社内コミュニケーションの活性化がなぜ企業利益につながるのか

企業がビジネスを進めていく上で欠かせないのが「社内コミュニケーション」です。

HRproによる「社内コミュニケーションに関する調査結果報告（2020年）」では、「社員間のコミュニケーション不足が業務の障害になるか」という質問に対し、95％もの企業が「大いにそう思う」「ややそう思う」と回答しており、企業規模問わず、ほとんどの企業において、「社員間のコミュニケーション不足が業務の障害になる」と認識しているとの報告もあります。

同僚・上司・部下…問わず、社員同士のコミュニケーションが活発になれば、業務効率や生産性が上がるだけでなく、社員満足度の向上にもつながる重要な手段です。

そこで今回は、ビジネスを進める上でなぜ社内コミュニケーションが重要なのか、そしてテレワークが増加してきた昨今の新しい働き方に対応するコミュニケーションの活性化施策とは何なのかをまとめました。

社内コミュニケーションはなぜ重要？

社内コミュニケーションはなぜ重要なのでしょうか？

企業が知っておきたいマーケティングの考え方として、「サービス・プロフィット・チェーン」というものがあります。

企業が収益性を高めるためには、顧客を満足させる価値の高いサービスを提供する高度な顧客対応能力を持った従業員が不可欠です。その従業員のスキルやノウハウを高めるためには同じ職場に長く定着させる必要性があり、そのためには従業員の満足度が重要であるという考え方です。

その従業員満足度を向上させる手段の一つとして挙げられるのが、社内コミュニケーションの活性化です。

社内コミュニケーションの活性化で得られる5つの効果

社内コミュニケーションを活性化させることで得られる効果には下記のようなものがあります。

1.情報共有の活性化

社内コミュニケーションが活性化すると、風通しの良い企業風土を形成することができ、情報の交換や共有が円滑になります。

「この程度のことで相手の時間を取るべきか…」や「こんなこと話していいのかな…？」という心理的な抵抗がなくなり、意思疎通の決定にかける時間やストレスが軽減できるのもメリットの一つです。

2.生産性の向上

社内コミュニケーションが活性化することで、社員自身が業務を“自分ゴト”としてとらえることができ、積極的に業務に関わろうとする雰囲気を形成できます。

また活発にコミュニケーションを取ることで、気軽に業務の相談もしやすくなるため、社員のモチベーションの向上が見込めるだけでなく、ちょっとした雑談から新しいアイデアが生まれたりと新規ビジネスにもつなげることができます。

3.社員定着率の向上

実は社内コミュニケーションは、社員の定着率にも影響を及ぼします。 社内のコミュニケーションが活性化すると、社員は職場や企業に対しての信頼や愛着がわくため、居心地がよくなり満足度が上がります。

また、離職が減ることで社員のスキルやノウハウを蓄積することができ、企業経営の安定につながるというプラスのサイクルが生まれます。企業にとって有能な人材を確保することは企業運営には不可欠であるため、社内コミュニケーションの活性化による社員定着率の向上は大きなメリットと言えます。

4.顧客満足度の向上

社内コミュニケーションが不足すると、連絡や情報が行き届かずミスを誘発しやすくなります。しかも、それは意図せずとも顧客にも伝わってしまうものです。その結果、顧客満足度が低下、企業の不利益を招きます。

そのような事態を招かない為にも、社内コミュニケーションは必要不可欠です。 普段から社内コミュニケーションが活発で、些細なことでも情報共有できる環境にしておけば、即座に顧客対応ができるため、顧客満足度はもちろん、企業に対する信頼度も向上し、それが企業利益につながります。

5.企業ブランド向上

上記のように社内コミュニケーションの活性化により顧客満足度が向上すると、それに伴って信頼度も上がり、結果的に企業ブランドの価値を高めます。

また、企業のブランディングが形成されると、より一層社員たちに帰属意識が生まれることで、情報漏えいやコンプライアンス違反、その他トラブルを抑制するというような効果もあります。

関連記事：社内コミュニケーション施策の具体的な目標とは？

社内コミュニケーションの課題

社内コミュニケーションの実情としてどのような課題があるのでしょうか？
良く聞かれる課題は下記の通りです。

やはり、異なるフロアや事業所などの物理的に離れている場所や、上司と部下、経営層と従業員などの上下関係、価値観や経験値の違いなどが課題として挙げられます。

これらの課題をクリアしつつ、社内コミュニケーションを活性化させるには、どうしたらよいのでしょうか？

社内コミュニケーションを活性化させるには

従来は社内コミュニケーションを活性化させる施策として、主に下記のような方法がとられていました。

しかし、新型コロナウイルス対策が求められる今、テレワークなどの新しい働き方に対応したコミュニケーションの活性化方法が必要です。

そこで、リモートでも可能な社内コミュニケーション施策をまとめました。

使いやすいグループウェア・チャットツールを利用

新しい働き方に移行した企業の多くが、グループウェアやチャットツールを用いて情報共有やコミュニケーションを行っています。

しかし中には、企業独特の古いシステムのままだったり、複雑すぎて操作しにくいツールだったり、情報共有は○○・チャットは□□・ファイル共有は△△…など複数ツールを使いこなさなければならないなどの理由で、上手く社内コミュニケーションが取れていない例もあります。

円滑で活発な社内コミュニケーションを促すためには、誰もが使いやすく機能が最低限まとまったシンプルなツールを利用するのも手です。

Web会議・ビデオチャットで顔を見て

新型コロナウイルスの感染対策として、一気に広まったZoomやGoogle Meet・Skypeなどのビデオチャットツール。

文字だけのチャットもコミュニケーションは取れますし、気軽で良いのですが、画面越しでも相手の顔を見て話すことで、表情や声のトーンで話の内容に対するリアクションが直に感じ取れるため、一気にコミュニケーションが円滑になります。

朝礼で一言コミュニケーション

弊社でも実際に行っているのですが、毎日朝礼でその日の予定と気づいたことをそれぞれ共有しています。

元々オフィスで業務開始時間に集合し口頭で必要事項を伝えていたのですが、テレワークに移行した現在では社内コミュニケーションツール「SONR.（ソナー）」を使って朝礼を行っています。

文章での投稿になり直接顔を合わせることはなくなりましたが、何気なく書いた「ひとこと」がきっかけでコミュニケーションが起こり、情報交換や業務改善につながることがあり、テレワークでも活発なコミュニケーションが実現できています。

相談しやすい環境を整備

テレワークなどの新しい働き方でよく出てくる悩みとして、「聞きたいことがあるけど、チャットで話しかけて良いかわからない」という意見があります。

オフィス勤務であれば、相手の様子を見て判断できるのですが、テレワークなどの遠隔勤務では判断に迷うところです。

そこで、社内コミュニケーションを活性化させる打開策として、毎日決まった時間にチーム全員でビデオ通話を実施。業務のことに限らず他愛のない雑談などをする時間を強制的に作ると、お互いの状況が把握しやすくなり、気軽に相談できる雰囲気を作ることが可能です。

社内コミュニケーションが活性化した５社の事例

SONR.を活用して社内コミュニケーションが活性化した取組事例

全国の中小企業1,000社以上で導入！
社内コミュニケーションツール「SONR」

社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。

さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

生産性向上と業務効率化には、『ツールの導入だけでなく、業務のフローや無駄に時間を割いているところの見直し』が必要となります。

まずはお気軽にご相談ください。

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