仕事を効率化する上で気を付けたいタスク管理の注意点

次から次へとたくさんの仕事が降ってくると、まずはどの仕事から手をつければよいか分からなくなるときがありませんか？

タスク管理をきちんとしていれば、作業が整理できて仕事を効率的に進めることができます。
ただ、タスク管理も闇雲にやっていれば失敗したり仕事が思うどおりに進まなかったりする場合も。

そこでこの記事では、タスク管理をする上での注意点をご紹介します。

仕事のタスク管理ツール選び

タスク管理をする方法は、さまざまな手段があります。手書きのメモ、表計算ソフトなどをはじめ、世に出回っているタスク管理ツールも実に多種多様。
間違った使い方や選び方をすればかえって非効率的な結果に。

ツールをどう選んで使えばよいか、ポイントは以下になります。

1つのタスク管理ツールを中心に仕事で使う

みなさんは今、どういった方法でタスク管理をしていますか？
手書きのメモだけの方もいれば、スケジュールアプリを併せて利用したり、何個かツールを扱ったりと人によってさまざまですよね。

豊富なアプリやツールが出ているので試したくなる気持ちは分かりますが、色々と手を出していれば混乱のもと。

それぞれのツールを起動して、タスクを記入して…と繰り返していると、次第にツールを使うこと自体が億劫になってきて、結局途中で投げ出してしまう、なんてパターンに。

せっかく良いツールを使っていても、それでは本末転倒です。あまりあれこれ使わず、1つに絞るところからスタートしてみましょう。

慣れてから、必要に応じたサービスを選んで使うのがおすすめです。

仕事にはシンプルなタスク管理ツールを選ぶ

タスク管理のツールは、最初はシンプルなサービスを選ぶこと。

もちろん必要な機能や、仕事に合ったものを選ぶのは重要ですが、初めから多機能なものを選ぶと使いこなすのに時間を要することに。
タスク管理が得意でない人にとっては、そのことが思わぬハードルになりかねません。

タスク管理のサービスのなかには、ガンチャートを作成できるものや複数のユーザーでシェアしながら多くのプロジェクトを管理できるものも。

もちろん便利に違いはありませんが、それは使いこなせたらの場合です。まずは簡単な操作性で分かりやすいものから使い始めてみましょう。

仕事時間を把握したタスク管理

タスク管理をしていると「タスクを完了させる」ことに注力しがちですが、タスク管理本来の目的はそこではありません。

タスク管理で大切なことは、仕事の見通しを可視化して「これでは期日に間に合わない」「ここは注意して進めよう」といったことを意識できるようになることです。

タスク管理をする上で、それぞれにかかる時間やボリュームを把握しておくのは大切な事。

では、どうやって時間を把握してタスクを管理していけばよいのでしょうか。

週に1回タスク管理のための時間を取る

仕事をしていると、気づけばどんどんタスクは増えていきます。

誰でも1度は「仕事に追われている…」「仕事が終わる気がしない」と感じたことがあると思いますが、それはすでに仕事に支配されている状態。正しくタスク管理をしていれば、今するべき仕事の優先順位が見えてきて、大量の仕事に焦ることなくサクサクとスムーズに仕事に取り組むことができます。

タスク管理をするには、週に1回タスク出しの時間を作ること。気づいたときにするのではなく、1週間の終わる金曜日、といったように曜日などを決めておくとルーティン化しやすいです。

いざやるべきことをメモに書くなどして並べていくと、意外と「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」といったさまざまな項目が出てきます。

じっくり向き合うことでタスクを把握することができ、タスク管理によって仕事も円滑に進むでしょう。

タスク管理の詳しいやり方は、「仕事の効率を上げるタスク管理の具体的な方法と流れ」の記事でもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてださい。

仕事を詰め込みすぎない

タスク管理で作業時間を把握していても、複数のプロジェクトが同時並行しタスクの数が多くなってくると、予定通りにはいかない場合があります。

自分ひとりで行うタスクなら所要時間は明確ですが、仕事をしていると上司や取引先とのやりとりで確認の返答に時間がかかることも。
何が起こるか分からないので、以下のように全体の仕事時間の20％を目安に余裕を残しておくことをおすすめします。

もちろんこれはあくまで目安。無理にスケジュールを詰め込み過ぎると、見込み時間がオーバーすることに。そうなると、残業や睡眠時間を削って仕事をするはめになりかねません。
時間には必ず余裕を持たせるようにしましょう。

「考える」は仕事時間の無駄使い

仕事をしていると、「次は何しよう？」と考える瞬間があると思いますが、実はこれはタスクをこなす上でもっとも無駄な時間。
考えている時間がもったいない上、たまたま目に入った関係のない仕事に手を出したり、隣の人に話しかけたりとつい脱線しがちに…。

タスク管理が中途半端だと、このように隙間時間が生まれてしまいます。逆にやることが明確であればタスクを順番にこなしていくだけなので、脱線してしまうようなことも防げるのです。

大切な仕事のタスク管理は朝のうちに

朝の出社後といえば、メールチェックをしてそこからやることが出てきたり、なんとなく目についたことから手を付けたり、昨日の続きから仕事を始めたり…。

どちらもありがちなことですが、これでは効率のいい一日のスタートには思えません。

朝はエネルギーが充分にチャージされて、頭も冴えている状態。実は重要なタスクをこなすのにぴったりなのです。
集中力のある間に重いタスクを終えてしまうと、その後の仕事も心に余裕をもって臨むことができます。

「朝に大切なタスクをこなす」と、とてもシンプルなことですが、こちらも仕事を効率化するのに有効な方法です。

タスク管理を苦手に感じている方も、これらが習慣づけばさらに仕事がスムーズに。仕事効率化につながるメリットは大きいので、ぜひ実践してみてください！

タスク管理ツールは簡単操作の「SONR(ソナー)」がおすすめ

タスク管理ツール「SONR（ソナー）」は、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内のタスクや出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。

さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

生産性向上と業務効率化には、『ツールの導入だけでなく、業務のフローや無駄に時間を割いているところの見直し』が必要となります。

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