生産性向上につながる情報共有の例とポイント

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生産性向上につながる情報共有の例とポイント

情報共有

会社では報連相が大事。しかし漠然と「情報共有をしよう!」と言っても、なかなか社内に浸透しません。

そもそも情報共有が必要な理由は何でしょうか?

情報共有の目的

・業務の属人化を防ぐ
・情報収集にかけるコストを下げて仕事を効率化する
・チームや部署間での連携をスムーズにする
・新たな発想が生まれる環境をつくる

参考:情報共有はなぜ必要か。目的と効果的な情報共有を考える

このように情報共有には仕事の無駄を減らして、生産性を向上する目的があります。

業務に携わった個人個人のナレッジやノウハウをチームで活かせるようにすることで会社の財産にすることが情報共有の本分と言えます。

それでは具体的にどういった情報を共有すれば組織の生産性が向上するのでしょうか。具体例を考えました。

社内での情報共有例

日報
日々の業務を報告することで個人のナレッジをチームで共有できる。
また、上司からのフィードバックによりPDCAサイクルを回し、自身の業務を振り返る機会に。

会議資料
事前に議題を共有することでダラダラ長引く会議を抑制し、ディスカッションに集中できる。
議事録は途中からプロジェクトに参加した人が今までの経緯を把握するのに有効。

顧客情報
部署間での連携をスムーズにし、伝達漏れを防ぐ。
担当者がすぐに対応できない時も他のメンバーが代理で対応できる。

スケジュール
進捗に滞りないかが把握でき、連携が必要なチームや仕事量の調整が可能になり効率的に。
トラブルが発生した時も途中経過を共有できていればすぐに対処できる。

クレーム
似たようなクレームが発生した時に過去の事例を参考にできる。
共有された側はクレームが発生しやすい業務を認識でき、ミスを未然に防げる。

マニュアル
管理職に対する似たような問い合わせを減らせる。
また、初めてその業務を行うメンバーが過去のノウハウを再利用できる利点も。


効果的な情報共有のコツ

すべての情報共有に共通しているポイントは3点あります。

  • 手間にならない
  • 適切にラベル付けされている
  • 調べやすい

個別に見ていきましょう。

手間にならない

情報共有が進まない理由の中に、
「情報共有するまでのステップが面倒」「共有したら何か言われるかも」
という心理的負担があります。

例えば、クレームなどの失敗体験は人に知られたくないものです。
こういった情報を共有することで叱られる、同僚に笑われる…といったデメリットばかりでは、クレームを隠そうとしてしまいます。
しかしクレーム情報の共有には目的があるはず。しっかりそのメリットを伝え、情報共有したことに対して評価することが重要です。

また、日報や会議資料をサーバーにアップして閲覧するのにダウンロード、編集したらファイル名を変更して再アップロード…と手間が増えると、億劫がって情報共有が進みません。
Googleドライブなどのクラウドサービスなら閲覧・編集がしやすくなるし、編集履歴を自動で取ってくれます。使いやすいツールを使って手間を減らして社内での情報共有を習慣化する仕組みづくりをしましょう。

適切なラベル付け

メンバーがバラバラのルールで情報共有をすると、人によって書き方や情報を置く場所が異なり、せっかくの情報が散らばってしまいます。
リアルタイムでその情報がアップされているのを見ている人たちならわかるかもしれませんが、後から参加した人は何が何だか…今までの経緯を把握するのも一苦労、なんてことになりかねません。

そうならないためにも、情報に
「何であるのか」「いつのものか」「なぜ共有するのか」
を適切にラベル付けして、後から他の人が見てもわかりやすくすることが大切です。

またフォーマットを決めることも効果的です。その際、5W1Hが明確になるようなテンプレートを作り、それを埋める形式にすると情報の統一化がしやすくなります。

調べやすい

せっかく蓄積された情報も見つけにくいと活用されません。
「ここを見れば情報がある」というルールを徹底し、検索などで見つけやすくすることで活用されやすくなります。

また、共有する目的に合った情報共有サービスを導入すると、より利便性が向上します。

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