社内コミュニケーションが苦手な人の特徴とは？克服方法と上手い人に共通するポイント

仕事を効率よく進めるためには、従業員同士の円滑なコミュニケーションが必要不可欠。上手くコミュニケーションを図り、メンバー同士の連携がとれていないと、仕事でミスやトラブルが生じる可能性があります。

しかし中には、「社内コミュニケーションが苦手…」「コミュニケーションの苦手を克服したい」などと、人とのコミュニケーションに苦手意識を持つ人もいます。

そこで今回は、「社内コミュニケーションが苦手だから改善したい」という方に向けて、克服方法などについてお伝えします。

社内コミュニケーションが苦手…上手い人に共通するポイントとは？

社内コミュニケーションが上手い人は、「他者との意思疎通を上手に図る能力」が非常に高く、具体的には、以下のポイントを押さえている場合が多いです。

• 自分の意見を思った通りに伝えている
• 相手の話を正しく聞くことができる
• 相手の話を上手く引き出すことができる

「コミュニケーションが上手」と聞くと、話し上手というイメージが強いかもしれませんが、「聞き上手」もコミュニケーション能力が高い人の特徴です。

ただ話を聞くだけではなく、相手の話を正確に理解して聞き出すのが上手で、さらに相手が自然と喋り出したくなるような話題にしつつ話を広げていけるタイプなので、会話が自然と盛り上がり途切れにくくなります。

そのため相手からは、「この人には色々と話をしてしまう」「この人と話をしていると楽しい」と思ってもらいやすくなるため、社内コミュニケーションが上手くいきます。

尚、コミュニケーションスキルが高い人の特徴については、「コミュニケーションスキルとは？ 能力が高い人の特徴と能力を向上するための方法」をご覧ください。

では次に、社内コミュニケーションが苦手な人の特徴を見ていきましょう。

社内コミュニケーションが苦手な人の特徴

社内コミュニケーションが苦手な人にはどんな特徴があるのでしょうか。ここでは、代表的な5つの特徴を挙げていきます。

コミュニケーションに苦手意識を持ってしまっている原因を明らかにするためにまずは、コミュニケーションが苦手な人の特徴を確認していきましょう。

そもそも人と話すのが苦手

もともと人と話すのが苦手だったり口数が少なかったりするタイプであり、自分から「相手に話しかけられない」というのも、社内コミュニケーションが苦手な人に共通する点です。

人と話すことが苦手な人は、「知らない相手に心を開くことができない」「話しかけた後に会話が途切れたらどうしよう」などと考えてしまい、思うようにコミュニケーションが取れません。

また、もともと口数が少ない人は、「特に話したいことがない…」などと、基本的にあまり会話をするタイプではないことから、周囲からは「話しかけにくい」「寡黙で怖い」「社内コミュニケーションが好きじゃないタイプ」などと思われてしまう場合があります。

トーク力や雑談力がない

仕事のトーク力で必要なのは、「伝えたいことを相手に正しく伝えるスキル」で、話す側に明確な「目的」があるのが大きな特徴です。営業力や折衝スキルもこれに当てはまります。

対して雑談力は、目的はさほどないけれど会話をしながら相手の情報を得て、信頼関係を構築したり距離を縮めたりするスキルを指します。

そのため、トーク力や雑談力がない人は、「そもそも人見知り」「相手に対してあまり興味がない」「人前で話をすることが苦手」「語彙力が乏しい」というような特徴に当てはまることが多いです。

また、「話の内容がまとめられない」といった理由でも、コミュニケーションが上手くいかない場合もあります。相手に話のポイントが伝えられない、質問に対しての回答ができていないなど、社内コミュニケーションが苦手な人は話の内容を上手く整理できない傾向もあります。

相手の反応を過度に気にしすぎる

相手の気持ちを想像しすぎたり顔色を伺いすぎるのも、社内コミュニケーションが苦手な人に多い特徴です。

「相手が忙しそうだから今は話しかけないでおこう」といった配慮は仕事をする上で大切な考え方ですが、緊急度や優先度が高い事態が生じた場合は、そうも言ってられません。

また、自分が何かを口にすることで「その場の雰囲気が悪くなって相手に不快な思いをさせたらどうしよう」などと考えすぎると、どんどんコミュニケーションに対して苦手意識が芽生えてしまいます。

このように、相手の反応を過度に気にしすぎてしまい、相手との仲が拗れるのを恐れて自己主張できないなどの理由で、人とのコミュニケーションを避けるケースが見られます。

自己肯定感が低い

社内コミュニケーションに対して苦手意識が高い人は、自分への自信の無さも原因の一つに当てはまります。

自己肯定感が低いと、自分自身に満足することができなくなってしまい、「自分に自信がない」「頑張っても無駄」などと考えがちに。その結果、自分を信じて行動するエネルギーが湧いてこずに、人との交流を避ける傾向があります。

また、本来の自分の能力が発揮できなかったり自分の良い面に気がづかなくなったりします。

普段会話をする機会が少ないから

近年、SNSやリモートワークが広く普及しているため、対人とのコミュニケーションのとり方を忘れてしまっているケースもあります。

会社によっては仕事上のやりとりは基本的にチャットでとり、会議はオンライン上で進めるため話をする機会が極端に減少してしまい、スムーズに言葉が出てこない場合も。

また言葉を発する機会が減ると、会話力が下がりやすくなるため、知らず知らずのうちに人見知りになっていることも考えられます。

尚、社内コミュニケーションが不足する理由については「社内コミュニケーションが不足する原因とは？具体的な対応方法について」をご覧ください。

仕事で必要とされる社内コミュニケーション能力

仕事で必要とされるコミュニケーションは、プライベートとは若干異なります。

具体的には、コミュニケーション相手（上司・顧客・従業員）と、とある場所や状況の中で（会議や商談）、自分や相手が持っている欲求（不安や問題解決・協力要請）を目的に、コミュニケーション（意見交換・議論）を行いますので、雑談力の他に高い折衝スキルも求められます。

対面コミュニケーション

顧客や上席相手に対面コミュニケーションをとる場合、声の聞き取りやすさや大きさはもちろん、表情や身振りそぶりなども重要ポイントになります。

相手と面と向き合うコミュニケーションなので、その場の雰囲気や肌感覚が把握しやすいというメリットがありますが、自分の言動や表情が悪いとダイレクトに相手に伝わってしまい、話を適切に伝えきれないということもあるため、注意が必要です。

オンラインミーティングでの社内コミュニケーション

近年では、リモートワーク需要の高まりにより、オンライン上でミーティングや会議をする企業が増えてきました。

しかし、オンライン会議は画面を通したコミュニケーションになるため、対面に比べて意思疎通が図りにくくなりがちです。また、複数名が参加する会議では、発言するタイミングが見極めにくかったり、会話の間がつかみづらいと感じたりする場合もあるでしょう。

オンラインでのコミュニケーションを円滑にするには、

• 会議やミーティングの目的や進め方を明確にする
• あらかじめ議題を共有しておく
• 画面共有を活用する

以上のような工夫が必要です。

また、相手の表情が読みにくくコミュニケーションがズレやすいといったデメリットもあるため、対面の時以上に、疑問点や不安面がないかなどを確認をしっかりと行うようにしましょう。

テキストコミュニケーション

テキストコミュニケーションとは、主にオンライン上で行われるチャットやメールを使ったコミュニケーションのことを指します。

テキストコミュニケーションと対面では、求められるコミュニケーションが異なります。
具体的には以下の通りです。

• 文章を簡潔にまとめる
• 自分の考えを言語化する
• 相手の手間を省く配慮

対面での会話は、相手と会話を重ねてやりとりを続けることで信頼関係を築くものですが、テキストコミュニケーションにおいては、多くの場合で相手とのやりとりは最小限に留めておくのが良いでしょう。

特に仕事の場合は効率が重要視されるため、自分が伝えたい内容をうまく言語化して簡潔にまとめる能力が求められます。

関連記事：社内コミュニケーションを活性化させるための施策と得られる効果

苦手な社内コミュニケーションを克服する5つの方法

社内コミュニケーションへの苦手意識を克服する方法を見ていきましょう。

これから紹介する方法は、比較的誰でも実践しやすい方法ですので、ぜひチャレンジしてみてください。

論理的に話す

社内でチームを組んで仕事を行う際、相手に伝わる話し方ができれば、仕事が効率よく進む上に信頼が得られやすくなります。

論理的に話すために必要なポイントは、

• 話の「結論」
• 結論に至った「理由」

社内コミュニケーションが上手い人は、以上の2つのポイントを押さえて話をしている方が多いです。

このように論理的に話すためには、自分の伝えたい内容から「結論・理由」をそれぞれ明確にして、しっかりと物事を体系立てて相手に伝える必要があります。

具体的には、まずは「結論」から伝えます。コツは一言で簡潔に、印象的に伝えること。

次に、結論に至った「理由」を2、3つ用意をします。なるべく大事なものから伝えましょう。また、場合によっては、結論と理由を逆に伝えてもよいです。

またほかにも、「PREP法」というものがあります。

①Point：ポイント、結論「私の意見は○○です」
②Reason：理由、背景「なぜなら、○○は△△だからです」
③Exsample：具体例「たとえば・・・（事例）」
④Point：最初のポイントを繰り返す「だから、私の意見は○○なのです」

以上の順番で話す方法です。

「結論」「理由（結論に至った理由）」「具体例」「結論をもう一度（まとめ）」の順番で話すことで、意見を論理的に分かりやすく伝えることができます。

相手の話に誠意や関心を持つ

社内コミュニケーション能力が高い人の根本にある要素は、人への興味や関心の強さです。人は自分のことをわかってくれる人や理解してくれる人に対して好感や信頼を寄せます。

またコミュニケーションは、自分とは異なる意見や価値観であっても否定をせずに、まずは相手を受け止めることが基本です。

そのため、相手が話をしている時には適度に相槌を打って、質問をするなどをして、「相手が自分に関心を持っている」ということを態度で示すと、コミュニケーションが円滑にすすみやすくなります。

笑顔を心がける

「笑う門には福来る」という言葉があるように、表情が明るい人は社内コミュニケーションがスムーズに進みやすいです。

その反面、第一印象で相手に警戒心や不安感を持たれてしまうと、その後の関係に影響がでる可能性があります。

第一印象に関して有名な心理学者である、アルバートメラビアンが提唱した法則によると、人と人とのコミュニケーションにおいて言語情報が7%、聴覚情報が38%、視覚情報が55%のウエイトで、相手に与える印象は話の内容よりも表情や口調の方が強く影響するという説があります。

このことからわかるように、笑顔は時として強力なコミュニケーションツールにもなります。

上手い人の真似をする

社内コミュニケーションが上手い人は、前述した「論理的に話す」「相手の話に誠意や関心を持つ」「笑顔を心がける」というポイントを押さえている方が多いです。

またそのほかにも、コミュニケーションが上手い人は他の人とは違った行動や話し方など、人から好意を持たれるポイントがあるはずです。

社内や身近な人で、「この人みたいになりたい」というモデルを見つけて真似をしていくことで、社内コミュニケーションの苦手を克服できる可能性が高まります。

コミュニケーションツールを活用する

もし対面でのコミュニケーションに苦手意識がある場合、オンライン上でやり取りができるコミュニケーションツールを活用するのがおすすめです。

テキストベースのやりとりなら「ゆっくり考えてからメッセージを送れる」「自分のタイミングでやり取りができる」などと、対面が苦手な方でもコミュニケーションがとりやすいというメリットがあります。

また、コミュニケーションツールは相手のタイミングでメッセージが読まれるため、相手の都合をあまり気にせずに連絡ができます。

社内コミュニケーションツール「SONR」を活用して苦手を克服！

社内コミュニケーションが苦手な方は、オンラインで利用できるツールを活用するのがおすすめ。まずはテキストベースのコミュニケーションで相手のことを知り、話の種作りに活用しましょう！

「SONR（ソナー）」は、インターネット環境があれば、パソコンやスマートフォンなどで手軽にタスク管理や情報共有ができます。

SONRは、オンライン上で円滑なコミュニケーションがとれるツールで「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に操作ができます。

また、自分に関わりのある情報がまとめて表示されるのがSONRの特徴で、SNSのタイムラインのように、ニュースフィードをスクロールしながら一目で確認が可能。

情報を確認したら、「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示に。ワンクリックでフィードの整理ができ、重要な情報が流される心配がありません。

全国の中小企業1000社以上での導入実績がある「SONR」は、多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績があり、ITツールの使用に不安がある企業様でも、安心して導入いただけます。

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