社内周知の意味や効率の良い方法とは？コミュニケーションが活性化する仕組み作りのポイント

社内周知がうまくいかず、重要な伝達事項が社員に伝わりづらい…

口頭での周知だと、後から「聞いてない」となることがある…

社内周知で使用しているツールがうまく使いこなせない…

以上のような課題を抱えていませんか？

働き方の多様化が進み、社内でのコミュニケーション方法が変化していく中、企業は効率良く社内周知をする手段を、考えていく必要があるのではないでしょうか。

そこで本記事では、社内周知がうまくいかない原因を解説し、周知が効率良く進められる方法をご紹介します。

「社内周知」の意味とは？

仕事でよく使われる「周知」という言葉の意味は、「多くの人に知らせる」「情報が知れ渡っている」という、動作や状態のことを指します。

周知の読み方は「しゅうち」で、物事を「広く知らせたい」または既に「知られている」状況で使用します。

周知の「周」には、「行き届く」や「行き渡る」という意味があります。

仕事においては「周知する」「周知させる」という形で利用され、情報を多くの人に知ってもらう動作や、その動作の結果、情報が行き渡った状態のことを指します。

社内周知をする目的

社内周知を行う上で、大切なのは「社内周知をする目的」を把握する事です。

周知の目的やメリットを知ることで、周知を行う方法やタイミングなどを具体的に決めやすくなります。 ここでは、社内周知を行う目的を解説します。

仕事に関する重要な情報や業務改善

仕事に関する重要な情報や、業務改フローの変更、社内規定の変更などがあった場合、社内周知をする必要があります。

例えば、「業務で今まで無料で使用していたツールが、今後有料になる」といった場合や、「業務で使用していたツールから新たなバーションがリリースされ、仕事に影響が出る」など、会社全体で把握しなければならない情報は、社内周知をしなければいけません。

周知をした情報は、従業員全員に見てもらうことが理想ですが、社内周知の方法によっては、周知が徹底されないケースがあります。

できるだけ全員が情報を見られるよう、効果的な方法で周知を行うようにしましょう。

仕事のチームや社内全体の知識の向上

仕事のスキルアップや業務改善に関する情報の周知がうまくできると、社内全体で知識を底上げすることができます。

他の社員が持っているノウハウや情報は、他の社員に周知をしないとその人だけのものになりますが、コミュニケーションが活発で社内周知がしやすい環境だと、有益な情報を各社員が知ることができ、業務に活かすことができます。

関連記事：ビジネスコミュニケーションの基本的なスキルや能力を向上させる理由・メリットを解説

社内周知がうまくいかない原因

社内の周知が重要だと理解していても、現実はスムーズに進まないというケースが度々見受けられます。

全員に周知が徹底されない原因は、複数あります。まずは、社内周知がうまくいかない原因を把握していきましょう。

社内周知の方法が定まっていない

社内周知のルールが定まっていないと、情報の出所がバラバラになったり、ほしい情報を見つけるまでに時間がかかったりして、その情報の有用性が低くなってしまいます。

社内周知の方法は、口頭や会議、掲示板や電子掲示板、メールやチャットがありますが、どんな方法でどのような情報を伝えるのかしっかりとルールを決めることが重要です。

社内周知の重要性が認識されていない

社内の大事な情報や、自分の持っている良い情報や素晴らしいノウハウをメンバーに周知することで、情報共有が活発になり、会社の良い雰囲気が保たれます。

逆に社内周知をする雰囲気や文化がないと、コミュニケーション不足や仕事がうまく進まないなど、社内に悪影響を及ぼす可能性が高まります。

このような状況を防ぐためには、「社内周知をすることは重要だ」とメンバーに理解してもらいつつ、気軽に周知できるような環境作りをすることが大切です。

ツールの使い方に慣れていない

社内周知に何かしらのツールを使用している場合、一部の人だけが使い方を知っていて、使い方に慣れていない人は情報に辿り着けず、確認ができないというリスクがあります。

例えばオンライン上で情報共有ができるツールだと、パソコンやスマホを利用するため、それらのデバイスやアプリなどを上手く使いこなす必要があります。

社内のメンバー全体に情報を浸透させるには、全員がツールを使いこなせるように研修をするか、その人に合わせて他の方法で周知をするなど、対策を考える必要があります。

社内周知を行う際の重要なポイント

ここでは、社内周知を効率よく行うためのポイントをご紹介してきます。

周知の方法や整理のルールを決める

周知の方法を事前に定めて、しっかりとルール作りをすることで、社内周知が円滑になります。

例えば、周知をする際は使うツールの種類を定め、その中で仕事の種類や情報の内容ごとにグループの分けを行うことで、情報の重複やズレが減ります。

ツールの中でグループ作りをした後は、グループに参加するメンバーや周知をするタイミングなどのルールを作り、周知を行う者に迷いが出ないようにすることで、周知がしやすい環境になりコミュニケーションが活発になります。

仕事の課題や目的に合わせた方法で周知を行う

職種や企業が抱える課題、作業環境によって、周知方法や導入すべきツールは異なります。

まずは社内の環境や課題を把握し、どのような方法で周知を行うのがベストなのかをしっかりと考えることが大切です。

例えば、仕事中はオンライン上から離れる職種の場合だと、目につく場所に掲示板を置いたり、社内ミーティングを行い周知をするなどの方法があります。

IT企業の場合は、パソコンやスマホで操作ができるツールを選ぶのがよいでしょう。

効率良く社内周知を行うための具体的な方法

社内周知はどのような方法で行うと上手くいくのでしょうか。 ここで社内周知を行うための具体的な方法をご紹介します。

社内ミーティング

しっかりと周知を行う方法として、確実な方法は社内ミーティングです。

人と人が目を合わせ、話を耳にし、質疑応答や情報共有などのコミュニケーションを図ることで、周知の情報が浸透しやすくなります。

また、直接対面するミーティング以外にも、ウェブ会議やチャットの通話機能を利用するなど、さまざまな方法でミーティングを行うことができます。

ExcelやGoogleスプレッドシート

ExcelとGoogleスプレッドシートは、ある程度の互換性を持っており、同じような作業が可能ですが、使い方や細かい部分に違いがあります。

周知をした内容を書き記す、日報やマニュアルなどの情報をストックする程度であれば、両者とも十分に周知のツールとして使用することができます。

Excelは汎用性が高く、以前から使用している人が多いのが特徴で、Googleスプレットシートは、インターネットが使える環境があれば、さまざまなデバイスからオンライン上で操作が可能なのがメリットです。

社内wiki

社内wikiとは、社内版のWikipediaのような存在で、仕事に関する情報は社内wikiを見れば、解決するというようなものです。

個人の好きなタイミングで、必要な情報をサッと検索できるのが大きな特徴で、人に聞いて説明を受ける必要が減るので、業務効率化になる便利なツールです。

導入時には情報を持っているベテラン社員が、積極的にwikiに書き込みをし、多くの情報をストックすることが重要になります。

ビジネスチャット

社内周知をITツールを使って行うのもひとつの手段です。

ビジネスチャットは、多くの企業が導入しているツールで、インターネットが繋がる環境があれば、スマホやパソコンからリアルタイムでメッセージが送れるのが大きな特徴です。

メールとは違い、会話のような短文でのコミュニケーションが可能で、効率良くスピーディーな社内周知が可能です。

社内周知ならコミュニケーションツール「SONR」の活用が効果的

コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、毎日の業務に関する情報のやりとりはもちろんのこと、重要な社内周知や外部のお客様とのやり取りにも利用することができる、グループウェアです。

SONRは、オンライン上で円滑なコミュニケーションがとれるツールで「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に投稿の確認や返信、社内周知の確認やメモとしてトップ画面にピン留めができます。

自分に関わりのある情報やタスクがまとめて表示されるのがSONRの特徴で、ニュースフィードをSNSのタイムラインのように、スクロールしながら一目で確認が可能。

情報を確認したら、「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示に。ワンクリックでフィードの整理ができ、重要な情報が流される心配がありません。

「SONR」は、多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績があり、ITツールの使用に不安がある企業様でも、安心して導入いただけます。

さらに、中小企業が導入しやすいコスト、導入の訪問サポートやオンラインサポートなどが充実しています。ご相談はお気軽にどうぞ。

お問い合わせはこちらから
SONR HPはこちら