情報共有がうまくいかない！ビジネスチャットの失敗事例3選

「社内コミュニケーションを活性化したい」「会社の情報を一元化したい」と思って、ビジネスチャットやグループウェアなどの情報共有ツールを導入したのにうまくいかなかった…。

そんな経験はありませんか？

どんなに便利なITツールや、他の組織ではうまくできている仕組みを導入しても、チーム全員が情報共有の重要性を認識し、目的を理解していないとなかなか情報共有は進みません。
そこで今回は情報共有がうまくいかなかった事例をもとに、原因と解決策を考えました。

情報共有がうまくいかない！失敗事例

失敗事例１：一番見てほしい人が使ってくれない！

情報共有ツールを一番使ってほしいのは、外出や出張の多い上司や同僚であることが多いです。
しかし、そういう人に限って、「自分はなくても平気」「ITとか苦手だから…」とツールを使ってくれない…といったことはよくあります。

情報共有をする際の重要な人物がツールを使ってくれないと、だんだん他の社員も使わなくなって、結局、情報共有がうまくいかない…という結果に…。

失敗事例2：情報共有ツールが浸透しない

グループウェア、ビジネスチャット、社内SNS…
社内コミュニケーションを活性化したり、情報共有を効率化させようとツールは導入したものの、ツールの浸透がうまくいかないといったことはありませんか？

情報共有ツールが浸透しないまま、結局、今まで通りに社内メールや口頭ベースなど、自分たちが慣れている方法での共有になってしまい、社内の関係各所に公平に情報が伝わらず、「それ聞いてない！」が発生してしまう結果に…。

失敗事例3：情報共有ツールを導入したら現場が大混乱！

情報共有ツールを使って日報を書いてもらうようにしたら、

• 情報共有ツールで共有する人
• エクセルを共有サーバーにアップする人
• 社内メールで送信する人

と同じ情報共有ツールを使っていても、人によって共有方法が違い、ツールが増えたことでむしろ煩雑に…。

なぜ情報共有がうまくいかないのか

情報共有のルールに問題がある

情報共有がうまくいかない原因に、社内のルールが明確化されていない、または細かすぎるという問題が挙げられます。
そういった場合、「従来の方法でいいや」と、社員は積極的に情報共有ツールを使おうとはしません。

もし情報共有ツールの浸透がうまくいかない場合は、一度、ツールの使い方やルールを見直しましょう。

社員の意識に問題がある

情報共有がうまくいかない原因の2つめは、社員の意識に問題があることです。

• 情報共有を面倒に感じている
• 情報共有ツールに書き込むのに抵抗がある
• そもそも情報共有の必要性を感じていない
• ITツールの操作に苦手意識がある

など、社員の間でも人によって情報共有に対する意識が異なるため、社員の目的意識を統一することが重要になってきます。

情報共有ツールの操作が複雑すぎる

情報共有がうまくいかない原因の3つめは、社員のITリテラシーとツールの操作性のレベルが合っていないことです。

例えば、これまでメールや口頭での情報共有を行っていた職場に、多機能なツールを導入しても「使い方が複雑でわからない」「機能が多すぎて使いこなせない」など、十分な結果は得られません。

そのような場合は、情報共有ツールの見直しが必要になってきます。

情報共有ツール浸透のための解決策

操作説明会を開催するなど、まずは使ってもらう

「ITが苦手」と言ってやりたがらない人は『新しく操作方法を覚えるのが面倒くさい』のです。

数年前まで「ITが苦手だからスマホは絶対無理！」と言っていた人が、今ではLINEで連絡を取り、SNSをやって、動画を見て…と使いこなしています。つまり最初の「面倒くさい」を乗り越えれば使えるようになります。

また、こういった方はそもそも情報共有をすることは「手間」だと考えています。自分がやれば早く済むのに、いちいちどこかに書き込んで情報を残すのは面倒だと感じています。

しかし業務のノウハウを共有し、よく起こるトラブルの対応マニュアルを整備し、Q&Aを作るとチーム全員が底上げされ、回り回って自分も楽になるはず。
地道に情報共有の説明し、理解してもらうようにすることも大切です。

従来のツールを使わない

ITツールに限らず、今までのやり方でできる間はなかなか新しいやり方に移行しないものです。

特にコミュニケーションや情報共有に関するツールは全員が使ってくれないと情報があちこちに散らばってしまい、情報が有効活用できなくなります。
社内メール禁止、口頭のやり取りは必ず文面に残すなどして、従来のツールを禁止にして一気に移行しましょう。

情報共有の目的やルールを明確化する

情報共有のルールやツールの目的が共有されていないと、人それぞれのやり方ができてしまい、かえって混乱の元になります。
社内での情報共有にはルールを決め、まずは全員に対して「なぜ情報共有ツールを使うのか」を説明すれば、情報共有の目的意識がはっきりします。

また、効果的に情報共有するには下記のポイントを押さえることが有効です。

これらのためにも「何の情報を」「いつ」「どのように」共有するのかというルールを明確にしましょう。
ルールを決めることで情報共有が習慣化され、チーム全体に浸透していきます。
フォーマットを配布したり、目的に合った適切な情報共有ツールを選択するのも良いですね。

まずはシンプルな情報共有ツールを導入する

社員の情報共有に対しての意識が高かったとしても、いきなり多機能すぎるツールは、慣れていない社員にとってストレスになってしまいます。

情報共有ツールを導入する際は、社員のITリテラシーに合わせて、シンプルで操作の覚えやすいサービスを選択しましょう。

シンプル・かんたんな情報共有ツール

弊社が開発・運営している「SONR」は「もっともシンプルで、もっとも簡単に」をコンセプトに掲げています。チームでのコミュニケーションを取りながら、業務に必要な情報を共有し蓄積されていくので、シンプルに情報共有が行えます。

導入できるか不安、運用のイメージが沸かないといったお悩みをお持ちの方には、導入説明会や活用方法のご提案をしております。お気軽にご相談ください。

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