タスク管理における重要度と緊急度の決め方

仕事が捗るタスク管理とスケジュール管理術の記事でタスクの優先順位について簡単に触れました。しかし、いざ実践をしようとなるとタスクを分類するのが非常に難しい場合があります。

そこで今回は、タスク管理の重要度や緊急度を決める軸を持つことについてご紹介します。

タスク管理における重要度と緊急度の4つの基準..

タスク管理において、重要度と緊急度は4つの基準があります。
①緊急で重要度の高いタスク
②緊急では無いが重要度が高いタスク
③緊急だが重要では無いタスク
④緊急でも重要でも無いタスク

実はこの方法はアイゼンハワー・マトリクスと呼ばれています。アメリカの第34代大統領であるドワイト・D・アイゼンハワーの名前に由来する手法で、実は彼は業務遂行能力に非常に長けた方だったそうです。

アイゼンハワー大統領は「私には、急ぎの仕事と重要な仕事という 2 種類のやるべきことがある。しかし急ぎだからといって重要とは限らないし、重要な仕事だから急いで取り組むというわけでもない」という言葉を残しています。

重要なのか緊急なのか、その両方の側面でタスクを管理していきましょう。
では、次に①〜④までの基準についてご説明します。

緊急で重要度の高いタスク

これはクレーム対応や病欠している同僚のフォロー、上司から今日中で頼まれた資料などが該当します。ですので、細分化した自身のタスクはあまりここには該当しないでしょう。

緊急では無いが重要度が高いタスク

これは自身のタスクの大部分が当てはまるのでは無いでしょうか？週末のMTGの資料の準備や提案内容の確認、顧客の調査などが該当します。これらは予め予定を立てることができるタスクになります。

ただ、このタスクについては自身の役職によって別の担当者に任せる必要がある場面も出てくるでしょう。

また、入社間もない方や経験が浅い方については、②のタスクが多くなる場合があります。
そういった際にはすぐに上司に報告しましょう。今自分がどのタスクを持っていて、追われていることを相談すれば、解決策を導いてくれるはずです。

緊急だが重要では無いタスク

これはあなた自身がしなくていいタスクがほとんどでしょう。全てのタスクを②に該当させて、自分自身で解決できるといいのですが、そんなことは到底できません。資料の準備や元データの調査、似たような事例を持っている顧客へのヒアリングなどは担当者や部下にしてもらう方が、①や②のタスクに集中することができます。

ここは勇気を持って②のタスクを③のタスクにすることも大切です。

緊急でも重要でも無いタスク

このタスクはほとんど形骸化しているタスクになるでしょう。誰もみていないレポートや人数の多すぎる会議、時間だけとっている打ち合わせなどなど。
これについてはいっそ辞めてしまうことをおすすめします。

さてこうして細分化したタスクをこれら4つの基準で判断するのですが、タスクがどれに該当するのかをどうやって決めればいいでしょうか？
そこで次にタスクの重要度と緊急度の見極めについてご紹介します。

タスクの重要度と緊急度を見極めるコツ

まずはタスクの重要度について。

このタスクを自分で完了させる事が絶対に必要かどうか、やらなければどうなるのか、個人的にやってしまいたいタスクかどうかを想像してみましょう。
放置すると余計な工数がかかってしまいそうなタスクや、自分以外では完了させられないタスクなどがあるかと思います。

次に緊急度について。

これはこのタスクがすぐに終わった場合と長引くまたはやらなかった場合のメリットを想像してみましょう。
例えば、時間だけ取っている打ち合わせ。この一つの打ち合わせをやめるだけで、個人的にやってしまいたかった②のタスクを進行させることができます。

形骸化していてダラダラと過ごすよりも、やってしまいたいタスクの方がより身が入るのではないでしょうか？
やめる勇気は必要ですが、その分のリターンは大きいと思います。

では何をして何をやめるか。
これについては、生産性を高める5つのヒントの資料で詳しく説明しています。

是非ダウンロードして自身の業務や会社で行っている業務にムリやムダがないかチェックしてみてください。

仕分けたタスクはSONRで共有がおすすめ

緊急ではないが重要度の高いタスクは、自身のSONRカレンダーに登録し実際にタスクを実行する予定を決めておくと便利です。

また、緊急だが重要ではないタスクは、ボードに投稿しチームのメンバーに共有しましょう。投稿すれば、ボードに参加しているチームメンバー全員に通知が届くので、全員でタスクを共有することが可能です。

緊急で重要度の高いタスクが出た際にも、ボードに投稿することで全員に周知し、より早くタスクに対応することが可能となります。

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社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。

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