グループウェアの正しいセキュリティ対策とは？リスクやグループウェアの選び方も！

グループウェアのセキュリティ対策を正しく行わないと、情報の流出やデータの破損により企業としての信頼が損なわれる恐れがあります。

そこで本記事では、グループウェア導入にあたって、考えられるセキュリティリスクやセキュリティ対策を解説していきます。

ほかにも、セキュリティの観点からグループウェアを選ぶ際のポイントも紹介しているので、グループウェア選びの参考にしてください。

グループウェアで起こりうるセキュリティリスク

グループウェアは、業務効率化やコミュニケーションの円滑化など、企業の成長に欠かせないITツールですが、しっかりとセキュリティ対策を行わなければ、情報漏えいなどのリスクが生じる可能性もあります。ここでは、具体的にどのようなことが原因となりリスクが生じるのかについて、次の3つを紹介します。

• ヒューマンエラー
• 外部攻撃
• 内部不正

ヒューマンエラーによる情報漏えい

グループウェアの利用におけるセキュリティリスクの一つは、端末の誤操作や置き忘れなどの人的ミスによる情報漏えいです。

従業員がパソコンやスマートフォンを置き忘れ、第三者に情報が盗み見られるケースや、機密性の高いファイルを外部に誤って共有したり、アクセス権限を与えたりするケースが挙げられます。他には、IPアドレスや端末によるアクセス制限機能の不備、セキュリティルールの無視によっても情報が外部に流出してしまう可能性もあるでしょう。

また、インターネットを経由してシステムを利用するクラウド型のグループウェアでは、従業員はオフィス外からも社内の情報にアクセスできるようになり非常に効率的ですが、これによって企業の重要情報を持ち歩くことになるため、情報セキュリティリスクが増大することも懸念されます。

外部からの攻撃による情報漏えい

悪意ある第三者による「システムへの不正アクセス」「マルウェアやランサムウェアといったサーバー攻撃」「コンピューターウイルス感染」など、外部からの攻撃に起因する情報漏えいは、常に起こり得るセキュリティリスクの1つです。

特に、クラウド型グループウェアでは、オンプレミス型のグループウェアに比べてセキュリティ面に懸念を感じることがあるかもしれません。そのため、クラウド型グループウェアを提供する事業者もセキュリティ対策を講じていますが、日々進化しているサイバー攻撃手法も日々進化しており、強固なセキュリティが施されていないと対応しきれないこともあるでしょう。

内部不正アクセスによる情報漏えい

グループウェアの利用に伴うセキュリティリスクの一つに、「内部不正アクセス」もあることは否定できません。社内の人間が、情報を利用するという目的を持って意図的に不正アクセスを行うため、企業の信頼喪失や損害ダメージが非常に大きくなる危険性も高く、防止策が求められます。

内部不正の対策としては、システムのアクセス制御機能を利用してアクセス権限を制限し、内部不正に備えることが重要です。また、退職者のアクセス権限を削除することも忘れずに行うようにしましょう。

グループウェアのデータを守るセキュリティ対策3つ

前章にて、グループウェアで起こりうるリスクがどのようなものかが分かりました。ここからは、そのリスクに対し、どのようなセキュリティ対策を取るべきかを、次の3つから紹介します。

• 情報漏えい対策ソフトの導入
• シンクライアントの利用
• 社内セキュリティ教育の強化

セキュリティ対策1：対策情報漏えい対策ソフトの導入

自社のデータが第三者の手に渡らないようにする「情報漏えい対策ソフト」を導入し、グループウェアと組み合わせることでセキュリティの向上を図ります。

情報漏えい対策ソフトには、様々な機能がありますが、社内デバイスを一括管理するソフトであれば、アクセス管理やログ管理を習字に把握したり、不正操作の自動検出およびブロックすることもできます。

セキュリティ対策2：シンクライアントの利用

シンクライアントとは、必要なデータ処理のほとんどをサーバ側で実行・管理するシステムです。クライアント（エンドユーザー）の端末では、必要最低限のデータ処理しか行いません。

そのため、クライアント端末にはデータが保存されず、万が一端末が紛失しても情報漏えいの危険がないというメリットがあります。

ただし、すべてのデータをサーバに預けるため、オフラインでは使用できない点には注意しましょう。どうしても一部のデータを端末に保存したい場合は、遠隔からの端末ロックやデータ暗号化などの対策が必要です。

セキュリティ対策3：社内セキュリティ教育の強化

社内でのセキュリティ教育を強化することは、グループウェアのセキュリティリスク対策の重要な一環です。

社内ルールを整備し、グループウェアで管理するデータや情報の種類、アクセス権限と共有範囲、パスワードの設定ルールなどを明確にすることで、安全な利用を促します。

また、ヒューマンエラーを防ぐための定期的な研修やテストを通じて従業員のセキュリティ意識を向上させましょう。

セキュリティ対策に優れたグループウェアを選ぶ3つのポイント

グループウェアを選ぶ際、機能の豊富さやコストも大切ですが、企業の情報を守る強固なセキュリティ対策が講じられるかどうかも重要なポイントです。ここでは、具体的にどのようなことに注目すれば、優れたセキュリティ対策のグループウェアを選べるかについて、以下の3つを紹介していきます。

• アクセス制限が可能か
• 多要素認証が可能か
• データセンターのセキュリティは強固か

ポイント1：アクセス制限が可能か

グループウェアのセキュリティ対策において重要なポイントの一つが「アクセス制限」です。情報漏えいを防ぐためには、ヒューマンエラーを考慮して厳重な制限を設定する必要があります。もちろん、部署ごとにデータを適切に管理するためにも、アクセス制限機能は必須です。

また、アクセス権限と合わせて、通信の暗号化機能にも重きをおきましょう。というのも、データを送受信する過程で第三者に情報を盗まれたり改ざんされたりするリスクがあるからです。ただし、無料のグループウェアでは暗号化機能に対応していないケースもあるので、導入前には必ず確認しておきましょう。

なお、グループウェアによってアクセス制限機能に違いがあります。そのため、自社のニーズに合ったものを選択することが重要です。社員の数や組織体制に応じて、個別のアクセス権限を付与できるタイプや役職や部署に応じて一括でアクセス権限を設定できるタイプなど、適切なアクセス制限機能を選定しましょう。

ポイント2：多要素認証が可能か

多要素認証は、複数の認証要素を使用してログインするセキュリティ手法です。具体的には、知識情報（パスワードや秘密の質問）、生体情報（指紋や声紋）、所持情報（スマートフォンやICカード）の3つの要素を組み合わせて利用します。

この方法は、パスワードの入力のみといった単要素認証に比べてセキュリティレベルが高く、不正アクセスやなりすましを回避できるため、必ず導入したい機能の一つです。多くのグループウェアでは、追加オプションとして提供されていることが多いでしょう。

ポイント3：データセンターのセキュリティは強固か

クラウド型グループウェアを利用する場合、自社のデータは事業者のデータセンターに預けることになります。そのため、データセンターのセキュリティがいかに強固であるかが重要です。

具体的には、サイバー攻撃対策やデータバックアップなどの対策、自然災害に備えた対策が適切であるかを必ず確認しましょう。

セキュリティが強固であれば、安心して利用できますが、災害やサイバー攻撃に備えた対策が不十分であれば、データの安全性が脅かされる恐れがあるため注意が必要です。

小規模リソースで強固なセキュリティ対策が可能な「ホスティング型プライベートクラウド」とは

「ホスティング型プライベートクラウド」とは、グループウェアの一種であり、クラウド型のサービスの一部でもあります。

通常、クラウドでは、事業者が提供する仮想サーバーをユーザーが共有する形ですが、ホスティング型プライベートクラウドにおいては、共有仮想サーバーの一角に自社専用の仮想サーバーを設けて運用する仕組みです。そのため、自社でIT機器の設置をせずともオンプレミスのように柔軟なシステム構築ができ、独自の要件も満たしやすいというメリットがあります。

「機密データや個人情報を安全に管理するための専用のプライベートクラウドが必要でありつつ、初期費用や導入にかかる労力を最小限に抑えたい…」などとお考えの場合は、「ホスティング型プライベートクラウド」を利用したサービスの使用を検討してみてはいかがでしょうか。

自社独自のプラットフォームが構築できる「プライベートクラウド版SONR」

ホスティング型プライベートクラウドの仕組みを利用したプライベートクラウド版SONRは、自社専用のサーバーで運用するためセキュリティも高く、業務に合わせたオリジナル機能が追加できるなど、独自プラットフォームが構築できるパッケージとなっています。

このプライベートクラウド版SONRには、次の5つの特徴があります。

「自社のセキュリティ要件に合わせた運用がしたい」
「すべてのメッセージログを自社のサーバーで管理したい」
「クラウドに関する知識があまりないため具体的なアドバイスがほしい」

このようにお考えでしたら、まずはSONRにご相談ください。クラウドのプロによるアドバイスやサポートで、お悩みや課題点を解決することができます。