変化する社外コミュニケーションの形とは？業務の効率化を図るポイントも

ビジネスにおけるコミュニケーションの方法は時代とともに変化しており、社外コミュニケーションも例外ではありません。

社外コミュニケーションは、取引先や顧客との信頼関係を築くうえで必要不可欠なもの。近年ではテレワークやデジタル化が進み、社外とのやり取りの場面や手段にも変化が見られています。

そこで本記事では、社外コミュニケーションがどのように変化してきたのかとあわせて、コミュニケーションツールを導入するメリット、活用ポイントなどを紹介していきます。

また、記事の最後では社外コミュニケーションに最適なツールも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

社外コミュニケーションはどう変化しているのか

これまでのビジネスにおけるコミュニケーションツールといえば、電話やEメールがメインでした。しかし、新型コロナウイルスによる外出自粛要請や、2019年に施行された働き方改革関連法の影響により、社員のワークスタイルだけでなく取引先や顧客とのコミュニケーションにも変化が見受けられます。

具体的な変化としては、次のようなものがあるのではないでしょうか。

• 商談や打ち合わせが対面からWeb会議ツールになった
• 契約や承認フローなどの業務がオンラインで完結できるようになった
• 書類やデータなどの共有方法がEメールに添付からオンラインストレージになった

依然として電話でのやりとりはありますが、Eメールや紙の請求書・契約書に代わる様々なツールがサービスとして普及しています。

社会全体がDXを推進するいま、社内だけでなく社外とのコミュニケーションツールを切り替えていくことは、より広い市場でビジネスをしていくために必要不可欠だと言っても過言ではないのでしょうか。

社外コミュニケーションにツールを導入することのメリット

ここからは、社外コミュニケーションのツールとして、多くの企業が利用しているビジネスチャットに焦点を当て、導入のメリットを紹介していきます。

情報共有がスムーズになる

ビジネスチャットツールを導入する最大のメリットと言えるのが、情報共有がスムーズになることではないでしょうか。

一般的にビジネスチャットでは、グループチャットを作成し、そのグループ内で送信されたメッセージや添付ファイルはグループに参加している全員に共有される仕組みです。そのため、Eメールのように「CC」や「BCC」を使う必要がなく、共有する人数が増えると発生しやすい送信漏れの心配もいりません。

また、送ったメッセージが既読かどうかが分かるような確認マークや、ファイルを管理する機能もあるため、「誰が読んだのか」「必要なデータはどこにあるのか」などが把握しやすくなっており、社外との情報共有が円滑になる理由の一つとなっています。

ちなみに、取引先別にグループが作れるということは、Eメールのように受信ボックスの振り分けなど面倒な手間が不要になるということ。これもチャットツールを利用する大きなメリットだと言えるでしょう。

商談の成約率アップに繋がる

社外コミュニケーションのツールとしてビジネスチャットなどを導入することは、商談の成功率を上げる要素の一つになります。

先述した通り、チャットツールを利用すれば情報共有が滞りなく行われ、業務の効率化が期待できます。すると、顧客への対応もスムーズになり、その結果として成約率のアップにも繋がるのです。

また、チャット形式であることから、これまでの顧客とのやりとりやデータをすぐに遡れるため、顧客のニーズを正確に把握し、より適切な提案材料を得ることができるでしょう。

セキュリティの強化に繋がる

ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールは、セキュリティ面でもEメールより優れています。

その理由は、ビジネスチャットツールは業務で利用することを前提に作られているからです。例えば、2段階認証や暗号化通信はもちろん、管理者によるIPアドレス制限など、Eメールよりも高いセキュリティ水準がビジネスチャットツールには備わっています。

また、Eメールと違って、送信後にメッセージを編集したり削除したりすることが可能なため、誤送信による情報漏えいも防げるというメリットがあります。

さらに、グループチャットの作成やメンバーの追加・削除も容易で、適切なメンバーとだけやり取りを行うことができるため、宛先間違いのリスクも減るという点もセキュリティの観点から優れていると言えるでしょう。

ツールを使って社外コミュニケーションを円滑にするポイント

ツールを適切に使えば、社外コミュニケーションが円滑に進みやすくなります。ここでは、コミュニケーションツールの活用で押さえておきたいポイントを紹介します。

丁寧・こまめな連絡を心がける

ビジネスチャットなどオンラインでのコミュニケーションは、直接会って話すよりも、伝達できる情報量が限られたり、心理的な距離が生じやすくなることがあります。

とくにチャットツールはメッセージの送信後も編集や送信取り消しができる反面、気軽に送れてしまうことから丁寧さに欠けることもあるかもしれません。

また、ビデオコミュニケーションであるWeb会議ツールでは、画面を介するため表情やアイコンタクトといった非言語的な情報が伝わりにくくなります。そのため、対面では容易に伝わっていたことや理解できていたことが、オンラインでは難しく感じられる場合もあるでしょう。

このようなデメリットを回避するには、会話や文章でこれまで以上に丁寧な説明を心がけ、心理的な距離が生じないようにこまめに連絡を取ることがポイントとなるでしょう。

コミュニケーションツールを活用した情報共有を徹底する

社外コミュニケーションを円滑にするためには、社内の誰もが顧客情報を把握できる状態を作ることが重要です。

これまでは、日報のメールや社内ミーティング、雑談などを通じて顧客情報や資料を共有していた企業も多いと思います。しかし、これらの方法だと情報の伝え忘れや聞き漏れが生じやすく、最悪の場合だと業務の遅延やクレームに繋がる可能性も否定できません。

そこで、ビジネスチャットツールで社内用グループを作成し、顧客の状況や必要な情報を一元管理してみましょう。いつでもどこでも社員がアクセスできるようにしておけば、顧客とのコミュニケーションが円滑になり、商談の成功率も向上するはずです。

使いやすい社外コミュニケーションツールを選ぶ

社外コミュニケーションを円滑にする最後のポイントは、使いやすいツールを選ぶことです。

どれだけ機能が充実したツールを導入しても、それを実際に使う社員が面倒に感じたり、取引先や顧客が操作に苦手意識を持ってしまうと、コミュニケーションが円滑に進まないかもしれません。

また、迅速なやり取りが求められる中、メッセージの通知に気づきにくいもの、大容量ファイルの共有に時間がかかるものなど、求める機能を満たさないツールの使用もコミュニケーションがうまくいかなくなる原因の一つと言えます。

つまり、社外のコミュニケーションを円滑にするためには、目的に合った使いやすいツールを選ぶことが重要なのです。

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