メールでの情報共有はもう限界！社内連絡はSONRで整理整頓

社内連絡や情報共有をするのにメールは便利なツールです。
しかし日々の業務メールが増え続け、逆に情報の整理ができない…なんてことはありませんか？

以前、こちらの記事でも「メールが業務の効率を下げている可能性がある」という内容をご紹介しました。

メールは、多くの企業で使われている便利なツールではありますが、メールの構造的に情報共有や社内コミュニケーションには向かない苦手分野もあります。
そこで今回は、具体的にメールの苦手分野とは一体どういった状況なのかをまとめてみました。

情報共有ツールとしてのメールの苦手分野とは

メールは複数のやり取りが難しい

一方的に情報共有をするだけならメールでも問題ないのですが、複数人の間で業務調整や意見交換などを行う目的でメールを使うと、話題が分散したり、時系列に話題が整理できなくなったり、途中で宛先に追加された人が話題についていけなくなったりと、やり取りがかなり複雑になってしまいます。

しかも、1件のメールで複数の案件についての連絡が同時進行する場合、返信が積み重なると、後で内容を確認したい場合にメールを探すことから始めないといけない…なんてことも。

このように、複数人での情報共有や複数案件の同時進行をしなければいけないという状況は、メールが苦手としている分野です。

メールボックスがCCであふれる

メールにはCCやBCCの機能があり、一度に複数の宛先にメールを送ることができるので、情報共有ツールとして使われることが多いです。

ですが、気軽にCCに入れることができるからこそ、「関係ないかもしれないけど、念の為、A部長もCCに入れておこう」「別の部署へのメールは上司もCCに入れなければ…」など、社内ルールが冗長化してしまったり、「それ聞いてない」を防ぐ予防線としてCCを使ってしまったりで、自分に直接関係ないメールがメールボックスにあふれかえってしまう…。

このような状態になると、本当に重要なメールを見落としてしまったり、大量のメールを確認しなければならないせいで、業務の効率も落ち、本末転倒です。

確認しましたメールが煩わしい

情報共有のメールが来るとしなければならないのが、返信メールです。今は開封確認ができるメール機能もありますが、開封しただけでは、内容まで確認したかどうかはわかりません。

返信メールがなければ、相手が内容を確認したかどうかわからない為、マナーとしても返信しますが、「確認しました」「了解しました」などの一言だけ送るわけにもいかず…。結局、挨拶から始まるメール文を送ることになってしまい、送る方も見る方も煩わしく感じることも多々あります。

そんな「確認しました」だけの簡単な意思表示に手間がかかってしまうのも、メールの苦手分野だと言えます。

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そんなメールの構造上の苦手分野をあっさり解決してくれるのが、情報共有ツールのビジネスチャットやグループウェアです。

社内メールの課題は情報共有ツール「SONR（ソナー）」で解決

社内コミュニケーションツール「SONR(ソナー)」は、あらゆるデバイスからインターネット上でコミュニケーションを取ることができ、違う店舗や別の現場にいるスタッフともメールを送るように簡単に情報共有ができます。

このSONRなら、メールが苦手とする複数人でのやり取りも時系列で見られるので、後で見直したい時にも、どの情報が最新なのか一発で把握可能。
複数の案件でもディスカッションボードと呼ばれるスレッドを分けて作れば、案件ごとに情報が整理でき、業務の効率も上がります。

さらに便利なのが、「了解ボタン」です。
内容確認後に、この了解ボタンを押せば、わざわざメールのように返信しなくても誰が確認したかがすぐにわかるようになっています。

そんなメールの苦手部分を解決し、業務の効率を上げることができるSONR。
簡単に上手く情報整理をするために、SONRのディスカッションボードや投稿の仕方もご紹介します。

情報共有のためのディスカッションボードの作り方

メールのように「SONR」で社内の情報を共有したりコミュニケーションをとるのには、「ディスカッションボード」を使用します。
大事な情報を見落とさないためにも、情報のテーマ毎に「ディスカッションボード」を作成してもらう方法を推奨しています。

ボードのテーマは投稿する内容がわかりやすいテーマにしましょう。
チーム単位や企業・お客様単位で分けると、情報を探しやすくなります。

SONRでメールよりも効率的に情報共有

テーマ毎にボードを作成していなければ、全ての情報を全員と共有することになり、不要な情報や関係のない情報まで共有されてしまい、効率化には繋がりません。

テーマ毎にボードを作成していれば、
・必要な情報を必要な人にだけ共有でき、情報を見落とす可能性を低くできる。
・過去のやりとりの検索も、ボードで内容を絞り込めるので検索の手間が減る。
・対象のボードに投稿するだけで、情報の整理まで完結する。

企業によってボードの作り方や種類に差異はありますし、今までのやり方もあるかと思います。
ここで注意いただきたいのは、全ての情報を一つのボードで共有してしまわないことです。

ぜひこの機会に「SONR」のディスカッションボードで、社内メールの効率化を考えてみてはいかがでしょうか？

全国の中小企業1,000社以上で導入！
社内コミュニケーションツール「SONR」でスマートに情報共有

SONRは、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができます。
また、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

コストも300名までで月々２万円と、中小企業が導入しやすいプランです。

生産性向上と業務効率化には、『ツールの導入だけでなく、業務のフローや無駄に時間を割いているところの見直し』が必要となります。

まずはお気軽にご相談ください。

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