テレワークで起こりやすい導入前後の問題点～原因を知ってスムーズな導入を

テレワークの導入は、働き方改革の一環として以前から推進されていました。

IT企業など一部の業種ではテレワークを導入を開始し、2020年の感染症対策による外出制限などで多くの企業が導入を始めました。しかし、テレワークの導入にあたり、様々な問題点が浮き彫りになっています。

そこで今回は、テレワークについての問題点を「導入前」と「導入後」に分けてまとめてみました。

テレワークを導入する際に起こりやすい4つの問題点

これからテレワークを導入しようと考えたときにまず頭に思い浮かぶ問題点は、環境整備だという人も多いかもしれません。

しかし環境整備といっても、どこから手を付けていったらいいのか、漠然としていると思います。

テレワーク導入前の環境整備で起こりやすい問題点は大きく分けて、以下の4つです。

• 設備導入のコスト
• 通信環境や作業環境の構築
• ペーパーレス化など業務フローの変更
• セキュリティ対策

それぞれの問題点について具体的にまとめていきます。

設備導入のコスト

テレワークに限らず、新しいものを導入するときにまず考えるものの1つにコストがあると思います。

テレワークに切り替えることで、勤怠管理やコミュニケーションツールなどいろいろなものをオンライン化する必要があります。

ツールなどを導入するための費用などを考える必要もありますが、導入をこれから検討しようとしている場合には、ツールの調査や導入方法、導入後の運用方法のルール化など、時間的なコストもかかります。

通信環境や作業環境の構築

次にテレワークで問題点として挙がってきやすいものが、テレワークのための環境の構築です。

企業側としてツールなどを用意するだけでなく、テレワークで勤務する社員やスタッフ側の環境の構築も必要になります。

人によっては、自宅に通信環境がなかったり、パソコンを持っていなかったりするなど、自宅ですぐに業務を開始できない場合もあります。

ペーパーレス化など業務フローの変更

テレワーク導入にあたり、一番大きな問題点となっているのは、業務フローというところも多いのではないでしょうか。

書類でのやり取りや押印が必要な業務フローでは、テレワークを導入しても出社が必要で、テレワークでできる業務があまりないという場合は、業務フローからの見直しが必要になってしまいます。

セキュリティ対策

テレワークでは、オンラインでのコミュニケーションやデータなどのやり取りがメインになってきます。

そのため、機密情報の取り扱いやウイルス対策などのセキュリティ面の考慮が重要です。 近年、セキュリティについては様々なツールやパッケージ化もされていて、導入そのものは比較的容易にできるようになってきました。

その分、導入したセキュリティに対する知識や運用のルールの周知が必要になるため、新たにセキュリティ研修を設けたり、運用マニュアルを作成したり、導入コストの確保が必要です。

テレワークの導入後に起こりやすい3つの問題点

テレワークを導入するための準備をしっかり行って運用を開始したとしても、後から発生する問題点もあります。

• コミュニケーションのタイムラグや減少
• 勤怠管理
• 評価制度

コミュニケーションのタイムラグや減少

これまでは社内で直接顔を合わせていることでできた簡単な会話がすぐにできなかったり、質問に対しての回答にタイムラグが生まれて業務にも影響することもよくあることです。

そのため、テレワークに慣れるまでは社内で業務を行っていたとき以上に細かくやり取りをする必要が出てくる場合があります。

勤怠管理

社内からテレワークに切り換えて仕事をする人の多くは、在宅勤務という形をとると思います。

この場合、通勤という概念がなくなります。

勤務をいつから開始して、いつ終了したのかが分かりにくくなるため、勤怠管理の方法も変える必要が出てくる場合があります。

もともとオンラインで勤怠管理をしていた場合は、そのまま移行できるかもしれませんが、タイムカードやセキュリティカードなどで出退勤の記録を残している場合は、オンラインツールなどでの管理が必要になるかもしれません。

評価制度

テレワークになることで、社員やスタッフ個人の勤務状況が見えにくくなります。

そのため、勤務時間や勤務態度を評価対象に含んでいた場合は見直しが必要になるかもしれません。

業務成績や結果を重視した評価制度に変更するのか、日々の報告などのコミュニケーション面も考慮した評価を行うのか、いろいろな方法があります。

テレワークで起こる問題点の解決方法

ここまで、テレワーク導入前後の問題点についてお話ししてきましたが、これらの問題の解決方法はもちろんあります。

• チャットツールやWeb会議ツールの導入
• 業務フローや評価制度の見直し
• 勤怠管理方法の変更
• セキュリティなどの社内教育

問題解決のための費用や時間などがかかりますが、テレワークに切り換えることで、結果的に業務の効率化やコスト削減につながることもあります。

営業職でも、Web会議ツールを使うことによって移動時間が減り、パフォーマンスが上がったり、ペーパーレス化や業務フロー見直しにより、コスト削減につながったりするなどのメリットも多々あります。

テレワークの問題点を解消して業務の効率化を

テレワークへの移行はこれからも進んでいくことが予想されます。

導入時の問題点はいろいろ出てきますが、問題点を解消することで、これまで見えていなかった業務の改善点なども見えてくるかもしれません。

人事評価なども見直すことで、社員やスタッフひとりひとりが働きやすい環境づくりを行って、業務の効率化と業績アップにつなげていきましょう。

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