仕事が捗るタスク管理とスケジュール管理術

ビジネスパーソンであれば、誰もが行っているタスク管理とスケジュール管理。タスクをメモしたり、スケジュール帳を活用したり、スマホなどのカレンダーを使っておられる方も多いのではないでしょうか？

実はタスク管理とスケジュール管理を組み合わせることで、仕事が捗り自身の生産性を向上させる方法があります。

この方法では、自身のタスクに必要な作業時間をスケジュールに追加していきます。スケジュールを元にタスクを進行することで、予想より早く終わった場合は、翌日のタスクをこなしていきます。

そうすることで、仕事に追われる状況から仕事を追う状況を作ることが可能です。
今回は具体的なSTEPについてもご紹介します。

タスク管理の意味

タスク管理とは、業務に当たっている中で出てくる作業を、優先度を決めて自身やチームで管理し、効率的に仕事を進めることを指します。

そしてタスクとは各作業の最小単位のことをいいます。

タスク管理については以下の記事で紹介しています。
タスク管理の手段やポイントも記載していますので、参考までにご覧ください。

タスク管理とスケジュール管理を連動させる管理術

誰もが仕事に追われる状況は辛いですよね。
そこで、仕事を追う状況を作るためのステップをご紹介します。

下記のステップに沿ってタスク管理とスケジュール管理を進めてみましょう。

STEP1 依頼された業務を細分化しましょう。

普段の業務の中で、誰かに仕事を依頼されることはありませんか？
そんな時に多いのが、業務が一塊で依頼されてしまい膨大な作業に見えてしまいます。

膨大な作業に見えてしまうと、何から手をつけるべきかがわからない状態となり、仕事に埋もれることになります。

そこでタスク管理の第一歩として業務を細分化しタスクにします。

例えば「プレゼン資料を作成する」という業務。
これらをタスクにすると、以下のような内容になります。

この手順で今持っている手持ちの業務も細分化してみましょう。
細分化は、膨大に見えていた作業をただ可視化するだけではありません。

自分だけでは到底完遂できないタスク量になった場合に、他のメンバーに依頼する時にも一タスクずつ渡せたりといろいろな場面で役立ちます。

STEP2 各タスクの優先順位をつけましょう。

細分化したタスクに優先順位をつけましょう。
タスクは緊急性と重要度の指標で見るといいでしょう。

多くの業務が、①『緊急で重要度の高いタスク』と、②『緊急では無いが重要度が高いタスク』に分けることができます。

①の『緊急で重要度の高いタスク』は、クレーム対応やタスク漏れなどのトラブル処理や締め切りが明確に決まっているタスクに当たります。

クレーム対応などのタスクは予め作るよりは突発的に発生します。このタスクが入ってきた時にはすぐに処理しましょう。

また締め切りが直近などの決まっているタスクは、優先的に処理し周囲に確認をとりましょう。

②の『緊急では無いが重要度が高いタスク』は、翌週の営業資料の印刷準備や来月訪問予定の顧客の調査などが挙げられます。

こういったタスクは緊急では無いので、後回しにされがちですが、時間をかけると緊急度が上がってしまう可能性がありますので注意が必要です。

ではそれら以外のタスクが出てきた場合はどうでしょうか？

③『緊急だが重要では無いタスク』

これらは、形式だけで読まれていないような毎日の報告や自社システムへのドキュメントの保存などでしょうか。

こういったタスクは、タスク自体が必要で無いものや他のメンバーに振る、フローを変えるなどで効率的にすることが可能です。

④『緊急でも重要でも無いタスク』

自身の業務に関係のない打ち合わせや営業メールへの返信などでしょうか？
これらのタスクは時には断ることや辞めることも必要になります。

STEP3 各タスクをスケジュールに登録しましょう。

ここからが重要なポイントです。
まずは一つのタスクにどのくらい時間をかけるか把握しておきましょう。

おすすめは30分や1時間など大まかな単位で結構です。

それぞれのタスクを自分でするとどのくらい時間がかかるかが明確になっていると、スケジュールを埋める際に役立ちます。

先ほどの①『緊急で重要度の高いタスク』から順に、②『緊急では無いが重要度が高いタスク』をそれぞれ期限や自身がタスクにかける時間を元に、スケジュールを埋めていきます。

ここでのポイントは、タスクを詰め込まずに1時間〜2時間程度は余裕を持たせましょう。

日々の業務の中では突発的に①の『緊急で重要度の高いタスク』が発生するものです。

それは自分ではなく他のメンバーかもしれません。

そういったタスクにも対応できるように余裕を持っていると、突発的に発生しタスクをスケジュールに埋め、今やろうとしていたタスクを空いている時間に移動することが可能です。

タスクを埋めることに集中してお昼の時間が無くならないように注意してくださいね！

また　使用するスケジュールは紙よりも、アプリやWEBブラウザで操作できるものをお勧めします。

アプリやWEBブラウザのスケジュールであれば、空いている時間への変更や翌日への振替が容易にできるだけでなく、社内のメンバーへも自身の予定を共有可能です。

STEP4 スケジュール通りにタスクを実行しましょう。

まずはスケジュール通りにタスクを実行しましょう。

前述の通り、緊急対応が入った場合は優先して手をつけ、自身のタスクは空いている時間へ移動させてください。

また、1日の終わりや１週間の終わりにタスクがスケジュール通りに進んだか、進んでない場合はなぜ進まなかったのか振り返る時間を持つといいでしょう。

STEP1でタスクを細分化したことで、自身の予想よりも早くタスクが完了することがあります。

そういった際には翌日のタスクや『緊急では無いが重要度が高いタスク』を移動させることで翌日の余裕を作りましょう。

翌日のタスクが減るので、移動させたところでさらに別の日のタスクができるようになります。

これを繰り返すことでタスクに追われる環境から、タスクを追う環境を作ることができるようになります。

タスク管理が簡単になるツールを使いましょう

こういったタスク管理やスケジュール管理には、専用のツールを使うことをお勧めします。

タスク管理であればタスク管理ツール、スケジュール管理はカレンダーツールなどがありますが、一体となっているツールの方がいいでしょう。

タスク管理ができるツールの例
・エクセルやGoogleスプレッドシートで表管理
・タスク管理専用のツール

タスク管理ツールについては『タスク管理とは　業務効率を向上させるポイントを解説』の記事で詳しく紹介しています。
是非参考にご覧ください。

スケジュール管理ができるツールの例
・スマホやメールソフトについているカレンダーアプリ
・Googleカレンダーなどブラウザ上で使えるスケジュールアプリ

タスク管理とスケジュールの組み合わせは、SONRがおすすめ

SONRは業務上での普段のコミュニケーションをタスクとして管理することができ、社内コミュニケーションツールとして全国の中小企業1000社以上での導入実績があるツールです。

最大の特徴は「ボード」と呼ばれるプロジェクトごとにコミュニケーションが取れる掲示板機能と、その「ボード」のなかでタスク毎にコミュニケーションが取れる形式を採用しています。

また、SONRではユーザー毎にカレンダーを用意しています。

予定は社内のユーザー間で共有することで会議予定やお客様との商談予定の抜け漏れを防ぎます。

会議室や社用車などの共有設備専用のカレンダーを作成し、いつ誰が使うのかを随時確認することも可能です。

各予定の10分前には通知をアプリやブラウザで受け取ることができるようになっているので次の予定を忘れることもありません。

前述のSTEP１〜４の手順を自身のカレンダーにタスクとして登録していれば、自身のタスク管理も可能です。

社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」

社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。

SONRは「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単にブラウザや専用アプリから投稿の確認、コメントの返信、予定の確認などができる様になっています。

さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

生産性向上と業務効率化には、『ツールの導入だけでなく、業務のフローや無駄に時間を割いているところの見直し』が必要となります。
まずはお気軽にご相談ください。

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タスク管理ツール「SONR」の導入事例

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