タスク管理が苦手な人の特徴とタスク管理出来るようになる方法
仕事を進めるためにはタスク管理が必要だとよく言われますが、タスク管理は苦手だという方も多いのではないでしょうか？
今まで多くの人と仕事をしてきましたが、特にタスク管理が苦手な部下には苦労しました。
予定通りに仕事が進まない、締め切りや約束を忘れる、一人で焦って別のミスを起こすなど、数えればキリがありません。
そんなタスク管理が苦手な部下にどうすれば仕事を効率よく進めてもらえるか、実体験をもとにご紹介したいと思います。
目次
タスク管理が苦手な人の特徴
タスク管理が苦手な人にはいくつか共通の特徴があります。
仕事ができないことやミスに腹を立てず、まずはその人の特徴を把握していくことが大切です。
仕事をかたまりで大きくとらえてしまう
どんな大きな仕事やプロジェクトであっても、一つ一つの作業は小さなタスクの集まりです。
例えば「見積書を作成する」場合でも、「市場調査」や「工数の洗い出し」など小さなタスクでできています。
これを「◯日までに見積書を作成する」とに漠然と捉えてしまい、何から手をつけてよいかわからない状態になることがあります。
時間の管理ができない
夏休みの最後の小学生のように仕事の締切や納期間近のギリギリになって進めようとします。
いざ取り掛かってみると思ったより時間がかかったり、締切間近のタイミングで問題に気づいたりします。
また、時間の見積もりがうまくないため1日でこなせない量の仕事を詰め込みがちです。
優先順位をつけるのが苦手
タスク管理が苦手な人は、優先順位がつけれない場合が多いです。
緊急性が低い仕事を優先的に進めてしまったり、重要な仕事を後回しにしてしまったりします。
そして、後回しにした仕事をそのまま放置し忘れてしまうケースもあります。
頼まれごとに弱い
自身のスケジュール管理ができていないため、上司や同僚に仕事を頼まれると時間に無理があっても受けてしまう場合があります。
頭の中でタスクを管理してしまう
タスク管理が苦手な人は頭で仕事を整理しがちです。
1つや2つのタスクであればそれほど問題ありませんが、タスクが増えたり、複数のタスクを同時に進める場合は頭の中の記憶では限界があります。
タスク管理できるようになるためには？
タスク管理に苦手意識を持っている人の多くは、タスクを簡単にこなす方法やコツが分かっていません。
一つ一つのタスクを効率よくこなすコツを理解してもらいましょう。
全体像の把握とタスクの細分化
仕事のフェーズを３〜４段階に分けて、それぞれのフェーズでするべきタスクを洗い出しましょう。
どんな大きな仕事も、細分化すれば1日で出来るタスクが見えてくるはずです。
時間に余裕をもたせる
1日でできるタスクや仕事量が把握できれば、8時間いっぱいタスクを詰め込まずに1〜2時間程度余裕をもたせましょう。
ビジネスの現場ではクレーム対応など予期せぬタスクも発生します。
少しの余裕をもたせることでこのような緊急タスクにも取り組みやすい状態を作ることができます。
1日、週の終わりに振り返りをもたせる
1日の終りに「予定通りタスクをすすめる事ができたか」を必ず確認しましょう。
予定通りに進めることができなかった場合は、なぜ予定より時間がかかったのかを考える習慣をつけます。
また、週に1度は上司や仲間に進捗状況を確認してもらい、一人でタスクを進めることが困難な場合は、そのタイミングで上司や仲間に相談しましょう。
タスクに優勢順位をつける
タスクには、「今日中に終わらせる仕事」「明日でも良い仕事」「〇〇日までに終わらせる仕事」など優先順位は様々です。
優先順位の高い仕事から順に終わらせることで、納期に間に合わないなどのミスを大幅に減らすことが可能です。
すぐに終わるタスクは片付けてしまう
「取引先に確認の電話」など3分で終わるタスクは優先的に処理しましょう。
先延ばしにしてうっかり電話を忘れてしまった場合、取引先とのトラブルに発展するかもしれません。
少しのタスク漏れが取引先への謝罪など緊急タスクへと変わってしまうと大変です。
すぐに終わるタスクは優先的にこなしていきましょう。
苦手なタスクを先に終わらせる
「企画書の作成」「顧客対応」など人によって苦手なタスクは様々ですが、タスク管理が苦手な人は嫌なことを先送りにしがちです。
嫌なタスクが何となく頭に片隅に残っているため、憂鬱な気分になり集中できない場合があります。
あえて嫌なタスクの優先順位を上げ、スッキリした気分で仕事に取り組みましょう。
すぐに出来ない事を伝える
スケジュールやタスクが管理できると、今まで漠然と緊急度を上げて対応していた上司からの急な依頼にも、「本日は〇〇対応がありますので〇日でしたら対応可能です」といったように正確に回答できます。
本来進めるタスクにも影響なく仕事を進めることが出来るようになります。
タスク管理ツールを活用しよう
タスク管理が苦手な人は「頭の中でタスクを管理しようとする」特徴があります。
頭の中だけでは記憶が曖昧になりますし、複数のタスクが重なって複雑になった場合はより困難になります。
そこで必ず実践してほしいのがツールを使ったタスク管理です。簡単なメモから専用ツールまでワークスタイルにあった方法で管理しましょう。
ノートや付箋を活用する
やるべきタスクをノートや付箋にまとめて、仕事が終われば「✕」や二重線で消し込んだり、付箋を剥がして行く方法です。
チームで共有する場合はオフィスにあるホワイトボードを利用するのも良い方法です。アナログですが一番身近で簡単な方法ですね。
エクセルやGooglスプレッドシートを利用する
普段エクセルを利用している人は、エクセルのほうが便利かもしれません。
個人的におすすめなのはオンラインでエクセルのような機能がつかえる「Googlスプレッドシート」です。Googleアカウントを持っていれば無料で利用できますし、チームで共有することも可能です。
ノートや付箋とは違い、パソコンやスマホがあればオンラインでいつでも確認できます。
カレンダーサービスを利用する
Googleカレンダーなどのオンラインカレンダーにタスクを確認していく方法です。
その日やるべきタスクをカレンダーに書き込んでタスク管理していきます。
過去のタスクを簡単に確認することができますし、時間になったらメールやスマホで通知を受け取ることもできます。
日付の決まったタスクを忘れがちな方には特におすすめですね。
タスク管理ツール「SONR」がおすすめです。
タスク管理が苦手な方に特におすすめなのが「SONR」の利用です。
SONRは、社内コミュニケーションツールとして全国の中小企業1000社以上での導入実績があるツールです。
最大の特徴は「ボード」と呼ばれるタスクごとにコミュニケーションが取れる掲示板機能です。
現在作業が必要なタスクが「ホーム画面」に集約されます。
完了したタスクは「確認ボタン」で「ホーム画面」から非表示にして消し込んでいけますので、溜まったタスクを一つづつ片付けていくことが可能です。
また、「SONR」にはカレンダー機能がありますので、事前に将来のタスクを登録しておけばタスクを忘れることもありません。
- 今やるべきタスクを「ホーム画面」で確認する
- 不明点が「ボード」で上司や同僚に確認
- タスクが完了したら「確認ボタン」を押して、「ホーム画面」から消す。
- 将来のタスクはカレンダーに登録する
上記のように、タスク管理が苦手な方でもチームとコミュニケーションをとりながら簡単にタスクを進めることができるツールが「SONR」です。
メール、チャット、カレンダーなど複数のツールを使い分けるのは面倒ですし、タスク管理が苦手な人にとってはハードルがとても高いです。
「SONR」はそれらのツールをシームレスで利用できますので、タスク管理が苦手な方がいるチームには特におすすめです。
タスク管理が苦手な人はタスクを可視化して「小さな達成感」を積み重ねましょう！
タスク管理が苦手で、何から手を付けていいか解らずミスも多い、上司に怒られて心に余裕がなったりイライラしてしまう…そんな方はぜひタスク管理ツールをか通用してタスク管理を始めてみてください。
タスクが完了し減っていくことを可視化することで、仕事の「小さな達成感」が増し、仕事をすることの喜びにつなげましょう！
