業務改善とは？基本的なフローと失敗しないためのポイント

業務改善とはその名の通り、業務を改善していくこと。

具体的には作業の効率をアップさせるための方法を考えたり、業務の中に潜んでいるムダを見出して対策を立てるなど、あらゆる要素を多角的な視点から分析する必要があります。

このように、企業にとって必須とも言える業務改善ですが、「改善策が思いつかない」「何から着手すればいいの？」などと、どのように取り組んでいけばいいのかがわからない方もいらっしゃいます。

こうお考えの方に向けて、この記事では、業務改善とは何かをはじめ、その必要性や方法についてまとめました。

業務改善とは？

業務改善とは、「業務の作業や工程の中から課題点などを見出して、それらを解決したり、より良い状態にしたりするための工夫や施策を行うこと」です。

例えば、働いている従業員が業務内容や働く環境に対して不満を抱えていると、仕事の生産性やモチベーションが低下して、最悪離職につながってしまう可能性も。このような問題を解決するためには、原因を突き詰めて解決へ導くための業務改善が効果的です。

実際に現場へ赴き、担当従業員にヒアリングを行って業務の見直しを図りましょう。
そうすることで、従業員の生産性が高まって成果が上がり、最終的には企業利益に結びつきます。

業務改善が必要とされる理由

なぜ業務改善が必要とされるのでしょうか。
企業が業務改善に取り組むきっかけはさまざまなケースがあります。

例えば、「お客様から重大なクレームが入った」「育児や介護、病気等の事情により退職せざるをえない従業員がいた」などがあります。

またその他には、以下で紹介する「少子高齢化」や「感染症対策」などの社会的な環境変化への対応として、業務改善が注目されている理由があります。

少子高齢化

内閣府によると、2065年には老年人口（65歳以上）の割合が約4割に高まる一方、生産年齢人口の割合は約5割以下に低下すると予測しています。

【出典】内閣府 第2回税制調査会（2020年8月5日）資料「中期答申、経済社会の構造変化等について」

生産年齢人口とは一般的に15歳以上65歳未満の人口のことを指し、いわゆる「働き盛りの人口」を示しています。

日本では今後ますます生産年齢人口が減少し、高齢者が増え続けるのは明らか。企業は人材の確保が課題になり、仕事を効率よく進めるための手段を考えるのはもちろん、業務全体の見直しや多様な働き方への取り組みなど、根本的な解決策を考える必要があります。

感染症対策

新型コロナウイルスの影響により外出制限などの行動規制が実施され、幅広い業種での働き方に大きな影響がおよび、その解決策の一つとしてテレワークが急速に行われるようになりました。

またコロナ渦による新しい働き方の普及で、「今まで行っていた作業は必要ないのでは…？」「会社へ出勤をせずにテレワークで仕事を進めたい…！」などと、これまでの仕事の進め方や自身の働き方などについて、疑問を抱いたり考えたりする方が増えています。

こうした流れを受け、テレワークへの対応や個人それぞれの働き方が変化した結果、多様な働き方が実現できる環境整備、さまざまな業務の生産性向上など、企業はあらゆる施策が必要となっています。

そこでまずは、次の項目で紹介する「業務改善に取り組むことで得られる効果」について理解を深めていきましょう。

業務改善に取り組むことで得られる効果

業務改善は多くの企業にとってメリットがある取り組みです。

以下では、業務改善によって得られる具体的な効果をまとめました。

コスト削減

業務改善によってデジタルツールを導入したり業務内容が可視化されたりすることで、コスト削減のメリットが得られます。

例えば、資料や書類を紙で作成している場合、これらをデジタル化することで作業が容易になるほか、紙代や印刷代などのコスト削減が可能に。さらに書類の保管スペースが不要になるため、空いたスペースを有効活用することができるようになります。

このように業務改善によって業務のムダを省くことで、事務用品などの経費削減につながり、残業などによる人件費や光熱費のコスト削減にも効果が期待できます。

生産性の向上

業務改善で生産性の向上が実現すると、より少ない時間と人員で大きな成果をあげられるようになります。

具体的には、業務のシステム化や自動化があり、例えば書類作成などの定型業務などはツールを導入して自動化することで、これまでその業務に割いてきた時間を重要な業務にあてられるため、よりコアな業務に集中できるというメリットが生まれます。

ほかにも、従業員のスキルアップによって個人のスキルを向上させたり、コミュニケーションツールを導入して情報共有を活発化させたりすることでも、生産性の向上が見込めます。

働く環境の改善

業務改善は企業だけではなく、従業員側にも大きなメリットをもたらします。

働く環境があまりよくない場合、従業員のモチベーションが低下して健康を害すると、最悪離職してしまう可能性も。また家庭の事情により「働きたくても働けない」という従業員も少なくありません。

事情があっても働き続けるためには、従業員が「働きやすい」と思えるような環境づくりをし、多様な働き方を実現させることが大切です。

具体例としては、テレワークやフレックスタイムの導入があり、従業員それぞれの家庭環境や事情に合った働き方が実現できると仕事の生産性が上がりやすくなる上、従業員はストレスが軽減され、仕事がしやすくなるため一石二鳥です。

業務改善の基本的なステップとフロー

業務改善はこれから紹介するフローに従って行うと、スムーズに進めやすくなります。

業務改善のステップ①業務の現状把握・可視化

1つ目のステップは、「業務の現状把握と可視化」です。

まず、業務の一連の流れで発生する作業や関係する人物にヒアリングを行います。
またそのほかにも、次のような情報を準備すると業務の可視化が行いやすいです。

• 業務のマニュアル
• フローチャート
• 目標管理シート
• 従業員の労働時間やスキル・実績

このように、改善をしたい業務に関してさまざまな情報を集めて徹底的に可視化すると、どの作業が業務の停滞や生産性の低下を招いているのか、あるいは業務の流れをシンプルにできないかなどの分析が行いやすくなります。

また業務を可視化する際は、作業内容や流れを誰が見ても理解ができるように、粒度を小さくするのがポイント。業務を細分化することで、業務のムダやムラが発見しやすくなり、業務改善が成功しやすくなります。

業務改善のステップ②問題点の洗い出し

2つ目のステップは、「問題点の洗い出し」です。

このステップでは、ステップ①で可視化した業務の中から「業務が滞っている」「何度もミスが出ている作業」などを洗い出します。

複数の問題点が上がっている場合は、重要度や緊急度などで分類して問題点に優先順位をつけることで、最優先で解決すべき問題点を特定することができます。

問題点の洗い出しを適切に行う方法は、「業務改善で適切に問題点の洗い出しをする方法とは？押さえておきたい2つのポイント」にて詳しく解説していますので、ぜひ参考になさってください。

業務改善のステップ③計画と方法の選択

3つ目のステップは、「計画と方法の選択」です。

ステップ②で洗い出した課題に対して、どのような方法で取り組み、どれぐらいの期間で解決するのかを考え、改善計画を作成します。

問題点に対して「どのように対処すべきなのか…」と悩まれる場合は、以下の三つの項目を参考にして、改善の方針を立てましょう。

• 排除・廃止・・・省いても問題がない業務。最も手軽に行える上、高い業務改善の効果が見込めます。

• 変換・代替・・・排除や廃止が難しい業務に対して行います。既存のフローを別の方法に変えるため、業務システムの導入が必要になったり、関わる人が多かったりすることが多いため、大掛かりな業務改善になりやすいです。

• 標準化・・・担当する人によってルールがバラバラ・曖昧な業務に対してルールを作成します。最も効率が良いフローに統一することで業務改善を図ります。

改善の方針が決まったら、目標を設定します。

目標の付け方にはさまざまな方法がありますが、例えば業務時間短縮のためにRPAツールを導入した場合、「来期は作業時間を50％削減する」など、数字を使って具体的な目標を立てるのがコツ。

目標を立てたら、いつから実施するのか・どれぐらいの期間でできそうかなど、おおよその日程スケジュールを立て、スムーズに業務改善に取り組めるように計画を練りましょう。

業務改善のステップ④実施と改善

4つ目のステップでは、いよいよ計画を実行に移します。

ステップ③で立てた計画に沿って、業務改善に取り組んで効果測定を行いましょう。

目標を達成できない場合は、改善を行う必要があるかもしれません。例えば、ITツールを導入した場合、うまく使いこなせず逆に時間がかかってしまった…というケースも少なくありません。

予定通りに業務改善が進まなくても焦らずに、改善を行って挽回ができるように立て直していくことが大切です。

何度か改善を繰り返してもあまり効果がなかった場合は、ステップ①と②の「業務の可視化」や「課題点の洗い出し」などが不十分だった可能性があります。

必要に応じて①②③のステップに戻り、改善が見られるまで繰り返します。

業務改善に失敗しないためのポイント

ここでは、業務改善に失敗しないためのポイントをまとめました。

業務改善に取り組む理由を明確にする

「業務改善の目的・理由は何か」
「業務改善を行った結果、何を達成・解決したいのか」

このように、業務改善に取り組む理由を明確にすることが重要です。

業務改善は、あくまでも課題を解決するための手段なので、業務改善に取り組むこと自体が目標にならないように注意をしましょう。

また上層部だけではなく、現場の従業員にも「業務改善に取り組む理由」や「成功することで得られるメリット」などを伝えて、ポジティブなイメージを持ってもらうことでも業務改善が円滑に進みやすくなります。

長期的な視点で計画をたてる

業務改善を成功させるためには、長期的な視点で計画を立てることをおすすめします。

例えば、繁忙期で業務量が多いにも関わらず、短いスパンで業務改善に取り組んでしまうと、現場の負担が大きくなり成果が出る前に改善が滞ってしまうリスクがあります。

そのため、現場の負担にならないように繁忙期を避けるなどの配慮をしながら無理のないスケジュールを作成するようにしましょう。

他社の事例を参考にする

業務改善で成果を上げている、企業の成功事例を参考にするのも一つの手です。

他社の成功事例を参考にして、実際にどのような問題をどんな方法で解決に導いたのかを知ることで、業務改善がスムーズに進められます。

またその反対に、失敗事例も参考にしてリスクへの対策を立てておくと安心です。

異業種でも参考になる部分は多いため、他社の業務改善への取り組みについて調査をすることをおすすめします。

関連記事：業務改善の成功事例4選！業務の無駄をなくすアイデアとは

関連記事：業務改善の失敗事例3選！業務改善がうまくいかない原因とその解決策

業務改善のためのツールを導入する

業務改善を円滑に行いたい場合は、ITツールを積極的に活用すると効果が得やすくなります。

ITツールと聞くと「難しそう」「知識がないから扱えなさそう」などと感じる方は少なくありません。

しかし、実際には専門的な知識がなくても利用ができるツールを適切に選ぶことができれば、簡単に使い始めることができます。

また、サポート体制が整っているのかどうかもツール選びの重要ポイント。自社の課題が解決できるツールなのかどうかを見極め、効果的に業務改善に取り組みましょう。

関連記事：業務改善に役立つツールを用途別で！おさえておきたい選定のポイント

現場へのヒアリングや落とし込みを丁寧に行う

業務改善を成功させるためには、現場レベルで当事者意識を持ってもらい、業務に関わるメンバーとコミュニケーションを図り、協力して進めていく必要があります。

また、現場の声をヒアリングした際は、そこで出た要望や不満をシートなどの何かしらの形式でまとめて、業務改善の施策として取り組むことが重要です。

このように、業務改善の活動に関わる従業員と信頼関係を築いて理解を得ることで、取り組みがスムーズに進み成功につながりやすくなります。

業務改善は、企業側にとっても従業員にとってもメリットの大きい施策といえますので、そのことを従業員にしっかりと理解してもらえるように積極的にコミュニケーションを図りましょう。

業務改善にはコミュニケーションツール「SONR」の活用がおすすめ

業務改善を成功させるためには、従業員同士のコミュニケーションが非常に大切。円滑に連絡が取り合えるツールを活用するのがおすすめです。

「SONR（ソナー）」は、インターネット環境があれば、パソコンやスマートフォンなどで手軽にタスク管理や情報共有ができます。

SONRは、オンライン上で円滑なコミュニケーションがとれるツールで「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に操作ができます。

また、自分に関わりのある情報がまとめて表示されるのがSONRの特徴で、SNSのタイムラインのように、ニュースフィードをスクロールしながら一目で確認が可能。

情報を確認したら、「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示に。ワンクリックでフィードの整理ができ、重要な情報が流される心配がありません。

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