ビジネスチャットを社外とのコミュニケーションに活用できる？注意点やツールの選び方について

近年のリモートワークの導入や社内コミュニケーション活発化のためにビジネスチャットツールを導入する企業が増えています。

しかし、ビジネスチャットツールの導入を検討しているものの、社内だけでなく、社外にも活用するべきか、社外は従来のメールで対応した方が良いのか頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。

ビジネスチャットは、社内はもちろん社外との円滑なコミュニケーションにも非常に役立ちます。

本記事では、ビジネスチャットが社外とのやり取りに向いている理由や活用するメリットについてまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスチャットは社外とのやり取りに向いている！活用される理由

ビジネスチャットは、社外との連絡のやり取りやコミュニケーションに向いています。

社外とのやり取りに活用するメリットとしては、主に以下の5つのポイントが挙げられます。

• 過去のやり取りが時系列で把握できる
• セキュリティレベルが高い
• スピーディーなやり取りが可能
• 送信後もメッセージの編集ができる
• グループ内での情報共有がしやすい

これらをメールとの違いに触れながらご紹介します。

過去のやり取りが時系列で把握できる

ビジネスチャットを社外とのやり取りに活用することによって、過去のやり取りの内容が時系列で把握ができるというメリットがあります。

メールだとメッセージを一通ずつ開封する必要がありますが、ビジネスチャットの場合、チャット上のメッセージやデータ・資料などを「いつ・誰が・誰に対して何のために送ったか」が一覧として記録に残るため、トーク履歴をスクロールするだけで、過去のメッセージを遡ることが可能。

業務に必要な情報が時系列で一括管理できるため、結果的に情報のピックアップが容易になります。

ですので、社外の担当者が変更になったとしても、新しい担当者をチャットのトークルームに招待することで、過去のメッセージのやり取りを閲覧できるため、引継ぎもスムーズになるという点もビジネスチャットのメリットです。

セキュリティのレベルが高い

ビジネスチャットツールのセキュリティレベルが高いことも、社外とのやり取りに向いているひとつのメリット。

ビジネスチャットツールはビジネス向けに作られたITツールであるため、IPアドレス制限や端末認証といったセキュリティ対策がされているものが多い傾向にあります。

また、アクセス権限のあるメンバーとのみやり取りができるため、メールでよくある見知らぬ人物からの怪しいメールを受け取る可能性もありません。

さらに、自社専用のサーバーで構築するオンプレミス型のビジネスチャットであれば、アカウント乗っ取りへの対処もスムーズなため、セキュリティのリスクも減らせるでしょう。

スピーディーなやり取りが可能

ビジネスチャットは社外とのスピーディーなやり取りが可能。

会話するようにメッセージのやり取りができるため、情報の伝達・共有がメールよりも迅速であり、業務効率化にもつながります。

また、メール文のような宛先、件名、挨拶文の記載も不要ですので、ビジネスチャットであれば、手軽かつ簡潔に用件を伝えることが可能です。

送信後もメッセージの編集ができる

ビジネスチャットは、メッセージの送信後であっても文章の内容を編集・削除が可能です。

万が一、異なる相手にメッセージを送ってしまった場合や誤字があった時、異なるファイルを共有してしまった時に修正できるのは大きなメリットでしょう。

一方、メールの場合、一度送信してしまったものは文章の内容を編集・削除はできません。

誤送信した後の訂正・お詫びのメールを送る手間を考えると、ビジネスチャットのメッセージの編集機能は便利だと言えます。

グループ内での情報共有がしやすい

チームやプロジェクトといったグループ内での情報共有に便利な点も、ビジネスチャットを社外とのやり取りに活用する利点の一つです。

複数人で一つのチャットルームを共有するグループチャットの場合、メッセージを送信すれば、全員にメッセージが一斉に共有されます。

メールであれば、メッセージを共有したい相手に「CC」や「BCC」を設定する必要がありますが、ビジネスチャットではその必要はありません。
情報をグループ内で効率的に共有できる点も、社外とのやり取りにおいては重要でしょう。

社外との連絡にビジネスチャットを使う際の注意点

社外とのやり取りにビジネスチャット活用が便利である一方、以下のようなデメリットや注意点も存在します。

• コミュニケーションが過剰になる恐れ
• 共通のビジネスチャットツールを導入する必要がある
• ビジネスチャットツールの操作方法の共有が必要

一つずつ解説します。

コミュニケーションが過剰になる恐れ

ビジネスチャットは会話するようにメッセージのやり取りができるため、不要なコミュニケーションが生じてしまうデメリットがあります。

また、メッセージの即レスを意識するあまり、ほかの仕事に手がつかなくなる、業務時間外に対応してしまうといった状況が生じることも。

社外との連絡であっても、チャットの利用時間を明示しておくといったルール設定をする必要があるでしょう。

共通のビジネスチャットツールを導入する必要がある

社外とビジネスチャットでやり取りするためには共通のツールを利用しなければなりません。

もし、取引先が異なるビジネスチャットツールを使用している場合、どちらかが相手に合わせてツールを導入するという手間が必要です。

ビジネスチャットツールの操作方法の共有が必要

もし、自社で導入したビジネスチャットツールを社外と共有する場合には、相手と操作方法を共有する必要があります。

コミュニケーションの効率化を目的にビジネスチャットを導入しているにも関わらず、社外の担当者に「操作方法が分からない」と利用を避けられてしまっては本末転倒です。

操作方法を共有するためには、マニュアルを作成したり、レクチャーをしたりといった手間が出てくるケースがあります。

社外との連絡にどんなビジネスチャットを使うべきか

社外との連絡のやり取りにおいて、どのようなビジネスチャットツールが適しているのかについて次にまとめてみました。

セキュリティレベルが高い

ビジネスチャット上で社外とさまざまな情報のやり取りをするため、通信の暗号化やIPアドレス制限といったセキュリティ機能が搭載されているツールを選ぶのが望ましいです。

特に、社外のメンバーと業務やプロジェクトに関する重要な情報や機密データをやり取りする場合、情報漏洩のリスクを避けるためにも、高いセキュリティがある環境でやり取りする必要があります。

また、取引先によっては自社と異なるセキュリティ基準があり、その基準をクリアする必要があるかもしれません。

安全な運用のためにも、セキュリティ対策が強固なビジネスチャットツールかどうかという点も重要な選定ポイントです。

あらゆる端末に対応している

パソコンやスマートフォン、タブレットといったあらゆる端末に対応しているビジネスチャットツールを選ぶということも一つのポイントです。

スマートフォンやタブレットに対応していれば、外出先でのチャット確認ができますので、外回りの多い社員も使いやすいでしょう。

操作しやすい機能性であること

社外とのやり取りにビジネスチャットを使用する場合、操作しやすいものであるかという点も重要。

社外とビジネスチャットをする際、メッセージやファイルのやり取りがメインであれば、多機能である必要はなく、機能がシンプルで操作しやすいものの方が利用しやすいでしょう。

ビジネスチャットは社外とのコミュニケーションに効果的

ビジネスチャットは社内だけでなく、社外のメンバーとの業務連絡やコミュニケーションにメリットがあり、メールと比べて大幅な業務効率化が期待できます。

ビジネスチャットツールを導入する際には、社外とやり取りすることも考慮して、ツールを検討してみてはいかがでしょうか。

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