テレワークにおける社内向けお知らせのポイント

業務の報告や会議スケジュール、健康診断、送歓迎会のお知らせなどコロナ以前は回覧板や社内の掲示板に張り紙で告知していたようなお知らせですが、テレワーク全盛の今、チャットツールを利用してお知らせを告知することが多くなりました。

今回はテレワーク時代におけるテキストでのコミュニケーションやお知らせのポイントをご紹介いたします。

社内のお知らせはテキストで行いましょう。

テレワークでは出勤時間や労働時間がさまざまですので、Zoomなどのテレビ会議でなく、それぞれのタイミングで確認できるチャットツールを使ってテキストでお知らせしましょう。

テレビ会議と違い、テキストでログも残せますので言った言わないが発生しにくくなります。テレビ会議で決定したことがあれば、要点をまとめてテキストで残すのも効果的です。

文章は短めにしましょう

ビジネスチャットはチャットという特性上、長文の文章は読みづらい場合があります。
お知らせが長くなりそうな場合は、箇条書きや改行を入れるなど一工夫することで読みやすいお知らせになるでしょう。

確認期限を明確にしましょう

社内には、こまめに返信できる方もいれば、リアクションが薄い方など様々なタイプの社員が存在します。
特に行事の出席確認など、確実に返信が欲しいお知らせの場合は「○月□日△曜日までに回答お願いします。」など、返信の期限を明確にしてあげましょう。また、期限間近でも回答の無い社員には積極的にリマインドしてあげることが必要です。

必要な内容に絞って「お疲れさまです」はできるだけ称略しましょう

チャットツールにおいてお知らせの文頭に余計な文字が入ってしまうと一覧性が悪くなる場合があります。メールでは「お世話になっております」など文章の冒頭に入れるのがマナーでしたが、チャットツールはメールと違いフランクなコミュニケーションが得意なツールです。

社内向けのお知らせにおいては特に「お疲れさまです」などは利用せず必要な要件のみに絞り内容を伝えることを重視しましょう。

チャットツールに慣れていない年配の方は要件のみを伝えることに抵抗があるかもしれません。若い方でも上司に伝える際に失礼に当たらないか心配かもしれません。
これらの抵抗感に対しては、省略することのメリットを共有し、社内でルール化することがスムーズな導入のポイントになります。

社内のお知らせは定型文に登録しましょう

毎月定期的にお知らせする内容はありませんか？
例えば総務部であれば、領収書の提出期限など毎月定期的に社内で告知するようなお知らせです。

こういったルーチンワークのようなお知らせは、パソコンやスマートフォンの変換辞書に登録したり、メモ帳にテキストで保存する方法がおすすめです。
また、テンプレート機能のあるチャットツールでは事前に登録したり、自動で投稿したりすることも可能です。

できるだけこのような機能を利用して業務を効率化させましょう。

お知らせする部署を絞りましょう

チャットツールではルーム機能やスレッド機能などで社内の部署や役職ごとにお知らせすることが可能です。

その社員にとって必要のないお知らせが続くと確認しなくなることもありますので、必要なお知らせだけが届くようにルーム機能を活用して確実に確認していただくようにしましょう。

返信しやすい雰囲気を作りましょう

社内の全社員が様子をみあってなかなか返信が帰ってこない場合があります。

ところが、ある一人の社員が返信したとたんにバタバタと返信が来るなんてことはないでしょうか。こんな場合は、社内の盛り上げ上手な社員にお願いして積極的に発言してもらうと効果的です。

社内のお知らせするツールは統一しましょう

様々なサービスでチャット機能が存在しますが、その都度ツールを変更してはいけません。

過去のログを見つけたいときや、資料を確認したいときなど、どのツールでやり取りしていたか忘れてしまう可能性があります。
社内のお知らせやコミュニケーションツールは必ず一つに統一しましょう。

リアルコミュニケーションより丁寧に伝えることが大切です

これまでテキストでのコミュニケーションやお知らせ方法についてついてのポイントをまとめましたが、テキストでのコミュニケーションは対面のリアルなコミュニケーションより感情が伝わりづらいものです。

チームで気持ちよく仕事するためにも感情を添えて伝えると効果的です。

なぜ必要か？理由を伝えましょう

社内のやり取りで「〇〇をお願いします」や「〇〇やってください」だけで伝え理由が書かれていないことはありませんか？

受け取った人によっては乱暴に命令された気分になり気持ちよく仕事できません。「お客様のトラブルが発生したので、急で申し訳ないですが〇〇をお願いします。」のように相手を気遣ったやり取りを心がけましょう。

感謝や感情を文章に少し加えましょう

誰かに仕事を依頼して確認が必要な場合、「確認します。」と返すだけではなく、「早速の対応ありがとうございます！確認しますね。」という具合に少し感情や感謝を加えるだけで柔らかい印象になり、社内に良いコミュニケーションが生まれることでしょう。

感情を伝えたいあまり、顔文字や感嘆符のつけすぎは逆効果になる場合がありますのでほどほどが良いでしょう。

社内のお知らせならコミュニケーションツール「SONR」がおすすめ

社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」は、社内で起こる一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内のお知らせを確実に告知することができるグループウェアです。

お知らせを書き込むと通知先の社員に通知され、社員はすぐに返信が可能です。チャットのような感覚でコミュニケーションが進みます。

返信には『了解』ボタンの機能がありますので、これまでの「お疲れ様です。～」「了解しました。～」といった形式的なコミュニケーションを省略しながら、伝えたいお知らせをダイレクトに伝えることができます。

またSONRは「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単にブラウザや専用アプリから投稿の確認、コメントの返信、予定の確認などができる様になっています。

さらに、『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

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