• 体調が悪い

以上のケースのときは、上司や同僚に相談して仕事を手伝ってもらい、タスクの調整をしましょう。

また逆に、「周りが困っている時はサポートをする」という意識を持つことで、仕事の人間関係が良くなります。

スケジュールに余裕を持たせる

仕事を円滑に進める上で、まず重要なのが「余裕を持ってスケジュールを立てる」ことです。

仕事はすべてが予定通りに進むとは限らず、場合によっては急な仕事が舞い込んできたり、予想していなかったトラブルが発生したりする可能性も多いにあります。

そのため、「タスクには変更が生じるもの」と考え、何かあったときには柔軟に対応できるよう、心構えをしておきましょう。

またタスクの期限がだいぶ先でも、なるべく早く処理をする習慣をつけることで、日々のスケジュールに余裕が生まれます。

シングルタスクを心がける

シングルタスクは1つの作業（タスク）が完了してから、他のタスクに取り掛かる仕事術のひとつです。

マルチタスクとは逆の意味を持ち、1つの仕事に集中して、途中で中断せずに完了まで進められるので、生産性が高まるメリットがあります。

複数のタスクを抱えている場合は、優先順位を決めて業務に取り掛かると、マルチタスクが効果を発揮しやすくなります。

タスク管理ツールで効率化を図る

タスク管理ツールには、デジタル・アナログ両方合わせると、数多くのツールがあります。

例えば、日頃よく目にするカレンダーもタスク管理に便利なツールです。カレンダーに直接タスクの記載をすることで、納期や打ち合わせの日程が一目でわかり、タスクのやり忘れを防ぐことができます。

またデジタルツールだと、カレンダーアプリやタスク管理に特化した専用のツールなどがあります。

次の項目では、オンラインで利用できるタスク管理ツールについて解説していきます。

デジタルで行うタスク管理ツールの利点

「タスク管理ができない」と悩まれている人は、さまざまな機能がついているタスク管理ツールを利用するのがおすすめです。

ここでは、オンラインで利用できるタスク管理ツールの利点をご紹介します。

時間と場所を問わず操作が可能

オンライン上でタスク管理ができるツールは、インターネット環境と端末があれば、場所や時間に関係なく業務を遂行できるのが大きな魅力です。

また、リアルタイムで情報の共有が可能で、タスクの内容確認や資料の添付まで、仕事に必要な情報の共有をスムーズに進めることができます。

タスクの見える化と優先順位付けが可能

タスク管理ツールを使えば、個人のタスク管理をしながらチーム全体のタスクの確認ができるので、「誰が今何をしているのか」「納期間近なタスクはどれか」などと、全体の状況の把握がしやすく大変便利です。

また、メモ書きやリマインダー機能などを利用して優先順位をつけて可視化しておけば、最優先で処理するタスクや、後々処理するタスクの把握がしやすくなり、タスク管理が容易になります。

直感的な操作が可能

誰にでも使いこなせるシンプルで操作しやすい管理ツールを導入すれば、デジタルが苦手・タスク管理ができない人でも直感的に操作ができます。

また、ほとんどのタスク管理ツールが随時アップデートを行うため、視覚的にも操作性も改善され続けます。常に最新状態のツールに触れられることで「古くなって使いにくい…」となる心配もありません。

「できない人」から「できる人」へ！タスク管理なら「SONR」が効果的

タスクを上手く管理して仕事を円滑に進めるなら、機能が充実しているタスク管理ツールを活用するのがおすすめです。

コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、毎日の業務に関する情報のやりとりはもちろんのこと、重要な社内周知や外部のお客様とのやり取りにも利用することができる、グループウェアです。

「SONR」は、オンライン上で円滑なコミュニケーションがとれるツールで「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に投稿の確認や返信、社内周知の確認やメモとしてトップ画面にピン留めができます。

自分に関わりのある情報やタスクがまとめて表示されるのがSONRの特徴で、ニュースフィードをSNSのタイムラインのように、スクロールしながら一目で確認が可能。

情報を確認したら、「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示に。ワンクリックでフィードの整理ができ、重要な情報が流される心配がありません。

全国の中小企業1000社以上での導入実績がある「SONR」は、多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績があり、ITツールの使用に不安がある企業様でも、安心して導入いただけます。

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