業務改善の成功事例4選！業務の無駄をなくすアイデアとは

近年では、働き方改革や新型コロナなどの影響により働き方がめまぐるしく変化しているため、それに合わせて自社の業務改善や効率化などに取り組む企業が増えてきています。

しかし、いざ業務改善に取り組もうとしても、どのように進めたらよいのかがわからない方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、業務改善をスムーズに進めるための事例やアイデアについてまとめました。

業務改善に役立つ事例やアイデア

業務改善を成功させるためには、「何がムダな作業なのか」「どの業務を効率化したいのか」などの課題を明確にする事が重要です。

そこでまず、これから紹介する業務改善の事例やアイデアを参考にして、自社の業務内容や課題を改善することができないかどうかを考えていきましょう。

また、業務改善の方法やフローについては「業務改善とは？基本的なフローと失敗しないためのポイント」にてご紹介していますので、ぜひ参考になさってください。

業務改善の事例①業務の優先度を決める

複数の業務を同時並行で進めている場合、どの業務から着手していくのかを決めることは、仕事を効率よく進める上で重要です。

そのためまずは、「やらない・やる業務」や「他の人に任せる業務」などに分けて、ある程度業務の整理ができたら、次は優先順位をつけていきます。

具体的な方法としては、以下4つの項目に業務を分類して優先順位をつけることで、どの業務から着手すべきかが明確になり、効率よく仕事を進めることができます。

1. 重要で緊急性の高い業務
2. 重要度は低いが緊急性が高い業務
3. 緊急ではないが重要度が高い業務
4. 重要度と緊急度が低い業務

特に1番は「重要で緊急度が高い業務」なので、最優先で着手し、2〜4番に分類された業務は、優先度が高いものから進めていくようにしましょう。

軽めの業務は集中できるタイミングでまとめて処理するなどの工夫をすることで、一つひとつの業務に集中することができ、生産性の向上や業務改善にもつながります。

業務改善の事例②自動化

日々の業務の中で、ルーティン化している単純作業がある場合は、その作業を自動化して業務改善ができるかどうかを検討しましょう。

単純作業を自動化するにはいくつかの方法がありますが、Excelに実装されているマクロを活用することで業務の時短が可能で、請求書などの書類書作成やデータチェクなどが短時間で完了します。

その他には、ロボットによって業務が自動化できる「RPA（アールピーエー）」というツールや仕組みがあります。

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、ルールが決まっている作業や、複数のツールを横断した作業はRPAが得意とする業務です。

たとえば、メールの送信作業やデータを別にシステムに移動する転記作業など、さまざまな作業をミスなく大量に処理を行うことができるため、人件費の削減や業務の効率化が期待できます。

業務改善の事例③アウトソーシング

多忙などの理由により処理ができなくなってしまった業務は、アウトソーシングをすることも業務改善の手段のひとつ。

アウトソーシングをすることで、これまでその業務を担っていた従業員に余裕ができ、他の重要なコア業務に集中することができるため、業務の品質アップが期待できます。

またアウトソーシングは、人件費などのコスト削減はもちろん、アウトソーシング先の高度な技術・ノウハウを自社に取り入れられるというメリットもあります。

業務改善の事例④ツールの導入

業務改善のために、自社の課題や業務にあったツールを導入するのもおすすめ。

たとえば、業務を進めるにあたって欠かせないのが従業員同士のコミュニケーション。情報共有が円滑になるツールを導入することで、従業員同士のやりとりがスムーズになるほか、業務の進捗やスケジュールを可視化できるなど、さまざまな業務改善が実現できます。

また、パソコンやスマートフォンからでも手軽に操作ができるツールを使えば、テレワーク時や遠く離れたクライアントとのミーティングも可能。場所や時間に捉われずに密なコミュニケーションができ、多様な働き方の実現にも効果的です。

コミュニケーションツールは数多くありますが、その中でも「SONR」は、シンプルで使いやすいため、デジタルに苦手意識のある方でも簡単に操作が可能。業務を円滑に進めるための機能が充実しているため、自社の業務改善に大きく役立ちます。

関連記事：業務改善に役立つツールを用途別で！おさえておきたい選定のポイント

「SONR」を活用した業務改善の成功事例

ここからは、社内コミュニケーションツール「SONR（ソナー）」を活用した業務改善の成功事例を4つご紹介します。

コミュニケーションが活性化し業績がアップ｜株式会社エース

大阪エリアで、住宅やビルなどのリフォームを手がける「株式会社エース」様の事例です。

【業務の課題点】
戸建てやマンション・ビルなどの大規模修正を請け負うため、膨大な量の顧客情報の管理や社内伝達の仕組みに課題を感じるように。

一度、他の顧客管理のシステムを導入するも思うように使いこなせず、社内に浸透しないままで終了してしまうこともありました。また、社内伝達にはメッセージアプリを利用していましたが、必要な情報がトークで埋もれてしまい、後から必要な会話を探し出したり進捗を確認するのが不便でした。

【SONR導入後の変化】

SONRは案件ごとにボードを作成することができるため、何を軸に話が進んでいるのかが一目で把握しやすく案件の流れを全社員が把握できるように。その結果、業務の効率化・改善が大幅にアップして業務改善の実現に成功しました。

さらに、社内のコミュニケーションが活性化して、仕事のこと以外でも話が弾み、従業員同士の関係性が良好になりました。

関連記事：案件ごとの一連の流れを社員全員が把握。情報管理がシステム化され、業務がスムーズに

SONRの利用で社内の風通しが良好に｜東洋商事株式会社

広島市内でパチンコ店を運営する「東洋庄司株式会社」様の事例です。

【業務の課題点】
社員とアルバイトを合わせて40〜50名と多くの従業員が在籍するため、社内での情報共有や報連相のやりとりができない状況が増えてしまうことに。

さらに店舗間・本社・現場スタッフとの間で情報のギャップも生じてしまいました。

【SONR導入後の変化】

以前は、メールでのやりとりやタスク・スケジュール管理をそれぞれ異なるシステムを導入していたため業務が混乱することがありましたが、全てをSONRで一本化することで業務の効率が大きくアップ。SONRを導入したことにより、情報の整理はもちろん、社内の風通しが良くなり社員が意見しやすくなりました。

またサービス業ということもあり、勤務中にパソコンを見るのが難しかったのが、SONRならスマホにアプリをインストールできるため、スマホでサッと確認ができて情報共有がスムーズになり業務改善につながりました。

関連記事：難航していたタスク管理やスタッフ間のやりとりのシステムをシンプルに分かりやすく一本化

進捗状況の情報共有がスムーズになり生産性が向上｜株式会社明石緑化

本社を大阪に構え、創業から40年を迎える「明石緑化」様の事例。造園工事を中心に、土木や外構工事などのほか、花の販売やレンタルまで幅広く手がけています。

【業務の課題点】

営業・現場・事務などの各部署との連携が上手く撮れておらず、社内コミュニケーション不足に課題を感じていました。

また以前はメッセージアプリで連絡を取り合っていましたが、「既読」だけでは、相手がメッセージをちゃんと確認したかどうかが把握しにくいのが不便でした。

【SONR導入後の変化】

SONRの導入で最も魅力を感じる点は、事故やクレームが生じた際に、会社全体で共有できることです。どこの現場でいつ発生したのかをSONR上で細かく記録できるので、謝罪するなどの対応がスムーズにできるようになりました。

また仕事が完了した後に、「作業が終わりました」などの簡単なメッセージを送信した場合、それに対して「了解ボタン」を押すことで、送信した側は「ちゃんとメッセージを読んだんだな」という安心感が得られ、報連相のやりとりが円滑に。

さらに、各現場で仕事の進捗を報告するようにルールを設けることで、仕事の量が残り何パーセントなのか、作業は後何日かかりそうかなど、工事一つひとつの進捗が可視化され管理がしやすくなり業務改善につながりました。

関連記事：仕事の進捗情報を社内で共有することで職場に一体感が生まれ、組織が活性化

人材育成にSONRを活用！社員の所属意識が高まる｜株式会社ミクセル

広島本社、東京支店と2箇所の事業所を構え、ヘルスケア事業を展開する「株式会社ミクセル」様の事例。

理化学機器の販売や、大学研究機構へ研究機材の販売・研究支援事業に加え、介護リハビリに特化したサービスを提供しています。

【課題点】

社員同士の情報共有の際、他のグループウェアの利用に加え、メッセージアプリやメールでもやりとりをしていたため、コミュニケーションが複雑になり情報が錯乱。知りたい情報を探す作業で時間をロスしてしまうことに。

またお客様とのやりとりに、個人アカウントのメッセージアプリを使用するのに抵抗やセキュリティ面での不安がありました。

【SONR導入後の変化】

SONRはプロジェクトやメンバーごとにボートが作成できるため、スレッドごとにタスク管理ができるのがユニークで便利。また情報の整理もしやすいため、過去のやりとりを見つけ出すスピードがアップして、情報を探す時間的ロスが解消できました。

さらに、今は直接関係がないプロジェクトでも「将来的にこの社員にはこのボードに入って情報を知っておいてもらおう」という場合に、マネージメント側が意図的にメンバーの追加したり組み替えをすることもできるため、社員の育成の一環としてもSONRを活用しています。

関連記事：社員の育成の観点からあえて情報共有することで、社員のモチベーションアップや人材育成にも活用

コミュニケーションツール「SONR」で業務改善を円滑に！

これまで、SONRを活用した業務改善の成功事例をご紹介してきましたが、その他にも業務を効率的に進めるための機能が充実しています。

SONRは一つひとつの話題に集中できるように設計されており、社内で起こる問題点や出来事を整理しながら確実に完了させていくことができるグループウェアです。

情報を確認したら、「確認ボタン」を押してニュースフィード上から非表示に。ワンクリックでフィードの整理ができ、重要な情報が流される心配がありません。

またSONRは、オンライン上で円滑なコミュニケーションがとれるツールで「もっともシンプルで、もっとも簡単な」をプロダクトポリシーにしており、誰でも簡単に操作ができます。

全国の中小企業1000社以上での導入実績がある「SONR」は、多くの業種での生産性向上と業務改善・効率化の実績があり、ITツールの使用に不安がある企業様でも、安心して導入いただけます。

さらに、中小企業が導入しやすいコスト、導入の訪問サポートやオンラインサポートなどが充実しています。ご相談はお気軽にどうぞ。