ビジネスチャットで知っておきたい最低限のルールとマナー　コミュニケーションが円滑になるコツもご紹介

近年、新型コロナウイルスの影響や働き方改革を背景に、リモートワークが多くの企業で導入されてきました。

対面をせずコミュニケーションをとる方法として、ビジネスチャットをメインのコミュニケーションツールとして、本格的に使用し始めた方も多いのではないでしょうか。

しかし、ビジネスチャットはリアルタイムでスピード感のやあるやりとりができる反面、チャット上でのテキストコミュニケーションが難しいと感じる場面もありますよね。

そこでこの記事では、ビジネスチャットのルールを改めて確認し、相手にとって分かりやすく、気持ちの良いチャットコミュニケーションが取れるコツをご紹介します。

ビジネスチャットを使うときの3つのルール

ビジネスチャットを使用するとき、ルールや設定をきちんと決めることで、トラブル防止に繋がります。

チャットツールを導入した後スムーズに運営するためにも、最低限のルールを決めておきましょう。

ユーザー名の表示規則を作る

仕事で使うチャットなので、ユーザー名にニックネームや英語表記を使うと、誰なのかわかりづらく、全体での見た目の統一感がなくなり使いづらくなります。

実名やプロフィールを顔写真にするなど、何かしらのルールを決めておくとチャットが使いやすくなります。

個人情報の漏洩に注意する

チャットは気軽にメッセージを送ることができるのがメリットですが、うっかり書き込んでしまったことが、個人情報の漏洩に繋がることもあります。

仕事で使うチャットは、普段のチャットとは違いビジネスで使うものです。チームや仲間といっても、個人情報や企業秘密は漏らさないように注意をする必要があります。

目的に応じてボード・ルームを作成する

内容によって、「スレッドを統一する」というルールを作ると、ホーム画面でチャットが乱立することがありません。

例えば、出勤の報告はその日1番に出勤した人がボードを立て、その後出勤した人は同じボード内に書き込んでいく、というルールを徹底することで、シンプルで見やすく、誰もが使いやすいチャットになります。

ビジネスチャットのマナー

気軽に情報の共有ができるビジネスチャット。手軽にやり取りができるからこそ、マナーを意識して利用することが大切です。

相手に不快な思いや誤解を与えないためにも、マナーをしっかりと理解してチャットを上手に活用していきましょう。

なるべく早めにメッセージに反応する

迅速なレスポンスは、どんな仕事においても好まれる対応です。しかし、別の仕事をしていたり、プライベートなことで手が離せなかったりするなどの理由で、メッセージに対してすぐに反応ができないことがありますよね。

メッセージがすぐに返せない場合は、リアクション機能や簡潔な文章を送るなどして、「メッセージを確認した」ということが相手へ伝わるよう、できるだけ何かしらの反応をしましょう。

丁寧な言葉使いとわかりやすい文章

チャットはテキストベースのコミュニケーションになるため、なるべく短いテキストで正確に伝わる文章、相手が理解しやすい文章にするのがポイントです。

1. 主語や述語を適切に使う
2. 結論を明確に記載する
3. 具体的に記載する

特に3番目はとても重要で、「自分と相手のワークスタイルや仕事内容は違う」ということを念頭に置いておくのが大切。

例えば、「この前お伝えした件ですが・・・」という内容に対し相手は「この前っていつ？なんの件だろう？」となる可能性が高いです。相手はものすごく忙しく、多くの案件を抱えているかもしれません。

上記のようなことを避けるために、日程や内容を具体的に記載をすることが大切です。コミュニケーションを円滑にする重要なポイントになります。

チャットは非同期コミュニケーションであることを理解する

非同期コミュニケーションとは、チャットやメールなどを駆使して、個々人がそれぞれのタイミングで情報の共有をするスタイルのことを指します。

個人が都合の良いタイミングでメッセージが送れるため、時間の面で自由度が高いのがメリットです。しかし、緊急を要する事でもすぐ返信がもらえない可能性や、相手の表情や感情がわかりづらいなどのデメリットが挙げられます。

そのため、非同期コミュニケーションであることを把握した上で、ルール作りや円滑に情報が共有できる方法を考えることが大切です。

チャットコミュニケーションが円滑になるコツ

ここでは、チャットでのコミュニケーションを円滑に進めるコツをご紹介。

相手が「見やすい」と思える文章作りを心掛けることで、自分自身もチャットが使いやすくなり、スムーズなコミュニケーションがとれます。

後から検索しやすいようにする

ビジネスチャットで複数のメッセージが重なった時に、過去のメッセージを探し出す場合は、内容に関するキーワードをチャットツールの検索枠に入れて探し出します。

そのため、メッセージ送信者は後から検索がしやすいように、内容に関するキーワードをメッセージに含める工夫をすることで、相手への配慮に繋がります。

相手がURLのリンク先を確認しやすいように工夫をする

ビジネスの中で、相手へ別のサイトのページを確認してほしい場合、文章と一緒にURLの記載や画像データを添付をすると、相手がページを探す手間が省けます。

また、画像を添付することで、相手へ伝えたいイメージがすぐに伝わるため、テキストでのやりとりが省力され、仕事の効率化に繋がります。

見やすさを意識する

文章が長くなる場合、改行や箇条書きなどを駆使して、視覚的な見やすさを意識することで、内容がより簡潔に伝わりやすくなります。

長文のチャットを送る際は、パッと見たときに文字が詰まっていないか、どこかに改行や箇条書きは使えないかなどを送信する前に確認し、誰が見ても「読みやすい文章」になるように工夫を心がけましょう。

通知機能があることを把握する

ビジネスチャットツールはメッセージにすぐに気がつけるように、スマホやパソコンの通知音やポップアップで知らせてくれる「通知機能」があります。

リモートで相手とコミュニケーションをとるのに活躍する機能ですが、時間帯やプライベートの状況によっては、通知を受けたくない場面も出てくるかもしれません。

今や働き方のスタイルは多種多様で、早朝や深夜の時間に仕事を行う人もいれば、その時間は就寝している人もいます。

そのため、「この時間帯だけは通知機能をオフにする」など、個々がそれぞれの都合で通知機能を設定すると、穏やかで気持ちの良いコミュニケーションがとれます。

情報の整理やタスク管理がしやすいツールを導入する

近年、様々なチャットツールが多く存在し、機能や使いやすさもそれぞれ異なります。

チャットは手軽に書き込みができるぶん、情報が埋もれやすくなるため、情報の整理やタスクの管理がしやすいチャットツールを導入するのがおすすめです。

ビジネスチャットツール「SONR」をオススメする3つの理由

オンライン上で社内コミュニケーションがとれるチャットツール「SONR」は、「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に円滑なコミュニケーションがとれます。

仕事で活躍する、便利な機能が多く搭載されているため、最低限のルール作りさえしてしまえば、あとは手軽に情報共有ができます。

簡潔で素早いコミュニケーションの実現

SONRにはリアクション機能が備わっているため、シンプルで素早いコミュニケーションがとれます。 メッセージに対して「了解！」とリアクションをとるのも、SONRならワンクリックで完了。

「了解しました」「かしこまりました」などのメッセージを返す機会が減り、シンプルで和やかなコミュニケーションが図れます。

業務・チーム別のボードで業務を効率化

SONRは、仕事の内容やチーム別で「ディスカッションボード」を複数立ち上げられるため、他の情報と混ざらず分けることができ、一つひとつの会話に集中できます。

また、ホーム画面はニュースフィードとして、自分が関わる情報がSNSのタイムラインのように表示されます。 確認や完了をしたタスクは「確認ボタンで」ニュースフィード上から非表示に。古い情報やタスクが新着情報に流される心配がありません。

様々なワークスタイルに寄り添ったコミュニケーションツール

リモートワークのコミュニケーションはもちろん、社外部との情報共有もSONRなら簡単にできます。

社内に登録しているメンバー以外に、社外ユーザーを招待してディスカッションボードに参加させることができるため、社内・社外のコミュニケーションがSONR一つで完結します。

メールやその他のコミュニケーションツールを複数使い分ける必要がなく、業務の効率化が図れます。

全国の中小企業1000社以上での導入実績があるSONRは、多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績があり、ITツールの使用に不安がある企業様でも、安心して導入いただけます。

さらに、中小企業が導入しやすいコスト、導入の訪問サポートやオンラインサポートなどが充実しています。まずはお気軽にご相談ください。

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