生産性向上につながる情報共有の例とポイント

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生産性向上につながる情報共有の例とポイント

情報共有

会社では報連相が大事。しかし漠然と「情報共有をしよう!」と言っても、なかなか社内に浸透しません。

例えば、こんなことで困っていませんか?

  • プロジェクトの全容を知っている人がいない
  • ひとつのことを決めるだけで時間がかかる
  • トラブルが発生したらなかなか解決しない
  • 部署間での連携ができない
  • 上司と部下の間でコミュニケーションが不足している

情報共有が不足していることが原因で効率を下げている例です。

しかし、そもそも情報共有はなぜ必要なのでしょうか?

情報共有とは、個々の社員のもつ情報を蓄積、共有、活用することを言う。

ITトレンド「情報共有とは」

情報共有の目的

  • 業務の属人化を防ぐ
  • 情報収集にかけるコストを下げて仕事を効率化する
  • 生産性を向上させる
  • チームや部署間での連携をスムーズにする
  • 新たな発想が生まれる環境をつくる
参考:情報共有が必要な理由と効果的な方法を考える

このように情報共有には仕事の無駄を減らして、会社の生産性を向上する目的があります。

業務に携わったメンバーの知識やノウハウをチーム全体で活かせるようにすることで会社の財産にすることが情報共有の本分と言えます。

社内での情報共有例

具体的にどういった情報を共有すれば生産性が向上するのでしょうか。具体例を考えました。

日報
日々の業務を報告することでPDCAサイクルを回し、自身の業務を振り返る。
また、個人の知識をチームで共有できるようになる。

会議資料
事前に議題を共有することでダラダラ長引く会議を抑制し、ディスカッションに集中できる。
議事録は途中からプロジェクトに参加した人が今までの経緯を把握するのに有効。

顧客情報
部署間での連携をスムーズにし、伝達漏れを防ぐ。
担当者がすぐに対応できない時も他のメンバーが代理で対応できる。

スケジュール
進捗状況を把握でき、連携が必要なチームや仕事量の調整が可能になり効率的に。
トラブルが発生した時も途中経過を共有できていればすぐに対処できる。

クレーム
似たようなクレームが発生した時に過去の事例を参考にできる。
共有された側はクレームが発生しやすい業務を認識でき、ミスを未然に防げる。

マニュアル
管理職に対する似たような問い合わせを減らせる。
また、初めてその業務を行うメンバーが過去のノウハウを再利用できる利点も。


これらの情報共有には、

  • 状況を把握し、ムダを減らす(顧客情報、会議資料、スケジュール)
  • 教育コストの削減(日報、クレーム、マニュアル)
  • 社内コミュニケーションを円滑にする(日報、スケジュール)

といった効果が期待できます。

この他にも成約情報といった成功体験や、幹部からの情報発信による理念の共有といった情報共有もあります。

しかし、日報を書くように指導しても根付かない、スケジュールの共有が漏れやすい…というように、なかなか情報共有自体が浸透しないこともありますね。
そうならないようにしっかり目的を伝え、時には上司からフィードバックして習慣化するよう指導していくことが重要ですが、そもそも手順が大変だったり有効活用されていなかったりして、情報共有の仕組みに原因がある可能性があります。

効果的な情報共有のポイントを考えてみましょう。

効果的な情報共有のコツ

情報共有にはポイントがあります。

  • 手間にならない
  • 情報を共有しても大丈夫という安心感
  • 適切にラベル付けされている
  • 調べやすい

個別に見ていきましょう。

手間にならない

情報共有が進まない理由の中に「手間が増えて面倒」というものがあります。

「仕事なのに面倒とは何事か」と思われる方もいるかもしれません。しかし、日報や会議資料をサーバーにアップして閲覧するのにダウンロード、編集したらファイル名を変更して再アップロード…。手間がかかります。
しかもこの方法だと後から見返すのも大変なためその場で完結してしまい、活用もされにくいです。

ツールを活用すると手間が減らせるのでおすすめです。
Googleドライブなどのクラウドサービスなら閲覧・編集がしやすくなるし、編集履歴を自動で取ってくれます。使いやすいツールを使って手間を減らして社内での情報共有を習慣化する仕組みづくりをしましょう。

情報共有をしても大丈夫という安心感

例えば、クレームなどの失敗体験は特に人に知られたくないもの。
情報を共有することで叱られる、同僚に笑われる…といったデメリットばかりでは、クレームを隠そうとしてしまいます。しかしクレーム情報の共有には目的があるはず。しっかりそのメリットを伝え、情報共有したことに対して評価しましょう。

クレームに限らず、報連相不足は

  • 「忙しそうだから声をかけづらい」
  • 「大したことじゃないのに手間を取らせるかも」

といった不安から起こります。

これには、どういった情報を、どのようにいつ誰に伝えてほしいのかを明確にすることが重要です。

適切なラベル付け

メンバーがバラバラのルールで情報共有をすると、人によって書き方や情報を置く場所が異なり、せっかくの情報が散らばってしまいます。

例えば、各自の営業報告ひとつ取っても

  • Aさんは社内メール「件名:◯月Aの活動報告」で送ってくる
  • Bさんは会議で発表するから議事録に直接書いている
  • Cさんは共有サーバーに毎月違うファイル名でアップする

というようにそれぞれが資料を別々に置いていると大混乱です。

リアルタイムでその情報がアップされているのを見ている人たちならわかるかもしれませんが、後から参加した人は何が何だか…今までの経緯を把握するのも一苦労、なんてことになりかねません。

そうならないためにも、情報に
「何であるのか」「いつのものか」「なぜ共有するのか」
を適切にラベル付けして、ルールで決まったところに保存しましょう。後から他の人が見てもわかりやすくすることが大切です。

またフォーマットを決めることも効果的です。その際、5W1Hが明確になるようなテンプレートを作り、それを埋める形式にすると情報の統一化がしやすくなります。

調べやすい

せっかく蓄積された情報も見つけにくいと活用されません。
「ここを見れば情報がある」というルールを徹底し、検索などで見つけやすくすることで活用されやすくなります。

例えば、「◯月◯日 議事録」「◯◯の参考資料」といったように投稿する言葉を共通化しておけば、後からその単語で検索すると絞り込めるので便利ですね。

また、活用する側の検索スキルも重要です。複合検索やマイナス検索といった基本的な使い方はもちろん、連想ゲームのように検索語句を試していくとスキルアップに繋がります。こういったスキルは、誰かと「どっちが早く必要な上方にたどり着けるか勝負!」とゲーム形式でやっていると楽しく磨けます。

共有する目的に合った情報共有サービスを導入すると、より利便性が向上します。

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