テレワークにおけるオンラインコミュニケーションの課題と解決法

テレワークが普及し、新しい働き方を通してビジネスパーソンの悩みの一つとも挙げられるのがオンラインコミュニケーション。

テレワークは便利な反面、これまでと異なるコミュニケーションが少し難しく感じている人もいるかもしれません。

オンラインでもうまく意思の疎通ができれば、仕事の成果にも繋がることも。
この記事では、オンラインコミュニケーションの課題と、解決法をご紹介します。

オンラインコミュニケーションにおける課題

テレワークの拡大によって、WEBでの商談や会議などオンラインコミュニケーションが増加しています。

今までの環境と変わり、対面とは異なるコミュニケーションはいい面がある一方で、課題も。

オンラインコミュニケーションに慣れるためにも、まずはどんな課題があるかを確認して、把握しておきましょう。

相手に意図が伝わりづらい

オンラインでは、チャットなどテキストのみでコミュニケーションを取る機会が増えます。

対面と違い、表情や口調、声のトーンなどが分からないため相手の反応が見えにくく、文面だけでは意図した内容が伝わりにくいケースも。

冷たい印象を与えてしまったり、曖昧な表現によって誤解が生じてしまったりと、自分では伝えたつもりでも、結果的に相手にはきちんと伝わっていないことが増えています。

またWEB上でのビデオのコミュニケーションであっても、顔は見えているものの、同じ空間にいる訳ではないので、相手の温度感が分かりづらいということも。

制限された中でのコミュニケーションで、伝える側はいかに的確に分かりやすく伝えるか、受け取る側は相手の意図をいかに正しく汲み取るかが大きな課題です。

やりとりにタイムラグが発生する

オフィスにいる時であればすぐに話しかけられたことも、一旦メッセージに落とし込み、相手がそれを読んで理解するという作業が必要になります。

またチャットやメールもすぐに確認できる訳ではないので、時間差が生じることも。
オフラインに比べてやりとりのテンポが悪くなってしまうのは、オンラインコミュニケーションのデメリットとも言えるでしょう。

対面とは違う気使いが必要に

リモートワークの環境下では、それぞれが別の場所で業務を行っているため相手の状況が分かりづらいもの。

確認したい事項が発生した際、オフィスでは気軽に声を掛けて聞くことができていたことも「今話しかけて大丈夫かな？」と相手に気を使ってしまい、つい後回しに。

ちょっとしたことでも少しの積み重なりが、後々業務の遅れの原因に繋がってしまいます。

社内でのコミュニケーション不足

上記の延長線上で、出勤していれば業務以外にも雑談をしたり、同僚たちが話している会話が耳に入ってきたりすることもありますが、リモートワークでは、オンライン上の情報のみの共有となってしまいます。

人の忙しさが目に見えないため、チーム間や上司と部下間のやりとりでもコミュニケーションのハードルが上がり、人によっては気兼ねしてしまう場合もあるでしょう。

社内では定期的に、かつ気軽にオンラインコミュニケーションが行える仕組みが必要となります。

円滑なオンラインコミュニケーションをとるコツ

オンラインコミュニケーションでどのような課題が発生するかをご紹介しましたが、これらを解決するにはどのような対策を行えばよいのでしょうか。

ここでは、オンラインコミュニケーションを円滑に行うコツを解説いたします。
実践的なコツをおさえて、コミュニケーションを武器に仕事の成果も上げていきましょう。

用件は分かりやすくまとめる

オンラインコミュニケーションでは、いかにお互い意思の疎通ができるかが重要ポイントです。

相手が「だいたいの内容を把握しているだろう」と想定して、良かれと省略して伝えても、分かりづらい内容ではかえって非効率に。

特にテキストのみのコミュニケーションでは、説明が足りないと誤解が生じる可能性もあります。誤解のまま業務が進むと、後で取り返しのつかないことになりかねません。

自分が意図する正しい情報を伝えるためにも、相手に理解してもらいやすい言葉選びを意識しましょう。

チャットなどの返信はスムーズに行う

前章でも解説しましたが、どうしてもテンポが悪くなってしまいがちなオンラインでのコミュニケーション。

メッセージやチャットは、なるべく即返信することでテンポ良くコミュニケーションが取れて、業務も円滑に進めることができます。

社内でのチームや取引先とのやりとりにおいて、即レスポンスが返ってくることは、相手にとって安心と信用にもつながります。

また、簡単に意思を伝えることができる絵文字やスタンプを利用するのも効果的。
弊社のコミュニケーションツール「SONR（ソナー）」では、「了解」ボタンを押すことで相手に情報を確認したことを伝えることができます。

関連記事：「シンプルなコミュニケーションには「了解」ボタンで！」

リアクションを大きくする

WEBでの会議や商談ではお互い見える範囲が固定されたカメラの画角に限られます。
つまり、目に見える情報が対面よりも限られた状態に。

カメラを通すことで、表情のちょっとした変化が分かりづらくなる上、マスクをしている場合は口元が見えず相手の感情が把握しにくくなります。

自分では普通にしているつもりでも、相手には無表情に見えて、冷たい印象を与えることも。
オンラインコミュニケーションでは、相手に思いが伝わりやすいよう表情やジェスチャーを豊かにすることを意識すると良いでしょう。

社内でスケジュールを共有する

オンラインコミュニケーションを取る上で、まずは社内のメンバー同士でそれぞれ自身のスケジュールを公開し、共有することをおすすめします。

こうすることで「今日は商談をしているな」「今は業務にゆとりがありそうだな」と相手が今何をしているか状況が分かりやすくなり、コミュニケーションのハードルが下がるため確認や相談事項もしやすくなります。

「SONR（ソナー）」のカレンダー機能や「Googleカレンダー」を利用するほか、タスク管理ツールを使うと、今誰がどんなタスクに取り組んでいるのかが分かりやすくなるので、オンラインコミュニケーションを取る上での情報共有におすすめです。

社内で雑談の場を設ける

それぞれ違う場所で業務を行うリモートでは、前述のとおりオンラインコミュニケーションのハードルが上がり、関係を希薄に感じて時には孤独さえ感じることも。

社内でゆるい雑談ができる場を設けるのも、円滑なオンラインコミュニケーションを生むコツの一つ。

リモートでのランチ会を企画するなど、気軽にコミュニケーションが楽しめる機会を作れば、リラックスして業務以外のことも話しやすくなり、本音で語り合えたり新しいアイデアが生まれやすくなったりする効果も期待ができます。

オンラインコミュニケーションの質を高めるなら「SONR（ソナー）」がおすすめ

社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。

SONRでは、投稿を自分用に保存するメモ機能があります。
大事な投稿や備忘録として保存しておきたいものなどはメモ機能を使うことで、常に画面に出しておくことが可能です。

またSONRは「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単にブラウザや専用アプリから投稿の確認、コメントの返信、予定の確認などができる様になっています。

さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

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