効率的にtodo・タスク管理をする方法とは？

効率よく仕事を進める上で、「todo管理」と「タスク管理」は非常に重要なスキルです。

しかし、「todo管理とタスク管理が苦手…」「todoとタスクの違いが曖昧だから、上手く使い分けできていないかも…」と、悩まれる方は少なくありません。

そこで本記事では、タスクとtodoのそれぞれの違いを解説し、todo・タスク管理を効率的に行う方法をご紹介します。

タスクとtodoの違いとは？

「タスク」と似た意味を持つ言葉に「todo」があり、英語で訳すとそれぞれ以下のような意味を指します。

Task：課題、任務、仕事の一部
to do： やること

一見、同じような意味に捉えられがちですが、「タスク」は完了・未完了に関わらず「課題、任務、仕事の一部」を指し、「todo」は「やること」で、「タスクの中の未完了の業務」を指すことが多いようです。

しかし人によっては、「todoという大きな枠組みの中に、タスクがある」というイメージを持っていたり、「todoとタスクが同列にある」と考えたりする人もいます。

なお、それぞれに「納期の有無」や「優先度」といったルールや定義は存在しないようです。

そのため、個人の認識や組織のルールなどに合わせて、柔軟に利用するのが無難でしょう。

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todo・タスク管理を行うメリット

ここでは、タスク・todo管理を行うメリットを解説します。

やるべき業務の洗い出しができる

todoとタスクを作成することで、業務の洗い出しがしやすくなり、さまざまなメリットが生まれます。

例えば、「書類を作成し、お客様に送付する」という業務が発生した場合、以下のように細かく作業を分解します。

• 構成を練る
• 文章の作成
• チェック
• 印刷
• 郵送手配

このように、業務が完了するまでの過程を細かく分けて、todoやタスクに落とし込むことで、誰が何をするのかが明確になり管理がしやすくなります。

また、プロジェクト全体の状況確認がしやすいため、期限の延長をしたりサポートの人をつけたりするなどの細かい調整が可能になり、効率的にtodo・タスク管理が行えます。

仕事の抜けや漏れを防ぐことができる

仕事の量が増えると、人によってはキャパオーバー気味になってしまい、業務の抜け漏れが発生する可能性が高まります。

そんな時に役に立つのが、todo・タスクの作成です。

やるべき業務が発生した場合、すぐにtodoやタスクに書き出すことで仕事の抜け漏れを回避することができます。

また一度作成したtodo・タスクは、業務の開始時などに確認する習慣づけをするのがおすすめ。その都度、タスクの削除や納期の延長などの調整をすると、重要なタスクが流れる・埋もれるリスクが減ります。

優先順位がつけやすくなる

タスクやtodoを作成すれば優先順位がつけやすくなり、効率的に仕事を進めることができます。

またtodo・タスクは、自分がやるべき業務が一目で把握できるため、重要度や優先度がつけやすくなり、期限の設定がしやすくなるというメリットがあります。

また、業務を細分化することで「優先的に着手する」「他のメンバーに依頼する」「しばらくは寝かせてもよい業務」というように業務の振り分けが行いやすくなり、仕事の段取りがしやすくなります。

スケジュールが立てやすい

タスク・todoを書き出すことは、スケジュールを立てる上でも効果的です。

1つのtodoに必要な作業工数を見積もることで、おおよその期限の設定ができるようになり、スケジュール感が掴めます。

例えば、今週やるべきtodoが少なく、来週のtodoが多い場合、「今週は余裕があるから、来週のtodoを早めに処理しよう」というような判断がつけやすくなります。

関連記事：タスク管理ができない人の特徴と原因とは？克服する方法7選

効率的にtodo・タスクを管理をする方法

todoやタスクを管理するには、さまざまな方法があります。

ここでは、todoとタスク管理の方法やツールをご紹介します。

紙やペンを使って手書きをする

todoの作成にあまり慣れていないという方は、紙とペンを使って手書きでtodoを書き出す方法がおすすめです。

例えば、ご自身の手帳や付箋などにtodoを書き留めて、担当者や必要事項を記載するだけでtodoリストの作成やタスク化が容易にできます。

ただ、セキュリティ面での不安や紛失の可能性があり、他者と共有しづらいというデメリットもあるため、もし手書きでtodoリストの作成を行う場合は注意が必要です。

表計算ソフトや機能を使う

表計算ソフトとは、エクセルやGoogleスプレッドシートなどのことを指します。

日付や担当者、現在の状況などの項目をセルに記載することで、todo・タスクの一覧表の作成が簡単にできます。

特にGoogleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば誰でも使用ができ、メンバーで共有しておけば、リアルタイムで更新された情報を確認できる点が大きな魅力です。

また、公開範囲が細かく設定できるため、限られた人だけで情報の共有が可能で、セキュリティ面でも安全です。

todo・タスク管理専用のツールを使う

todo・タスクの管理に、専用のデジタルツールを導入するのもひとつの方法です。

デジタルで行う管理ツールには、以下のようなメリットがあります。

• パソコンやスマートフォンなどの端末からアクセスができるため、時と場所を問わずいつでもtodoの作成やタスクの確認が可能
• 過去のtodoやタスクのデータを蓄積するので、簡単に後から見返すことができる
• 他のメンバーのtodoが見られるため、上司やメンバーからのアドバイスやフォローが期待できる

このように、todoの作成やタスク管理にはさまざまな手段があります。気になる方法を試してみて、自分にとってベストな方法を見つけてみましょう。

次に、todoの作成とタスク管理が簡単にできるツール「SONR」をご紹介します。

「SONR」を活用してtodo・タスク管理を円滑に

ここでは、todoとタスク管理に最適なアプリ「SONR」について解説します。

SONRとは？

「SONR（ソナー）」は、todoの作成やタスク管理はもちろんのこと、重要な社内周知や外部のお客様とのやり取りにも利用することができる、グループウェアです。

「SONR」は、オンライン上で円滑なコミュニケーションがとれるツールで「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に投稿の確認や返信ができます。

また、自分に関わりのある情報やタスクがまとめて表示されるのがSONRの特徴で、SNSのタイムラインのように、ニュースフィードをスクロールしながら一目で確認が可能。

情報を確認したら、「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示に。ワンクリックでフィードの整理ができ、重要な情報が流される心配がありません。

SONRでtodo・タスク管理をする方法

SONRでtodo・タスクの作成はとても簡単です。「メモ」の項目から「＋」をクリックして、業務内容の記載や通知先の設定をします。また、締切日の設定も任意で行えます。

タスクが完了したらチェックマークを押して画面から非表示にでき、後から「過去のメモ一覧」として、内容を見返すことができます。

関連記事：SONRがタスクの共有におすすめの理由

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