タスク管理とは　業務効率を向上させるポイントを解説

効率的に仕事を進めるために必要なタスク管理。

タスク管理は、業務の優先度や量、進捗を管理することで業務効率を向上させる有効な手段ですが、自分なりの方法や慣例に従って行っているだけで、タスク管理とは何かを正しく理解していない方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、タスク管理とは何なのか、そして目的や手段、効率的にタスク管理をするポイントを解説します。

タスク管理とは？

タスク管理とは、業務を必要な作業（タスク）に細分化、そして優先度を決めて進捗を管理し、効率的に仕事を進めることです。

タスク管理を行うことで、誰にどのようなタスクがあるのか、そして次に何をすべきなのかを明確にすることができるため、特に複数の作業を抱えている場合には、効率的に仕事を進めることができる有効な手段となります。

タスク管理の目的とは

ではタスク管理の目的とは、具体的に何なのかをまとめてみました。

タスクの対応漏れ防止

タスク管理を行う上で一番の目的は、タスクの対応漏れを防ぐことです。

仕事を行う際には、同時に複数のタスクを抱えることがほとんどですが、どの仕事をどういった順番でいつまでに完了させる必要があるのかを明確にしておかなければタスクの対応漏れが発生しうる可能性があります。

その為、初めにタスクを洗い出し、優先順位や作業の順序を整理することで、業務の流れや業務量が可視化でき、タスクの対応漏れや重複、期限の超過を防ぐことが可能です。

優先順位の把握

タスク管理を行う2つめの目的として、優先順位の把握があります。

同時に複数案件にまたがるタスクを抱えている場合、案件の進行具合やチームとの連携具合によって作業時間の管理が難しくなる場合があります。その際に、自身が抱えているタスクの優先度を把握しておくことで、効率的に業務を進めることが可能です。

進捗の見える化

タスク管理の3つ目の目的は、進捗の見える化です。

個人のタスクだけではなく、チームで案件を進行している際にも全体のタスクが可視化されていることで、進捗に遅れが出ていないかどうかが明確になり、遅れが出ている場合は、すぐさま上司やチームで対応が可能です。

またタスク管理は、期限の超過防止だけでなく、業務量の把握にも有効な手段であるため、個人だけでなく、チーム全体でタスクを見える化しておくのが大切です。

タスク管理の手段とは

業務の効率化に有効なタスク管理ですが、多くの企業で採用されている方法をまとめました

タスク管理ツールを使って整理

タスク管理ツールは、効率的にタスク管理を行うために開発されたシステムで、誰がどれだけのタスクを抱えているのか一目で把握するのに有効です。

中にはグループウェアやチャットツールにタスク管理機能が付いているものもあるため、社内の情報共有とあわせて1つのツール上で管理できると便利です。

社内の情報共有とタスクを簡単シンプルに管理するなら「SONR.（ソナー）」がおすすめです。

表計算ソフト（エクセル・スプレッドシート）を使って管理

タスク管理を行う手段の一つとして、エクセルやGoogleスプレッドシートを使った管理方法もあります。

はじめに表を作成したり、わざわざ進捗を追加・削除していくなどの手間は取られますが、単純に作成した表に、タスク内容や進捗状況、期限や担当者などの項目を入力していくだけで、タスク管理ができます。

またGoogleスプレッドシートであればオンライン上で更新できるため、複数人で共有する場合に便利です。

メールでタスク管理

社内外共にメールで情報共有をしているのであれば、メール自体をタスク管理として利用する方法もあります。

例えば、メールの受信ボックスを案件ごとのフォルダに振り分けて、完了していないものは未読状態にしておく、またはお気に入りやフラグを立てておくなどでタスク管理を行います。

ただメールを利用しての管理のデメリットとしては、複数人での共有が難しいこと、そして業務の状況によってメールの内容が複数案件にまたがるものであったり、度重なる返信でメールボックスがあふれかえってしまい、逆に整理できず効率が下がるという懸念点もあるため、使い方には注意が必要です。

手書きでタスクを管理

個人的なタスク管理や比較的少ない量のタスクであれば、メモ帳や付箋を使ってタスク管理をする方法もあります。

一番簡単で誰にでもできる手軽な方法ではありますが、アナログな方法であるため、チームでの共有が難しく、テレワークなどの遠隔勤務が増加している昨今では、個人的にタスク管理したい場合以外はあまりお勧めできません。

タスク管理のポイントとは

タスクを細分化する

タスク管理を行う際の重要なポイントは、作業を具体的に洗い出し、細かく細分化することです。

タスクの内容が大まかであったり、抽象的であったりすると、工数が把握しきれず、期限設定や進捗管理が難しくなってしまいます。

特に複数人で進行する案件では、タスクを細分化することで業務量を調整し、担当を割り振りやすくなります。

どこまで進めれば完了かを明確にする

タスクの細分化とあわせて重要なのが、どこまで進めればタスクの完了なのか明確にしておくことです。

複数人でタスクを共有して進めているのに、完了タイミングをあいまいなままにしていると、次の工程に進むタイミングがわからない…といった状況に陥る可能性もあります。

その為、タスクを細分化する際に、どこまで進めたら完了なのかもあわせて明確にしておきましょう。

担当者や期限を明確にする

複数人でタスク管理をする際に、必ず明確にしておきたいのは「だれが・いつまでに」という点です。

タスクごとに担当者を決め、責任の所在を明確にしておかなければ、「え！○○さんがやると思ってた…」「この案件、もしかして止まってない？誰かやってる？」などの状況に陥り、チームやプロジェクトの雰囲気が悪くなったり…

時間を無駄にせず、効率的に案件を進めるためにも、タスク管理をする際には、担当者や期限を明確にすることが大切です。

タスクに優先順位を付ける

タスクの細分化をして、担当者や期限を設定したのはいいものの、後からタスクが増えたり、他の案件のタスクを振られたりということはよくあることです。

そこでタスクが追加されたりしても、どのタスクから進めれば良いか把握するためにも、優先順位を設定しておくことで、期限超過や対応漏れを防ぐことができます。

タスク管理ツールを利用する場合、期限設定ができる機能が付いているものもあるため、活用すると便利です。

チームでタスクの進捗を共有する

チームや複数人でタスク管理をする場合は、こまめに情報を共有することが重要となります。

いつ誰がどのタスクを進めているのか把握できるようにしておけば、進行に遅れが出た場合や業務量の超過などで進行不可能な状態に陥っている場合でも、上司やチーム内ですぐさま対応することが可能です。

タスク管理ツールの導入を検討する

タスク管理は実施する方法によって手間のかかるものもあります。その為、タスク管理を行うためのクラウドツールを利用するのも手です。

パソコンやスマートフォンからもアクセスできるクラウドツールなら、タスク管理に必要な機能が揃っているのはもちろん、エクセルやメールでタスク管理するほどの手間もかからず、作業が終わったらボタンを押すだけの簡単ツールも。

掲示板やチャットなどの情報共有機能をあわせ持つタスク管理ツールを利用すれば、一つのツールでタスク管理と情報共有が完結するので業務の効率化に有効です。

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