仕事の効率を上げるタスク管理の具体的な方法と流れ

仕事の効率を上げて生産性を高めるために必要不可欠なタスク管理。

ビジネスを行う上で、タスク管理が大切だと聞いてはいても、具体的にどういったメリットがあるのか、そしてどのような方法で進めるのがベストなのかわからない…という方も多いはず。

そこで今回は、タスク管理を行うメリットを知り、業務を効率的に進めるための具体的なタスク管理方法について解説します。

タスク管理を行うメリット

働き方改革で長時間労働の解消が推し進められる中、限られた時間内に効率よく業務をこなしていくためにはタスク管理が必要不可欠です。

まずタスク管理をすることで、どのようなメリットがあるのか、一つずつ解説していきます。

作業漏れが防げる

タスク管理を行う上で一番のメリットは、作業漏れが防げることです。

多くの会社員は、部署やチームごとの業務だけでなく、他部署からの依頼、経費精算や各種申請などの事務処理なども並行して進めることが多いです。

自分が抱えているタスクを可視化することで、「しまった…あれやるの忘れてた…」「あのタスクって、もう終わってたっけ…？」などという個人的な作業漏れはもちろん、「このタスクって誰担当だっけ…私じゃないよね…？」「あのプロジェクト、誰が止めてる？」などというトラブルを避けることもできます。

タスクの優先順位が明確になる

タスク管理を行うメリット2つ目は、自身が抱えるタスクの優先順位が明確になることです。

タスクを整理し可視化することで、まず何から始めればいいのか、急ぎのタスクはどれか、いつまでに終わらせなければいけないのか…など、タスクの優先順位が目で見て確認することができます。

タスクの優先順位が明確になっていれば、「今何をすべきか」が明確になり、業務が増えた際に「あれもしなきゃ…これもしなきゃ…」とストレスを抱え込む必要もなくなる上、優先順位に沿ってタスクをこなしていけば良いだけなので、「次は何しよう…？」と考える無駄な時間も省くことができます。

仕事を効率的に進められる

タスクの優先順位をあらかじめ決めておけば、一つの業務が終わるごとに再度タスクを整理し、優先順位を考えるという無駄な時間が省けるため、タスク管理には仕事を効率的に進められるというメリットもあります。

時間を節約しようとして、「次に何をすべきか」を考えながら業務に取り組んでしまうと、頭の中が逆に混乱し、今目の前にある仕事に集中できなくなってしまう人もいるでしょう。

あらかじめ、タスクをすべて書き出し、優先順位を付けておけば、自分が抱えているタスクの全体像を把握することができ、期限を意識しながら効率的に業務を進めることができます。

業務量が把握できる

自分が割り振られた業務の全てを頭の中で覚えておくことは意外に難しいものです。

自分ではタスクをしっかり管理しているつもりでも、何かのタイミングで忘れてしまったり、業務量が多すぎて何から進めればいいか迷ってしまったり、タスクが把握できておらずどんどん業務を引き受けてしまって期限に間に合わなくなってしまったり…など、誰にでも何かしらタスク管理にまつわる失敗経験があるはず。

しかし、タスク管理をしっかり行うことで、自分のタスクを可視化することができ、こなすべきタスクがどれぐらいの量で、どれぐらいの時間をかけて作業すれば良いかを目で見て把握できるため、無理なく業務を進めることが可能になります。

4つのタスク管理方法

タスク管理のメリットをまとめてみましたが、具体的にタスクを管理する方法として、多くの企業で採用されている方法・ツールは下記の4つです。

上記のタスク管理方法の中で、一番簡単にできるのが手書きのメモや付箋などを使ったアナログな管理方法です。

ただし、手書きであるため手元にメモした紙がなければ内容を確かめることができないので、個人でのタスク管理には向いていますが、出張や外出が多い人、また複数人でのタスク管理にはあまり向いていません。

タスク管理方法のそれぞれの特徴や管理のコツについては、こちらの「タスク管理とは　業務効率を向上させるポイントを解説」で詳しく解説しています。

特にテレワークの導入が進み、自宅やサテライトオフィスでの勤務形態が増加してきた昨今では、チームや部署でタスク管理をする必要性もあるため、オンラインで利用できるタスク管理ツールやGoogleスプレッドシートを共有して利用している企業が増えています。

オンライン上でタスク管理をするメリットとしては、下記が挙げられます。

特に効率的に無駄を省いてタスクを管理したい場合には、タスク管理ツールの利用がおすすめです。

ツールによっては、掲示板機能やチャット機能などが付いているもがあったり、ボタン一つでタスク完了を知らせることができる機能が付いていたりと、一目で残りのタスクが確認できるため、あまり手を煩わせたくない方や、効率重視の方にはタスク管理ツールがおすすめです。

仕事の効率を上げるタスク管理の方法

では、仕事の効率を上げ、生産性を高めるためのタスク管理の具体的な方法とは何なのか、いったいどういった手順で進めるべきなのかを説明します。

タスクを全て書き出す

業務をふられたら、まずその業務に関わるタスクを全て書き出しましょう。

タスクが大まかであったり抽象的であったりすると、工数が把握しきれない為、書き出す際には、作業を具体的に洗い出し、細かく細分化することが大切です。

タスクをグループ分けする

タスクを細分化し全て書き出したら、グループ分けします。

グループ分けの方法としては、同時にできる作業やカテゴリーごと、また社内・社外・担当者ごとなど相談できる相手ごとによって分けるのも良いでしょう。

タスクにまとまりを付けることによって、関連したタスクを同時に進行させたり、作業漏れがないように注意を向けたりすることが可能です。

優先順位を付ける

ある程度グループ分けができたら次には優先順位を付けていきます。

その際に注意したいのが、タスクの締め切り・必要な作業時間・上司や取引先への確認の有無とかかる時間です。これらを考慮しながら優先順位を付けると、スケジュールが立てやすくなります。

スケジュールを立てる

優先順位がつけ終わったら、次はタスクをスケジュールに落とし込みます。

タスクをスケジュールに落とし込む方法としてわかりやすいのは、優先順位や締切日を参考にして1週間ごとにタスクをまとめてから1日ごとのスケジュールに割り当てていくことです。

そうすることで業務量を調整しやすくなり、急に入ってきた急ぎの案件にでも対応できる余裕が生まれます。

タスクを管理する

スケジュールが立てられたら、後は作業時間や締め切りに注意しながらタスクをこなしていくだけです。

途中でタスクの変更や追加などがあった際には、もう一度前述の方法を使ってスケジュールを組みなおしましょう。

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