社内コミュニケーションが不足する原因とは?具体的な対応方法について

社内コミュニケーション不足に悩む女性

社内コミュニケーションが不足すると、人間関係の悪化や業務効率の低下などのさまざまな問題につながる可能性があります。

「社内でトラブルや細かいミスがよくある」「従業員のモチベーションが下がっている」などといったケースが見られる場合は、社内コミュニケーションを見直してみてはいかがでしょうか?

本記事では、社内コミュニケーションが不足する背景をはじめ、コミュニケーション不足が引き起こす問題点やその対応策などについてまとめましたので、ぜひ参考にご覧ください。

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社内コミュニケーションが不足する背景

社内のコミュニケーション不足が起きるその背景には、時代の変化に対応できていないこともひとつの要因として挙げられます。

また、「コミュニケーションは充分にとれている」という思い込みによっても、コミュニケーション不足に陥る可能性があります。

この項目では、社内コミュニケーションが不足する背景について、それぞれ見ていきましょう。

IT化によるコミュニケーション不足

企業のIT化が促進され、チャットツールや遠隔会議システムなどといったITツールを導入する企業が増えてきたことで、コミュニケーションが上手くいかない…という企業も少なくありません。

チャットツールなどのITツールの導入は、業務効率化を向上させ、従業員の働きやすさにも大きく貢献します。

しかしその一方で、IT化によって対面機会が減少してしまい、気軽な会話やちょっとした相談などのカジュアルなコミュニケーションが行いづらくなるという側面もあります。

このように、業務のIT化が社内のコミュニケーション不足を招くことがあるため、何らかの対策をとる必要があるでしょう。

「社内のコミュニケーションはとれている」という思い込み

「コミュニケーションは充分にとれている」と思っていても、実際にはコミュニケーション不足に陥っている場合があります。

「これで伝わっているはずだ」「チャットで連絡したから問題ないだろう」などといった一方的な思い込みにより、誤った解釈をされたり必要な情報が伝わっていないなどのコミュニケーションエラーが発生してしまうことも。

特に、仕事が忙しい時や普段接点がないメンバーなどへ情報伝達をする際に、コミュニケーション不足になってしまうケースが多くあります。

関連記事:社内コミュニケーションを活性化させるための施策と得られる効果

社内のコミュニケーションが上手くいかない原因とは?

社内コミュニケーション不足になる原因

社内コミュニケーションが不足してしまう原因は、企業によってさまざまです。

ここでは、コミュニケーション不足になる一般的なケースを紹介します。

そもそもコミュニケーションがとれる場所やきっかけが少ない

会話のきっかけや、接点がもてる場所が少ないと、コミュニケーション不足になる可能性が高いです。

社内のより良いコミュニケーションを実現させるためには、人同士の接点や会話が自然と生まれるような場所やきっかけ作りを積極的に行うことが重要です。

例えば、オフィス内にカフェスペースを設置したり社内イベントを企画したりなど、さまざまな工夫をこらすことで、部署や役職を超えてコミュニケーションがとりやすくなります。

何気ない会話がしにくい雰囲気がある

社内コミュニケーションを促すためには、仕事に関する会話だけではなく雑談も重要です。

メンバーや上司に対して、質問や相談を持ちかけやすい環境は、従業員の心理的安全性を確保するのにも効果的です。

しかし、仕事中に雑談をしてはいけない雰囲気がある場合、「〇〇の件について質問したいけど仕事中に話をすると怒られるかも…」というように、業務に関わる会話がしにくくなっている場合があり、その影響で業務効率が下がってしまうリスクがあります。

このように、従業員同士の雑談や業務に関する連絡など、適切なコミュニケーションが図りづらい職場だと、コミュニケーション不足に陥ってしまう可能性があります。

コミュニケーションの手段に問題がある

従業員それぞれが積極的にコミュニケーションを取ろうと思っていても、使用しているツールなどに問題があればコミュニケーション不足になることも。

例えば、複数のツールで社内外の人物と連絡をとっている場合、情報があちこちに散らばって確認しにくくなります。その影響でコミュニケーションが煩わしくなり、情報共有がおろそかになるケースが考えられます。

また、使用しているツールの操作が難しいといった理由でも、コミュニケーションが滞ってしまう場合があります。

社内のコミュニケーションをスムーズにするには、適切なツールの選定やルールを明確にするなど、コミュニケーションの手段をきちんと整備する必要があります。

関連記事:コミュニケーションロスが起こる原因と3つの対策方法を解説

社内コミュニケーション不足が引き起こす問題

ここでは、コミュニケーション不足が引き起こす問題についてまとめました。

仕事の効率と質が下がる

社内のコミュニケーションが不足すると、お互いの意思疎通が適切に図れなくなるため、人為的なミスが増えるリスクが高まります。

また仕事において、行き違いや勘違いは大きなミスにつながることも。特に取引先や顧客が関わる場合には、責任問題に発展して企業に大きなダメージを与える可能性があるため注意が必要です。

お互いの理解不足

コミュニケーションが上手くとれてないと、そもそも相手への理解が不足して人間関係やチームワークの乱れへとつながりやすくなります。

また、情報の行き違いなどで仕事のミスが頻発してしまうと、同じようなミスを恐れて発信や発言を躊躇してしまい、コミュニケーションに対して消極的になってしまう場合もあるでしょう。

モチベーションの低下

社内でのコミュニケーションが不足している企業は、業務に関する情報共有などが少なくなりがちなので、協力が必要な場面で上手くやりとりができない恐れがあります。

その結果、ミスやトラブルに発展しやすくなるため、従業員のストレスや人間関係の悩みが生じやすく、仕事に対するモチベーションが低下してしまうことも。

モチベーションが低下してしまうと、離職率が高くなり人手不足に陥るリスクがあります。

お客様からの信頼を失う

社内のコミュニケーション不足は、お客様にも影響を与える場合があります。

前述した、「仕事の効率と質が下がる」「お互いの理解不足」「モチベーションの低下」などにより、連携不足となり納期延滞の発生や思わぬトラブルが発生してしまう恐れがあります。

また、もしそのような事態が起きれば、お客様からの評判が下がったり信頼を失ったりして、機会損失を生みだす可能性も考えられるでしょう。

社内コミュニケーション不足を解消する4つの対応策

社内コミュニケーション不足への対応策

社内のコミュニケーション不足を解消するためには、さまざまな対応をとる必要があります。ここでは、具体的な対応策についてご紹介します。

①情報伝達のルール化

口頭のみでの情報共有によりミスやトラブルが発生している場合は、情報伝達のルール化をすることで解決できる場合があります。

例えば、仕事の案件が決まった際には、必ずチャット上や書面に記録を残すなどのルールを徹底すれば、情報を伝える側も受け取る側も、情報の整理がしやすくなるほか、「言った言わない」「認識の違いや」などのトラブルの発生を抑えることにもつながります。

また他にも、出退勤時には挨拶と業務内容をチャット上で報告するなどのルールがあると、従業員同士の出勤状況が把握でき、気軽に社内コミュニケーションが図りやすくなります。

②1on1やチームミーティングを行う

1on1ミーティングとは部下が主役になり、上司と1対1で行うミーティングのことです。上司からの一方通行のコミュニケーションではなく、部下が主役となる対話型のコミュニケーション方法です。

具体的には、部下がどういった悩みを持っているのかや、今後どういったキャリアを目指しているのかなどを上司が把握してサポートをするなどをして、部下との信頼関係を構築することが大きな目的です。

また部下の情報を引き出すことで、上司の考えに変化が生まれて新しいビジョンが生まれたり、部下はモチベーションアップになったりと、意欲的に行動する動機にもつながります。

③社内イベントを実施する

社内イベントを実施することで、普段の業務ではあまり関わることがないメンバーとコミュニケーションを図るきっかけとなります。

社内イベントにはさまざまなタイプがあり、例えば、新入社員の歓迎会や、映画鑑賞会開催などがあります。

社内イベントは従業員同士の接点を増やして、自然と会話ができるきっかけ作りをするのがポイント。メンバー同士のつながりを強化することで、今後業務で関わる機会ができた時に、円滑なコミュニケーションがしやすくなるというメリットがあります。

④話の種やきっかけになるコミュニケーションツールを導入する

社内のコミュニケーションを活性化させるためには、コミュニケーションに特化したツールを導入するのも一つの手段です。オンラインで利用できるツールだと、情報共有がスムーズになり業務効率化にもつながりやすくなります。

また、コミュニケーションツールを導入する具体的なメリットは、以下の通りです。

  • 従業員同士がスピーディーに情報共有ができる
  • リモートワークや遠く離れた場所からでも連絡が可能
  • パソコンやスマホから業務スケジュールや進捗情報の確認が可能
  • 社内SNSのように活用することで気軽な雑談の場として活用できる

このように、ツールの導入はさまざまなメリットをもたらします。

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