情報共有ツールを変えたことでスタッフからの発信が増え、社内コミュニケーションが活発に。情報を管理しやすくなったことで仕事のミスも軽減

お客様の幸せを研究し、「まるごと安心」の保険サービスを提供する株式会社保研オフィス。「保険のことはよく分からない」という消費者が多い中、保険もリスクマネージメントもすべて一任し、21社の保険会社の商品を比較検討しながら、ベストチョイスをご提案している。万一のときのサポートも、弊社のスタッフが24時間対応しているそう。

外回り、事務所、店舗とそれぞれ別の場所で仕事をするスタッフがいるため、情報伝達はメーリングリストで行っていたという同社。ただ、メールのやりとりだけでは見落としがあったり、見ていても内容を忘れてしまってそのままお客様のもとへ訪れてしまったりといったミスも頻繁に。発信しても一方通行で、返信がなく、大事な案件の返事がないことで社長が厳しく叱る場面もあったそう。店舗が違うメンバーとは会う頻度も少なく、社内でのコミュニケーションをとることが難しかった。

「SONR」を導入することでこれらの問題をどう解消したのか、代表の田野様と社員の吉川様にお話を伺った。

田野様： 保険販売は個人営業が多いのですが、弊社ではチームで対応しています。社内での情報伝達をしっかり行い、お客様の情報やメーカーの情報を共有しています。SNSを仕事で使うのはちょっと難しいと思っていましたが、SNSくらいの手軽さで使えるものがあればいいなと考えていました。そのときに「SONR」を知りまして。その頃、社内には顧客管理システムがすでにあり、スタッフのスケジュール管理も別のシステムで行っていましたから、これ以上システムを増やしたくないという思いから、当初「SONR」の導入には少し二の足を踏んでいました。でも、せっかくよい共有ツールがあるのだから、まずは使ってみようと思い、申し込ませいただきました。

田野様：そうなんです。コミュニケーションが活発化することで、情報差がだいぶ埋まってきました。スマホですぐに入れてすぐに情報をチェックできるので、隙間時間を有効活用できます。
吉川様：これまでは言いたいことがあってもタイムリーに言えませんでした。「SONR」ではすぐに返事できますし、発信量はすごく増えています。

田野様：現在、全体と3つの部門別、あと私と責任者だけが繋がっているボード、有資格メンバーのボードの6つを立ち上げています。

あと、実は新聞を熱心に読む女性スタッフが業務に関連のある新聞記事をアップしてくれています。「SONR」にタイムリーな記事が載っているので、営業メンバーがお客様に最新のトピックス（話題）をお伝えできているようです。「SONR」があるから、よい記事を伝えたいという気持ちを行動に起こせて、他の社員にすぐに届けることができていると思います。

田野様：実際に使ってみたからこそ、使い勝手の良さを実感しました。「了解」でまず見たことが分かり、つづいて「確認」を押すというふうに二段階の仕組みによって案件をすぐ処理できることがとても便利です。共有ツールとしては、自分のこだわりよりも、みなの使いやすさが大事ではないかと思います。

吉川様：とても使いやすいです。情報がタイムリーに伝わります。受話器マークの機能、不在中に「お電話がありました」と連絡できる機能も、とても便利ですね。急ぎで知らせたいことがあるときも、相手の携帯に送れるのですごく助かります。

田野様：私たちはお金や体調といった、かなりセンシティブな情報を扱う仕事なので、お客様のリスクを少しでも削減できるようなサービスを何とか作れないかと考えています。保険商品ですから、何かあった場合には全力で保険金をお支払いすることは大事です。しかし、その上で事故などが起こらないようにお客様に何を提供していけるのかということが大事だと思っています。「保険に入ったけれど、保険を支払ってもらうことがなくて幸せ」というような状態を作っていきたいと思っています。それを実現するために、保険ではカバーできないことも勉強しながら行っています。

たとえば、運送事業社様に安全講習で無事故無違反を競っていただいたり、個人で生命保険のご相談に来られた方には、喫煙者に対してあえて非喫煙者に向けた保険をご案内して、タバコを止めるとお客様の経済的にもどれだけメリットがあるかを知っていただいたりしています。

社風の改善なども今後は手がけていきたいと考えています。事故が少ない会社というのは社内環境がよいですね。ならば、社風をよくするために、自分たちには何ができるのだろうと模索しているところです。また、お客様の病状を聞くとストレスが原因になっていることが多い。それならば、ストレスを下げられるようなものの見方や考え方を提供するということで私たちにできることは何か、と試行錯誤しています。

社内でも、人と人との付き合いをしよう、と伝えています。社長と部下、部長と部下といった関係があっても、やはり人間同士という関係が大事です。意見を受け入れてもらえるという信頼関係がわが社にはあるので、よい関係を保つために、意見や質問はためずに言おうと言っています。

田野様：考えるよりも、まずは使ってみましょう！とお伝えしたいですね。