社内コミュニケーションを活性化させるための施策と得られる効果

従業員全体が同じ目標に向かって業務を円滑に進めていく上で、社内コミュニケーションの活性化は欠かせない要素です。

しかし、従業員の性別や年齢層に偏りがあったりチームやプロジェクトが多くあったりすると、多様な価値観がそれだけ交差することになるため、コミュニケーションを活性化させるハードルが高くなりやすいです。

そこで今回は、社内コミュニケーションを活性化させるための施策と得られる効果についてお伝えします。

社内コミュニケーションを活性化させることで得られる効果

ここでは、社内コミュニケーションを活性化させることで得られる効果についてまとめました。

情報共有の活性化

日々の業務は一人で行うものではなく、チームのメンバーや他部署との連携により進められるケースがほとんどです。そのため、他の従業員や他部署の仕事の状況を把握することが重要になります。

そのため、社内コミュニケーションを活性化させて、情報共有がしやすい環境を作ることで仕事にまつわる情報共有がスムーズになります。

またほかにも、社内コミュニケーションが円滑になると、個人が持つノウハウの共有がしやすくなり、個人のスキルアップや業務の属人化を防ぐことにもつながります。

業務の効率化

業務を進めていくには、意見を交わしたり業務を分担したりなど、グループや部署を超えた連携をすることが大切です。

社内コミュニケーションの活性化が促進されると、業務に関わる意思疎通がスムーズになるほか、判断や解決のスピードアップにも繋がるため、業務の効率化に効果的です。

また、良好なコミュニケーションをとることで、従業員がただ仕事をやるのではなく、情報共有をした上で「自分は今なんのために作業をしているのか」という意識が生まれやすくなり、仕事のモチベーション向上や作業効率のアップにもつながります。

円滑な人間関係を構築できる

社内の雰囲気が悪いよりかは、和やかで良い雰囲気の中で働きたいと思う方が多いかと思います。

社内コミュニケーションが活性化し、良い人間関係が構築できると、お互いを尊重し合えるようになったり、周囲がサポートしてくれるという信頼感が生まれ、自分の業務に安心して取り組めるようになります。

また、オープンなコミュニケーションがとりやすくなり、意見やアイデアを出しやすい雰囲気が社内に生まれます。

離職率の低下

社内コミュニケーションの不足は、従業員の離職率にも影響を及ぼします。

例えば、従業員が離職を決断する際はじっくりと考えを深めていることが多く、会社側からすると唐突な離職でも、十分にコミュニケーションを図っていれば早い段階で気づけて対策ができる可能性があります。

社内コミュニケーションを活性化させると、従業員それぞれの些細な変化が把握でき、悩みを抱えていることに気がつきやすいです。

また、従業員の離職防止には、ルールや結論がないような日常会話や相互理解を深め合う対話をすることも大切です。相手のことを知ったり共感したりすることで、信頼関係が深まりやすくなります。

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社内コミュニケーションを活性化させるための施策・アイデア

社内コミュニケーションを活性化させるためには、会社側がコミュニケーションがしやすいような環境作りや場所を提供し、従業員が自然とコミュニケーションが行えるようなきっかけ作りをすることが重要です。

ここでは、社内コミュニケーションが生まれやすい施策やアイデアについてまとめました。

フリーアドレス制

フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を設けるのではなく、各従業員が業務に合わせて、自由に好きな席を選んで仕事ができるオフィス方式のこと。

席が固定されていないため、プロジェクトごとにメンバー同士が隣り合わせで座ったり、教育のために一時的に上司が近くに座ったりなど、それぞれのタイミングで最適なメンバーで集まることが容易になり、社内コミュニケーションの活性化や業務の効率化が期待できます。

また、営業やリモートワークなどで従業員の多くが離席する場合は、全員分の席を用意するのではなく、全従業員の6割分の座席を用意して、オフィスに出社する従業員は空いている席に座るようにします。

そうすることで、空いたスペースをリフレッシュスペースに活用したりコンパクトなオフィスに移転できたりと、さまざまなメリットが生まれます。

カフェスペースを設ける

オフィスにカフェスペースを設置している企業のほとんどが、社内コミュニケーションの活性化を目的としています。

社内のカフェスペースは、部署や役職を超えて従業員同士が偶然に出会って雑談が生まれやすくなる場所。何気ない会話から、予想だにしていなかったアイデアが生まれるかもしれません。

また、長時間デスクワークをしていると、ちょっと一息つきたいという気持ちになるものです。しかし業務中に席を立って休憩するのは気が引ける…という意見もあります。

そのような場合でも、カフェスペースは効果的で、気兼ねなく休憩を取ったりリフレッシュをしたりすることができ、仕事にメリハリが生まれて集中しやすくなります。

社内イベントを企画する

社内イベントを行うことで、従業員同士や上司とのふれあいが生まれ、仕事以外のパーソナルな部分や意外な表情を知ることができ、親睦が深まります。

社内イベントの内容は多岐に渡るため、目的や社内の状況に合わせて、最適な社内イベントを選ぶとよいでしょう。

尚、一般的によく行われる社内イベントは以下の通りです。

• ボードゲームや人狼ゲーム
• 運動会や球技大会
• 映画鑑賞会
• 飲み会や食事会
• バーベキューやキャンプ
• 慰安旅行

このように、室内で行えるものや野外でできるものなど、さまざまなタイプのイベントがあります。

社内イベントは企画して実行するだけではなく、「社内コミュニケーションの活性化」を促進するのが大きな目的です。

そのため、参加者にとって魅力的なイベントなのかどうか、参加へのハードルを下げるのも大切なポイントになります。

また社内イベント時の写真や動画を共有することで、「次回は参加してみようかな」と思う従業員が増え、次に繋がるイベントになる可能性が高まります。

社内SNSを活用する

社内SNSとは、InstagramやFacebookなどの一般的なSNSではなく、社内の従業員に限定してSNS運用をする方法です。

同じオフィス内にいても、フロアや部署が違うと顔を合わせる機会はそう多くはありません。そのため、社内SNSを活用して従業員同士のコミュニケーション不足を解消し、縦横のつながりを強化することで、社内コミュニケーションの活性化を図ります。

また社内SNSを活用すれば、各従業員が持つノウハウを容易に共有することができるため、スキルアップにもつながりやすくなります。

ほかにも、途中から参加するメンバーがいる場合でも情報やメッセージを過去に遡って確認ができるため、情報のキャッチアップも容易に行えます。

ただ、他にも情報共有のためのツールを使用している場合は、情報がバラバラになってしまう可能性も。そのため、社内SNSとコミュニケーションツールの使い分けをしっかりと行うか、ツールを一つに絞るようにするとよいでしょう。

オンラインで行う社内イベント

働き方改革やコロナ渦の影響による働き方の多様化で、リモートワークを推進する企業が増えてきました。

それにより、多くの企業がオンライン上でも社内コミュニケーションが取れないかと模索するようになり、さまざまなイベントなどを開催するようになりました。

特に人気のあるオンラインイベントは、以下のようなものがあります。

• オンライン飲み会、懇談会、ランチ会
• リモート社員旅行
• オンライン講座　

このように、従来ならば顔を合わせて行っていたイベントをオンライン上で行うことで、社内コミュニケーションの活性化を促進します。

ただ、オンラインの場合はリアルに比べて参加者の集中力が途切れやすくなるため、少し時間を短くしたり休憩をこまめにとったりするなどの対応をすると、成功しやすくなります。

また、リモートワークをする従業員は、さまざまな家庭背景や個人の事情を抱えているケースが多いです。

そのため、事前に開催をする日程やコンテンツ内容などを参加者へ共有しておき、必要に応じて事前に質問や説明を行い、参加者がスムーズに参加できるように工夫をしましょう。

オンラインで利用できるツールの導入

直接対面やメール電話以外に、オンラインで利用できるツールを使った社内コミュニケーションも注目を集めています。

オンラインツールを使えば、違う部署や遠く離れた場所にいてもリアルタイムで会話をすることができるため、コミュニケーションのハードルが低くなり業務効率化が進みやすくなります。

また、違う作業をしている場合でも手軽に情報共有ができるためコミュニケーションが活性化して、チーム内や部署を超えた作業が円滑に進みやすくなります。

ほかにも、使い方によっては社内SNSのように利用したり、仕事以外の会話をしたりと、カジュアルなコミュニケーションにも活用できます。

社内コミュニケーションを活性化させるためにはきっかけ作りが大切

社内コミュニケーションを促進すると、従業員同士の関係性が深まることはもちろん、作業効率化や仕事のモチベーションアップにも効果的なため、企業利益を上げることにもつながります。

社内コミュニケーションの活性化には、「コミュニケーションのきっかけを作る」「コミュニケーションが取りやすい環境」を作るのが大きなポイント。

そのため、コミュニケーションに特化したツールを導入するのも一つの方法です。

また、コミュニケーションツールにはさまざまなタイプがありますので、従業員が情報を発信しやすい、シンプルで使いやすいツールを導入するとよいでしょう。

社内コミュニケーションの活性化には「SONR」の活用がおすすめ

社内コミュニケーションの活性化を成功させるためには、会社側が「情報共有がしやすい環境」をつくることが大切です。そのため、円滑に連絡が取り合えるツールを活用するのがおすすめ。

「SONR（ソナー）」は、インターネット環境があれば、パソコンやスマートフォンなどで手軽にタスク管理や情報共有ができます。

SONRは、オンライン上で円滑なコミュニケーションがとれるツールで「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に操作ができます。

また、自分に関わりのある情報がまとめて表示されるのがSONRの特徴で、SNSのタイムラインのように、ニュースフィードをスクロールしながら一目で確認が可能。

情報を確認したら、「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示に。ワンクリックでフィードの整理ができ、重要な情報が流される心配がありません。

全国の中小企業1000社以上での導入実績がある「SONR」は、多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績があり、ITツールの使用に不安がある企業様でも、安心して導入いただけます。

さらに、中小企業が導入しやすいコスト、導入時のサポートやオンラインサポートなどが充実しています。ご相談はお気軽にどうぞ。