テレワーク、時差出勤、出張…朝礼をどうするか

テレワークや時差出勤の導入に伴い、決まった時間に全員が集まって朝礼をすることが難しくなってきた昨今。

朝礼には直接顔を合わせてコミュニケーションが取れるというメリットがありますが、全員が集合する必要があるため、客先訪問や出張等外出が多い職種、テレワークやフレックスタイム制度の場合、やり方を工夫する必要があります。

弊社でも、これまで朝礼でその日の業務内容や気づいたことを共有していたのですが、テレワーク導入に伴い、朝礼のやり方を見直してみました。

朝礼とは

では、朝礼とは何なのか、メリットと課題をまとめてみました。

朝礼のメリット

・顔を合わせてコミュニケーションが取れる
メンバーの人となりがわかり、価値観を共有しやすい

・スケジュールを把握しやすい
毎日のスケジュール報告によって、その進捗で問題ないか、どこかで躓いていないかを把握しやすい

朝礼の課題

・時間がかかる
スケジュールの共有、気づいたことの発表、1分スピーチなど…1人1人の時間は少なくても人数が増えれば時間がかかる

・集合する必要がある
ウェブ会議で繋いで遠隔からも朝礼に参加できるが、温度差が生まれやすいのでやり方に工夫が必要

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以上をふまえ、弊社では朝礼以外にもコミュニケーションの場があるため、朝礼は文字ベースに置き換えました。

スケジュール報告とひとことは情報共有ツールで

新しい朝礼の方法として、弊社では情報共有ツール「SONR(ソナー)」で「スケジュール報告」ボードを作成し、本日の「予定」と「ひとこと」を書き込むようにしています。

ひとことが朝礼のスピーチにあたりますが、内容は何でもOK。最近気になっていることや休日の過ごし方、お腹すいた、朝寒くなってきて起きるのが辛いなどなど…本当に自由です。

特にネタのない日は絞り出さなければいけませんが、何気なく書いた「ちょっと気づいたこと」がきっかけで業務改善につながることも。
上司や同僚のひとことから、日常的にどういうことに注目していて、どう仕事に活かしているのかがわかるのも良いですね。
また、困っていることがあれば声をかけられるので相談がしやすい雰囲気になります。

朝礼をビデオチャットツールで

文字ベースでの朝礼は客先への移動中も書き込めること。しかし顔を合わせてのリアルなコミュニケーションではなくなります。その為、テレワーク中でも朝礼ぐらいは顔を見てコミュニケーションを取りたいという場合、ビデオチャットツールを使う方法もあります。

ビデオチャットツールを利用すれば、遠隔でも従来の朝礼に近いコミュニケーションを取ることは可能です。

ビデオチャットツールを使って朝礼をする場合、いろいろな人が発言すると話題が混ざってわからなくなってしまうので、メインの進行は司会役の人に任せることが大事です。

「さっきの◯◯さんの話、これですか？」
「私も同じことで困っていたので今度打ち合わせしましょう」

こういった話はチャットを併用し、メインの進行とは別にすると混乱が防げます。また、タイムラグが発生しないよう環境の整備は必須です。

SONRの活用事例

SONRを活用し、効果的に朝礼・日報を行っているお客様の事例をご紹介します。